試論檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用

黃鴻輝

摘 要：醫院檔案管理是醫院管理工作中的重要組成部分，無論是醫院的行政管理、科研管理還是人事管理，都離不開檔案管理工作。隨著信息技術的不斷發展，傳統的檔案管理方式已經無法滿足當前醫院檔案管理的要求，因此，必須要推動醫院檔案管理模式改革，解決醫院檔案管理中的實際問題，從而提高醫院檔案管理水平。

關鍵詞：醫院 檔案管理 問題 改革

中圖分類號：G279 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）02（b）-0140-02

隨著社會經濟的不斷發展，人們生活水平不斷提高，對醫療服務的要求也越來越高。而醫院的檔案管理工作主要的作用就是整合醫院的信息資源，明確醫院未來的發展方向，不斷提高醫院的醫療水平，從而滿足患者的要求。但是在實際檔案管理過程中，還存在著許多的問題，嚴重影響醫院檔案管理的質量，因此，必須要不斷改進、完善醫院檔案管理模式，提高醫院信息資源的利用率，促進醫院的發展。

1 醫院檔案管理的主要內容

醫院檔案管理主要是對醫院發展資料、人事資料以及基礎設施建設資料等信息的管理，是醫院各類信息資源整理與保存的平臺，對醫院的發展起著重要作用。此外，醫院檔案管理可以實現對醫院各項工作的監控與分析。醫院各部門在完成對應工作以后需要提交完整的工作資料，檔案管理部門可以從這些工作資料當中提取有效信息，從而了解醫院各部門的工作情況。

2 醫院檔案管理中常見問題的分析

2.1 檔案管理機制不合理

在醫院檔案管理過程中，很容易出現機構重疊、主次不分的問題。醫院檔案管理主要包括文書檔案管理、患者病歷檔案管理以及醫院人事檔案管理等幾種類型，在實際管理工作中，許多檔案管理人員并沒有將不同類型的檔案資料區分開來，導致管理時發生混亂。醫院檔案管理不只是單純地對檔案資料進行整理與保存，更重要的是數據分析以及信息解析部分，但是目前的檔案管理機制不合理，導致檔案管理人員對檔案的數據分析與信息解析發生錯誤，整理分類不合理，多個科室對同一檔案資料進行重復管理，不但提高了檔案管理人員的工作量，還大大降低了檔案管理的效率，信息查詢時需要花費更多的時間[1]。

2.2 檔案管理人員專業素質較低，管理能力不足

許多醫院都設置了專門用于檔案管理的檔案室，而且對紙質檔案的保存管理工作也做得比較到位，但是整個管理過程還有一定的缺陷。某些檔案管理人員由于專業管理水平不過關或者綜合素質不夠高，所以在進行檔案管理時只會運用傳統的檔案管理方式。雖然檔案室配有計算機等設施，但是由于檔案管理人員的操作水平不夠，無法運用計算機對檔案進行分類、整理、保存等，使得計算機形同虛設，其快速查詢的功能得不到發揮，大大降低了醫院檔案管理的實時性。

2.3 檔案管理的積極性不夠

就目前的工作現狀來看，醫院的工作崗位也不是絕對的“鐵飯碗”，客觀上是存在著波動的，畢竟有競爭才會涌現更多優秀的人才。而檔案管理工作，需要一定的經驗和專業性。新入職的檔案管理人員不能又快又好地適應當前的檔案管理工作，就算經過一段時間的專業培訓，新入職的員工還沒有進入狀態，可能存在工作態度懶散或者工作意識淡薄等問題。所以，某些醫院檔案管理部門的員工就會帶著消極的工作情緒進行檔案管理工作，導致醫院檔案信息分類混亂或者信息滯后等問題的發生[2]。

