企業檔案管理問題研究

董彩霞

青海鹽湖工業股份有限公司

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）05-000-01

摘 要 企業檔案是企業在生產過程中各種社會活動直接形成的各種原始記錄資料。主要記錄企業內部一些經濟生產活動和人事關系。近年來隨著時代的發展，企業檔案管理方面出現了相應的變化，部分企業檔案管理方面相對制度化、完善化，但不容忽視的是仍有部分企業在這反面仍存在嚴峻的挑戰和弊端。本文將著重對此問題進行探析和研究。

關鍵詞 企業檔案 管理 研究

企業檔案是企業各種活動的歷史記錄，從內容上來講主要分為企業經濟活動檔案和企業員工人事檔案。就檔案的載體來而言，形式多種多樣，一般企業檔案的載體多數為紙質檔案和圖像檔案，其中圖像檔案以照片的形式展現。企業檔案工作是企業各項事務中最基礎的一項工作，因為，企業檔案有利于在經濟活動中維護企業的經濟利益和合法權益。企業在國民經濟中的重要性，也體現了企業檔案工作在企業活動中的重要性。

一、當前企業檔案管理存在的問題

（一）檔案意識和檔案管理薄弱

目前，企業很多領導干部對企業檔案管理方面重視程度不夠，過于重視企業自身經濟上的建設，而忽視企業自身檔案管理工作的建設。很多企業至今沒有正規的檔案室和檔案管理員，對于企業自身的一些檔案資料管理出現了所謂“各自為政”的情況，即各個科室和部門把檔案放在本部門的情況，甚至有些檔案沒有進行分門別類。而一些有正規檔案室的企業，情況也不容樂觀，有的檔案沒有相應的設施與設備，檔案隨意丟棄，甚至有很多檔案除了沒有進行分類外，有些企業檔案甚至連專門的卷宗都沒有。而部分企業專門的檔案管理人員很多是非專業人員出身，有的雖然從事這項工作很長時間，但是由于知識陳舊和文化水平較低的關系，很多檔案管理人員不懂電腦等新科技，導致對企業檔案的信息化產生了消極影響，嚴重制約了相關企業的檔案信息化進程。而在一些老企業，特別是建國后改革開放前創立的企業，很多企業的檔案由于時間的因素，過去的一些紙質檔案出現發潮和損害的情況，個別情況出現了原始檔案丟失的情況，這些從另一面給企業的發展帶來了無形的損失。

（二）檔案棄而不用的現象嚴重

目前，有些企業自身建立檔案管理室，也有相關的管理制度。但是很多還是走向形式。很多檔案放在檔案室里束之高閣，而在管理層面，出現對企業檔案管理采取不聞不問的態度。而很多方面對檔案的管理上，信息化程度不高，這也制約了企業檔案管理工作上的效率。有些企業沒有專門的檔案管理卷宗，最后只是將相關檔案放進麻袋處理。曾經有新聞報道，有位老太太十幾年前去銀行存款，銀行居然查找不到記錄，最后引發官司，而銀行最后花費九牛二虎之力才從過去的檔案中查找到這筆存款記錄，而那些檔案全部裝進麻袋里面。這件事對相關企業也要有很大的教訓：檔案管理的缺乏規范化的管理，除了給企業帶來經濟損失外，一定程度上也會給企業增加不必要的社會成本和人力成本。

二、企業檔案管理的發展方向

（一）從單一載體向多元化方向載體轉變

隨著信息化技術的發展、計算機技術的普及，過去的一些企業重要檔案例如批示、會議記錄、公告、人事任免等，逐漸由過去的手寫的紙質載體轉向了打印的紙質載體，而這些也可以通過相應技術進行了數字化的處理。此外，傳統的檔案借閱仍然需要人工手工的方式進行，這樣的弊端是不光費時費力，而且很容易引發檔案的丟失和錯漏，此外紙質檔案因其本身的物質屬性，需要很大的空間進行管理儲藏。多元化載體技術的發展，可以解決上述的弊端，電子化、數字化、系統化的發展，是檔案管理發展的新趨向。這一組合模式，可以提高檔案的使用效率，無論過去的傳統檔案還是現在的電子檔案，只要通過信息資源的搜索，就可以查到企業需要尋找的相關資料。同時，這樣也使企業減少檔案管理成本，充分實現檔案資源合理利用。

（二）強化人員管理和提高管理效率

在時代發展的大背景下，知識更新速度不斷加快的前提下，企業要加強企業檔案管理專業人員職業素養的培養，企業檔案管理工作人員本身也要參與企業的檔案管理當中。企業檔案人員管理自身的職業素養將決定著企業檔案管理的成敗。各企業應該重視企業檔案管理人員的培訓，以強化企業檔案管理人員的責任意識和管理意識。同時企業本身內部應強化檔案管理工作人員的相關培訓，培訓的主要內容就是加強企業內部檔案管理人員的技能培訓上，能讓企業檔案管理人員在檔案管理中工作水平得以有效提高。隨著信息化技術的不斷發展，企業應該不斷加強企業檔案管理人員計算機技術的能力，特別是在檔案管理工作上，能更好地運用計算機技術，以提高工作效率和質量。此外，在舊檔案的管理上，也要培養檔案修補人才。目前很多紙質檔案由于歷史時間原因遭到很嚴重的損壞，并且這些過去的老檔案走向數字化已經刻不容緩。但是這方面仍有大量的人才缺口，企業在這方面的培養仍然有很大的發展空間。

三、結語

綜上所述，在信息技術不斷發展的今天，我國企業的發展經營模式不斷發生變化，而企業檔案管理的模式也正在發展中探索。隨著科學技術的迅猛發展，企業檔案管理正面臨著新的挑戰。因此，企業檔案的管理應隨著市場經濟的發展和社會轉型期的變化，根據企業自身的實際情況來進行檔案管理體制的改革。企業檔案管理體制的完善，有助于企業在未來的市場經濟條件下有效的提高競爭力，并且使企業在穩定中得到可持續、長足發展。

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