企業文書檔案存在的問題及對策

劉麗麗

北京京能房山熱力供應有限公司

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）05-000-03

摘 要 文書檔案是企業重要的信息資源，文書檔案收集管理工作也是企業的重要組成部分，其重要性也逐漸被人們所了解，因此需要加強對企業文書檔案建設工作。本文從企業文書檔案管理現狀及存在問題入手，對文書檔案收集管理的有效性進行了探究，并指出了文書檔案收集管理中的幾個注意事項，旨在促進企業文書檔案收集、管理模式的轉變，提高文書檔案管理質量。

關鍵詞 企業 文書檔案 問題 對策

文書檔案收集管理均屬于服務性的工作內容，能夠為領導決策提供可靠的依據，促進企業管理規范化，可追溯化，對企業的發展有著重要的意義，但文書檔案的收集、整理及儲存工作是一項重點、難點工作，需要我們不斷提高重視，加強對文書檔案的研究和建設，不僅能夠有效解決管理中的問題，而且能夠在很大程度上提高管理效率。

一、企業文書檔案工作的意義

文書檔案主要包括了布告、決定、命令、信函、通知、會議記錄、簡報、請示、報告、批復、總結、計劃等內容。其是在日常生產經營以及行政管理實務活動中所產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。并且文書檔案是企業開展各類生產活動的一項真實記錄，其往往涵括了大量企業發展的信息與資料，不但能夠真實回顧企業發展歷程，而且還能對今后起到發展提供了可借鑒的經驗記錄。而完善企業的文書檔案管理，利用文字記錄下企業發展歷程中的各類工作，并以檔案的形式進行合理的分類與歸檔，以便于能夠在生產經營中遇到問題時可以快速、準確的發現問題所在，并為問題的解決提供參考與指導。不僅如此，開展企業文書檔案的監理與管理還是企業文化的一部分，其能夠有利于企業的宣傳以及競爭力的提升。所以可以說開展企業文書檔案工作是企業生產經營活動中不可或缺的部分，也是完善企業發展機制的一個重要組成部分。

二、企業文書檔案收集階段存在的問題

（一）時效性差

企業的文書檔案資料對企業的發展有著重要的作用，收集工作不及時就會導致相關資料的遺失，不利于領導決策，現實工作中，許多企業存在企業文書檔案收集不及時的現象，這樣會導致資料容易遺失，也會對企業后續工作開展造成影響，降低企業的工作效率，不利于決策。例如：醫療機構的文書的檔案收集工作不及時，對病人前期的治療方案和用藥等數據收集不及時，就無法按照文書檔案結合前期病情進行診斷。又或者是企業的年度會計報表，由于資料收集不及時，造成報表的準確性和科學性不準確，不利于企業的年度發展，嚴重的還會造成巨大損失。

（二）整合度低

文書檔案的收集工作，對資料的整合也有較高的要求，目前許多企業文書檔案的收集工過程中，由于工作人員專業性不足，對資料的分類整理標準不明確，從而導致一些資料的錯誤分類，影響到文書檔案管理效率，在很大程度上影響到工作的時效性。例如檔案分類不明確時，相關人員需要調取資料時就很難又快又準地找出所需檔案，耽誤時機，倘若是一些需要審計的材料沒有進行合理的分類整理，甚至會造成非常嚴重的后果，一些合同材料的錯誤分類，也有可能會導致企業失去商機，造成企業損失。

（三）鑒定不足

文書檔案在收集時還應該對相關資料進行真偽鑒定，保證收集資料的真實性，倘若資料存在問題，整個收集、管理都失去了實際的意義，也失去了檔案再使用的價值。在進行文書檔案的收集工作時應該注意對其進行甄別，一些簡單的憑證和資料應該予以審核，文檔原件和復印件分開存放，對材料的真偽加大辨別力度。例如會計憑證的內容，查看是否有遺漏，例如報銷材料的真偽，從而增強企業的管理科學性。

三、企業文書檔案管理階段存在的問題

（一）管理難度大

由于文書檔案在管理過程中非常容易受潮、破損及遺失，在很大程度上增加了文書檔案管理工作的難度；二是由于紙質檔案資料多，要合理存放，需要比較大的空間，管理成本比較高；三是比較容易出現安全問題，由于很多企業沒有建設專門的檔案室，致使文書檔案儲存比較亂，很容易出現存放安全問題；四是紙質文書檔案資料的利用效率比較低，由于紙質材料傳閱、借閱等環節都比較麻煩，在傳閱過程中經常會出現耽誤工作進度的情況。

