基于報價體系提升試驗型企業核心競爭力的方法研究

◎北京強度環境研究所 騫永博 張凱 陳凌云 史新紅

基于報價體系提升試驗型企業核心競爭力的方法研究

◎北京強度環境研究所 騫永博 張凱 陳凌云 史新紅

目前,試驗型企業中主要支撐競價談判的是報價單,而報價單的形成流程是：在市場主管部門收到客戶提出的產品/服務需求后,根據已有經驗編制一份簡單的報價單作為報價依據,或將產品/服務需求交予承擔具體任務的部門,根據其提供的報價單進行報價,所形成的報價單格式簡單、內容單一。隨著市場上個性化、可定制產品和服務需求的增加,現有流程中產生的報價單已經較難滿足市場競爭的需求,此類固定式的報價單對價格談判的支撐力度不大,對科研生產的指導性較小。在此背景下,改變舊有的單一報價單模式,研究建立一套系統的報價體系在提高計劃管理、質量管理、成本管理等綜合管理能力的同時,對提升企業的市場競爭力和市場開拓能力的必要性也日益凸顯,所以研究并實施系統化、有競爭力的報價體系對于推動企業更好更快的發展已迫在眉睫。

一、報價體系的建立

產品/服務報價作為企業之間開展經濟往來的基礎手段之一,是一個企業最基本的管理功能。如何將簡單的報價單提升為報價體系,難點之一是支撐業務推廣的同時提高企業內部管理水平。

報價體系是指以完善的基礎價格庫為基石,通過再造報價流程及建立相關規章制度等措施,輸出有競爭力的報價單及產品/服務實現方案。通過將完善基礎價格庫、實施流程再造、建章立制、規范細化報價單、編寫產品/服務實現方案5個方面內容的融合,完善報價輸入,建立內控制度,優化報價輸出,最終形成完整的產品報價管理體系。其中,報價新流程是報價體系的骨架和靈魂,規章制度是報價體系的基礎和依據,基礎價格庫是報價體系的基準和基石,報價單是價格體系的直觀表現形式,產品/服務實現方案是報價體系的支撐和核心。報價體系的組成如圖1所示。

1．完善基礎價格庫 將基礎價格標準化

按照現有的報價流程,如果由承擔部門對每一項新的任務進行基礎價格的詢價比價工作,不但會產生大量的重復工作,也會導致報價工作效率低,且所報價格與實際價格偏差較大。

為了使任務承擔單位能夠更快捷的編制報價單,由外協采購部門編制科研生產基礎價格參考目錄,主要收集市場上標準零件、標準元器件、外協服務、外協加工的市場平均價格并匯編成冊,該目錄是報價單的基礎數據庫,其按照年度或固定周期對價格和內容進行更新和完善。任務承擔單位的報價單編寫人員根據目錄能夠快速確定配套表上物品的參考價格,從而減少重復的詢價比價工作,大大提高報價工作效率。通過建立基礎價格目錄,將基礎價格統一化,不同任務承擔單位之間也能統一價格標準,避免企業內部報價不一的情況出現。

2．實施流程再造 將報價工作系統化

現有的報價流程僅適用于產生簡單報價單,已不能滿足形成報價體系支撐企業競價。為了能夠滿足市場競爭需求,必須打破原有報價流程,進行報價流程再造,從而形成報價體系。

首先, 主管市場部門在收到客戶提出的產品/服務需求后直接將技術指標提供給承擔任務的部門,由承擔任務部門在規定時間內編制產品/服務實現方案；其次,承擔任務部門根據產品/服務實現方案編制相對應的產品配套表,并根據基礎價格數據對配套表內項目的價格進行初步估價,形成報價單初稿；第三,主管市場部門組織相關專家對報價單初稿進行討論,對于報價單的項目明細進行審核,形成正式報價單；第四,主管市場部門根據客戶的實際情況,采取不同的報價策略進行定價,重點在于對新產品的模擬報價、產品價格表、紅線價格的控制；最后,主管市場部門將最終報價單和產品/服務實現方案一起作為報價的基礎材料提供給客戶。報價體系流程如圖2所示。

3．建章立制 將報價體系制度化

沒有規矩,不成方圓。形成企業級的報價管理辦法,可以對報價體系的流程管理、組織管理、目標管理及監督與考核等進行明確和規范,以便實施部門“有法可依、有法必依”,管理部門“執法必嚴、違法必究”。同時為避免報價流程流于形式,對報價體系的執行情況進行監督和定期檢查,以例會的方式來督促價格體系的有效落實。