2.4 信息檔案形式多種多樣，難以統一管理

隨著信息技術的普及應用，醫院的檔案資料也開始以信息檔案為主。但是在醫院信息檔案的管理過程中存在著一些問題。首先，信息檔案資源沒有進行有效整合，各個科室分別管理對應的信息檔案，很少進行信息交流與數據共享，一旦某科室需要查找某個特殊病例治療的相關資料，那么就需要花費更多的時間，不利于醫院檔案管理效率的提高。其次，沒有充分發揮出信息技術的作用。醫院在使用信息技術進行檔案管理時，通常只利用到檔案管理系統最基本的功能，即就是信息資料的收集、整理與查找的功能，而信息數據的分析、反饋等功能卻沒有得到很好的使用。信息技術最強大的功能就是數據分析功能，所以才能在各個領域得到廣泛應用。目前醫院檔案管理部門對信息技術的研究還不夠深入，應用并沒有達到預期效果，應用水平有待進一步提高。

3 推動醫院檔案管理模式改革的具體措施

3.1 完善檔案管理機制，并加以監督落實

對于檔案管理機制還未完善的醫院，可以制定一條分類管理規定：將檔案材料分為醫院發展資料、人事資料以及基礎設施建設資料等幾個部分，然后用相同的目錄打印這些材料，根據各個不同的科室，分成不同的副本[2]。這樣可以有效避免檔案分類混亂問題的出現，一定程度上提高了檔案管理的工作效率。而對于檔案管理機制已經完善但是缺乏監督的醫院可以從以下兩方面入手：一是設立監督部門定期檢查各項檔案管理計劃的落實情況，看有哪些沒到位的地方，要求其盡快落實到位；二是在提高醫院檔案管理人員專業水平的同時，要加強對其責任心的培養，把任務交給有責任心的人員，管理質量也能得到一定的保證。

3.2 規劃檔案管理方式，整合檔案資源

首先，利用國家相關法律法規規范檔案管理方式，明確整個檔案管理的具體流程，明確每個檔案管理人員的崗位責任，使每個管理人員各司其職，保證檔案管理工作的有序進行。

其次，運用科學的方式對檔案資源進行整合。醫院的檔案管理工作是一項重要的工作，檔案內部結構復雜，種類繁多，所以需要運用科學的方法對檔案資源進行整合，盡量提取有價值的檔案資源。在進行整合時，要根據實際的工作需求，深入挖掘檔案資料的價值，將檔案內容進行精煉，提升檔案資料的價值。此外，還可以利用新興檔案載體，便于信息傳播以及資料攜帶，提高檔案資料的利用效率。

3.3 提高醫院檔案管理人員的專業管理水平

新入職的檔案管理人員難以融入工作是一個問題。工作崗位的流動性一般是沒法避免的，想要適應當前的時代發展，就必須克服這一困難。第一，醫院檔案管理部門可以多招聘檔案管理相關專業的人才。首先，檔案管理相關專業的人才具有其他專業人才所沒有的扎實的檔案管理專業基礎知識，在基礎上就領先了一截；其次，檔案管理相關專業人才在檔案管理方面的學習能力也較強、學習速度更快，更容易接受檔案管理相關的知識，學習效率較高。第二，為新入職的檔案管理人員創造更好的專業人才培養條件。醫院應該根據自身的需求以及檔案管理人員之間不同的專業水平制定出一系列系統的培訓計劃，并且可以定期邀請一些專家講師前來授課演講，提高檔案管理人員的整體水平。

4 結語

醫院的檔案管理工作對醫院的發展有著重要作用。就目前來看，我國醫院檔案管理過程中還存在著檔案管理機制不合理、檔案管理人員專業管理水平低等問題。對此，必須要采取適當的改革措施完善檔案管理機制，對檔案管理人員進行培養，以提高其專業管理水平，保證醫院檔案管理的質量與效率。

參考文獻

[1] 王歡.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].安徽農業大學學報：社會科學版，2014，23（4）：66-69.

[2] 李理.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].世界最新醫學信息文摘，2015，15（70）：162，171.

[3] 李麗彬.新醫改下醫院檔案管理的改進策略探究[J].大家健康：學術版，2016，10（12）：293.