（二）管理人員缺乏培訓

首先，在我國很多企業的文書檔案的管理人員往往沒經過檔案專業培訓就開始檔案管理，由于缺乏專業知識，對于檔案的分類、立卷等工作做不到全面了解，管理工作就不能深入；其次在繼續的教育培訓上存在不足，許多檔案管理人員入職前經過專業學習，但是這些管理人員并沒有參加繼續教育的培訓，導致了檔案管理人員的專業知識落后，不能及時的更新自己的專業知識，并且應用到實際的工作中去，導致文書檔案管理效率低下，影響到企業的管理檔案管理效率；最后，檔案管理人員流動性大，企業缺乏相應的措施，由于企業的檔案管理枯燥乏味，許多年輕人從事這份工作沒多久就離職，造成人員變動大，交接手續不清楚，也會導致檔案文書保管出現問題。隨著信息技術的普及，我國很多企業都開始利用計算機進行檔案管理，以電子媒介為基礎的檔案管理工作是未來檔案管理的發展趨勢，這就要求企業對新人的穩定性進行鞏固，在老人的新技術培訓上需要多做工作，進一步對文書檔案管理工作開展專業知識培訓。

四、提高企業文書檔案管理的對策

（一）建立健全的檔案收集管理制度

企業文書檔案收集管理，應該制定嚴格的管理制度，必須根據相關方法法規，嚴格按照國家檔案管理工作指導方針開展工作，通過完善企業檔案管理制度，并針對檔案收集工作中的不足之處進行改進，結合企業的實際情況，制定出具有針對性的管理條例，以規范的制度，明確的責任來保證文書檔案收集管理工作的科 可靠性和真實性。此外出了制度的制定，還需要重視制度的落實工作，相關人員應該嚴格執行管理制度，確保檔案收集管理工作開展。

（二）建立文書檔案監管體系

有效的監管措施是提高文書檔案管理工作效率的有效保障，因此，企業在建立制度后就要開始著手建立相應的監管體系。首先，在辦公電子化上，要加強對文書檔案資料信息錄入的監管，以確保資源信息的有效性和安全性。其次，在文書檔案數字化建設過程中，要加強電子文件的利用與收集工作，以有效推動我國機關檔案管理工作的快速發展。此外，文書檔案管理人員在實際工作過程中，針對固有檔案管理軟件的實際使用情況及出現的問題及不足，對檔案管理系統進行不斷的優化與改善，加強對文檔的收集等工作進行嚴格管理。

（三）完善檔案管理工作環節

因為企業文書檔案涉及到眾多部門，所以要想提升其管理工作則需要完善其管理工作環節，加強不同部門間的聯系與溝通。第一，管理人員應該嚴格遵循相關文書檔案管理規范要求來開展文書檔案的搜集、鑒定、利用、保管以及統計等工作。第二，文書檔案管理人員應當定期到企業各部門搜集檔案信息數據，并掌握實際檔案文件的處理情況，如若發現存在問題，則需要進行相應的糾正與指導，以確保文書檔案工作的順利進行。第三，應當完善文書檔案的查借閱體制、移交制度、立卷制度以及鑒定銷毀制度等，對文書檔案的規范、范圍、保管期限、材料整理與歸檔等工作要求予以明確。第四，應當做好文書檔案的質量檢查工作。質量檢查工作是保證文書檔案資料質量的有效途徑。文書檔案質量檢查應包括數字化前文書檔案整理的檢查、對檔案的數據質量進行檢查，從完整性、排序正確性、分類布局的準取性等方面進行檢查，以確保文書檔案資料再使用的有效性。

（四）做好文書檔案保密與保管工作

在文書檔案管理電子化的今天，做好文書檔案的保密與保管工作是非常重要的。第一，對于一些不能對外公開或泄密的文件，應安排專門的檔案工作人員進行掃描，同時，在紙質檔案掃描而形成電子文件的過程中，應安排專門人員負責保密與保管監管工作工作。此外，要安排專業的檔案管理人員進行該項工作，以確保工作的效率。第二，由于電子文書檔案的普及，在進行在進行電子化掃描的過程中，需要對容易發生文書檔案的丟失或破壞等情況進行把控，加強對原文件的保管工作。掃描時要正確設置掃描參數，以確保掃描圖片的質量，對紙質版和電子版的保管應該明確分開，留存備份。第三，對于電子檔案，則必須要注意提升工作人員危機意識，做好文件信息的及時保存以及數據備份工作，防止在工作過程中由于計算機故障或是停電而導致文件數據信息丟失的情況出現。第四，必須給每臺計算機都安裝防火墻、殺毒軟件，防止計算機受到黑客入侵或是病毒侵害而導致檔案信息數據被竊取、泄漏以及丟失等情況出現，以切實保障文件檔案的安全性。