4．規范、細化報價單 將報價文件標準化

報價單作為報價體系中最直觀的表現形式,屬于商務談判報價階段客戶最關心的內容,必須做到項目清晰、內容詳實、價格明確、模板統一。報價單內容由計價成本、利益和不可預見費3個部分組成,其中計價成本包括從項目論證階段到試驗生產階段所發生的設計費、材料費、外協費、專用費、試驗費、固定資產使用費、工資費和管理費等8項內容。因此,含8項成本的計價成本是重中之重,需要將產品/服務配套表中每個詳細的項目對應到8項成本的類別中。此外,對8項成本要標記出規格、型號、尺寸,并對數量、單價、總價作出量化,從而使報價單更有說明力。對于甲方提供模板的報價單,也要先形成企業內部的報價單,再將相關內容填充/擴充至甲方提供的模板中。

5．編寫產品/服務實現方案 將報價依據合理化

產品/服務實現方案是為滿足甲方需求,從目標要求、工作內容、方式方法及工作步驟等方面作出全面、具體而又有明確安排的計劃類文件,是項目能否順利和成功實施的重要保障與依據。一般情況下,編寫產品/服務實現方案是承攬合同/任務后才需要開展的工作,是后續所有工作的依據和基礎,這里將此項工作關口前移,在報價階段完成產品/服務實現方案的編寫工作。雖然會因此產生工作體量大、周期要求短、質量要求高,對承擔任務的單位或人員綜合素質要求較高等方面的困難,但如果能夠在報價階段快速、高質量地完成此項工作,也是企業具備核心競爭力的體現。因為一方面可以編制配套表,為報價提供依據；另一方面將產品/服務實現方案隨同報價單一起反饋客戶,可以贏得客戶更好的信任,增加合同簽訂的成功率。此外,根據產品/服務實現方案編制的配套表,為報價單提供了具體而詳細的內容支撐,使得報價單有了根基,增強了說服力。

二、報價體系的作用

報價體系的建立在極大地提高企業綜合管理水平、增強企業核心競爭力的同時,也對企業的綜合管理能力提出了較高要求,兩者相輔相成,共同發展。一方面,綜合管理必須支撐報價體系才能順利實施；另一方面,報價體系的完備與否直接反應一個企業管理水平的高低,報價體系的建立將為綜合管理的完善注入新血液。

一是建立報價體系,基本上明確了產品/服務的實現方案,對每個工序的時間有了初步的規劃,對于已經具備的條件和不具備的條件也有了清晰的了解,對于不具備條件的,可以在項目明確后第一時間開展準備工作,非常有利于計劃管理。

二是在產品/服務實現方案涉及到設計方案、技術途徑、新技術、新工藝等重大技術問題決策時, 可以先期組織專家進行內部討論, 充分發揮專家的技術支持和咨詢把關作用, 確保產品/服務的過程質量控制,有利于提升質量管理。

三是報價體系以產品/服務實現方案作為支撐,以基礎價格目錄作為基礎,大大提升了價格說服力度,提升了報價的透明度,有利于獲得價格優勢,從而獲得市場競爭力。

四是報價體系實現了產品/服務配套表,明確了實施過程中需要的所有條件。對于已經具備的條件,可以提前梳理,但不需另行采購或定制,避免出現前期忙亂、后期緊張、重復采購的情況,減少了浪費。此外,對于并行開展的2個及以上項目,要合理規劃周期,做到資源共享,有利于優化科研成本。

三、后續工作

后續,報價體系建設工作的最大難點,首先在于將產品/服務實現方案編寫工作前移,其次在于積累了足夠多項目報價的信息數據后,建立一個參數報價模型。然后,再根據項目的難易程度、甲方的企業特點、行業市場環境及企業自身能力確認一個報價修正系數,并對模型進行修訂。該模型可以快速為以后項目的報價提供參考。

目前,報價體系的建立工作并未全面開展,報價模式的變革會帶來部分單位和人員的陣痛,但未來是技術/服務的競爭,更是企業綜合管理的競爭,管理水平的高低關乎一個企業競爭力的強弱,也是企業未來發展的基礎。該報價體系能否適應試驗型企業在新環境下的發展需求,仍需要在實踐中檢驗,并在后續實踐中進一步完善。從短期看,構建報價體系會稍微增加企業的成本,降低企業的管理效率,但它有利于企業提高競爭力,提升企業的綜合管理能力,并在市場中形成長期的競爭優勢。因此,提前開展此項工作可以使企業能夠平穩順利地通過事業單位改制的過渡時期,盡快適應市場經濟新變化,促進企業更好發展。▲