（五）實現文書檔案信息化管理

進入新時期以來，得益于計算機技術日益進步，其任務處理能力及效率得到了極大程度地提高，這就使其被廣泛應用到各行各業生產之中。正是在此背景下，企業文書檔案工作中也應用到計算機技術實現了信息化管理，這主要集中在以下幾個方面：首先，企業工作人員借助于計算機技術將文書、檔案等紙質資料掃描錄入到系統中，隨后根據不同類別對它們進行歸類、編目以及存儲成電子文檔形式，這樣一來不但能夠大大地降低文書檔案所需存儲空間，同時其在查閱便捷性、存儲安全及持久性等方面也大大優于傳統方式。其次，根據文書檔案內容建立起電子目錄查詢系統，之后結合企業用戶對文書檔案使用要求、打印檔案的索引以及專題等分類將該電子目錄予以完善，之后借助于內部網絡將其共享，如此一來可以使得企業全體員工能夠十分方便快捷地查詢相關文書檔案資料。最后，通過計算機技術將檔案案卷題名、檔號、存放位置、利用者、借出及歸還時間、鑒定、銷毀、移交等信息及時記錄下來。

（六）規范化文書工作與檔案工作

由于文書工作與檔案工作具有較大聯系，文書工作質量對檔案工作質量有著直接影響，所以，務必要對其二者工作予以規范。第一，必須要根據相關流程與要求來嚴格處理文件，對其進行正確分類后進行立卷歸檔。第二，要做好細節處理工作，如必須要求文書格式統一、紙面干凈、紙張材質以及版式相統一等。并且還需要及時處理與歸檔文件檔案，防止出現遺失、遺忘等情況。第三，務必要根據相關規定來仔細核對新接收的文書檔案，如若文件與相關規定不符，則務必要求其返回重新處理。第四，嚴格依照相關規定來完成檔案的借閱與歸檔處理，如若檔案沒有在規定時間內歸還，就應當及時催還。對于已經歸還的檔案需要在在第一時間將其進行歸檔，切實做好檔案的統計的保護工作。

（七）加強檔案管理人員培訓

第一，在檔案管理人員的管理上，可以在正式上崗前對相關人員進行規章制度的培訓、業務能力的考核，經過培訓考核通過后再正式開展工作。第二，加大對《文書學》、《檔案人員職業道德》、《檔案法》等宣傳工作，讓每位文書檔案工作人員都能正確認識到自身的法律責任與義務。第三，建立起長效的培訓機制。包括了建立起完善的在職教育長效管理體制，在職教育激勵與約束體制等。第四，明確在職教育原則，正確選擇培訓內容。對于在職文書檔案工作人員的培訓工作應當由實際出現，多渠道、分層次、按崗位、大多形式的開展，并堅持：學用結合、按需施教、注重實效的原則來開展培訓工作。首先，應當加大對文檔專業知識的學習力度，讓相關工作人員能夠全面的學習文書檔案工作的專業知識以及新方法、新理論，以確保其能夠與時俱進。其次，應當開展現代科技知識培訓工作，提高相關工作人員對計算機、信息技術以及科技軟件等新技術的了解與掌握。第五，在以后的工作中，還應堅持不定期的考核，保證管理人員的學習積極性，并實行繼續教育制度，對檔案管理人員進行持續性的培訓，另外在獎懲機制上也應該進行把控，對檔案管理工作表現突出的應該給予獎勵，對表現不好，出現錯誤的需要給予懲罰。還可以通過相關的企業文化把檔案管理納入到里面，樹立科學嚴謹的企業作風。

五、結語

總而言之，文書檔案是企業的重要信息資源，對企業的發展有著重要的意義，需要我們對文書檔案的收集和管理過程進行分析，找尋相應問題，通過規范文書管理制度，加強管理人員培訓，注重監督制度的落實，法制結合人治，才能更好的提高文書檔案的管理水平。

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