城市規(guī)劃檔案管理方式創(chuàng)新探究

黎穎珊

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，城市化建設(shè)也在不斷加快，城市規(guī)劃的檔案管理工作對城市化建設(shè)的影響也越來越大。因此如何提高城市規(guī)劃檔案管理也逐漸受到研究者的關(guān)注。本文先論述了城市規(guī)劃檔案管理，又分析了在城市規(guī)劃檔案管理中存在的問題，并提出了促進城市規(guī)劃檔案管理發(fā)展的舉措。

關(guān)鍵詞：城市規(guī)劃；檔案管理；發(fā)展創(chuàng)新

城市規(guī)劃是一項系統(tǒng)性的工程，它具有專業(yè)性和技術(shù)性的特征。其涵蓋的內(nèi)容非常廣泛。因此，城市規(guī)劃檔案的管理就需要具有保密性。然而，現(xiàn)有的城市規(guī)劃檔案管理還存在很大的缺陷，比如各項規(guī)章制度不完善，管理人員認識不到城市規(guī)劃檔案管理的重要性，機構(gòu)設(shè)置不完善等。為了使城市規(guī)劃工作的順利進行，我們就需要不斷運用新的技術(shù)手段，探索出新的發(fā)展模式。

1 城市規(guī)劃檔案管理概述

一方面，城市規(guī)劃檔案具有客觀性，城市規(guī)劃檔案是施工單位的名稱、建筑工程方面的信息的依據(jù)和憑證，直接反映了建筑工程的各種情況，城市建筑的具體管理工作離不開城市規(guī)劃檔案這些基本依據(jù)。另一方面，城市規(guī)劃檔案具有法律性，城市規(guī)劃檔案的形成和管理主要是依據(jù)城市規(guī)劃法和其相關(guān)的法律法規(guī)。另外，城市規(guī)劃管理檔案具有廣泛性，城市規(guī)劃涉及到很多的環(huán)節(jié)，包括建筑物的報建、建筑單位的更名、建筑的裝修審批等，因此，城市規(guī)劃是一個系統(tǒng)的項目，這就意味著城市規(guī)劃檔案包含的內(nèi)容非常廣泛。

2 城市規(guī)劃檔案的內(nèi)容

城市規(guī)劃檔案的內(nèi)容包括規(guī)劃編制成果類，具體有總體規(guī)劃、概念性規(guī)劃、城市設(shè)計等；工程審批類，具體有正式發(fā)證、臨時發(fā)證、規(guī)劃設(shè)計方案等；用地審批類。具體有發(fā)證、發(fā)函、規(guī)劃設(shè)計條件等；監(jiān)督處罰類。

3 城市規(guī)劃檔案管理方式中存在的問題

3.1 城市規(guī)劃檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

城市規(guī)劃檔案部分管理人員的管理理念落后，檔案員的專業(yè)素質(zhì)也參差不齊，專業(yè)知識不扎實，他們只追求數(shù)量的完成，檔案的收集方法落后。同時，對于關(guān)鍵材料經(jīng)常出現(xiàn)漏歸或少歸的情況，這樣就會制約城市規(guī)劃檔案的創(chuàng)新和發(fā)展。城市規(guī)劃檔案管理部門幾乎沒有對一些年齡較大的工作人員進行新技術(shù)的培訓(xùn)，導(dǎo)致他們不能很好的運用新技術(shù)，這樣就使城市規(guī)劃檔案的管理效率降低。還有一些檔案管理人員專業(yè)知識不足，導(dǎo)致檔案缺乏完整性。

3.2 在城市規(guī)劃檔案上規(guī)章制度不完善

在改革開放和市場經(jīng)濟的推動下，城市化進程不斷深入，但是其發(fā)展時間較短。隨著當今城市化進程的加速，之前的城市規(guī)劃檔案的規(guī)章制度已經(jīng)無法滿足其需求。規(guī)章制度的不完善致使檔案管理工作人員責(zé)任心不強，管理意識淡薄，不能對檔案管理工作起到監(jiān)視作用。即使一些單位有相應(yīng)的規(guī)章制度，但是很多工作人員不遵循規(guī)章制度，僅僅憑借多年的管理經(jīng)驗操作，這樣不斷循環(huán)下去，使年輕的檔案管理人員也不會按照規(guī)章制度操作，這些都是由于規(guī)章制度不完善造成的。

3.3 城市規(guī)劃檔案管理工作的硬件設(shè)施落后

檔案脹庫現(xiàn)象是城市規(guī)劃檔案管理部門中較為常見的問題，由于一些地區(qū)檔案經(jīng)費的限制，使得相關(guān)部門不能建立專門的檔案室，而城市規(guī)劃檔案的數(shù)量較大、分類詳細，占用的空間大。因此，在實務(wù)工作中，相關(guān)部門就將城市規(guī)劃的檔案放在建設(shè)局或者文物局等，有的甚至完全交出了管理權(quán)，這樣就不利于產(chǎn)權(quán)登記查詢，也不能保證檔案管理工作的順利開展。

3.4 城市規(guī)劃檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不完善

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，很多和城市規(guī)劃相關(guān)的文件都是以電子形式存在的，因此，檔案管理部門也應(yīng)該改變管理方式。目前，很多檔案管理部門都以電子形式錄入檔案，以便進行迅速檢索。但是，檔案管理部門仍舊沒有實行網(wǎng)絡(luò)信息管理，這是由于專業(yè)技術(shù)人員的缺乏、經(jīng)費的不足造成的。這就影響了檔案管理工作的順利進行。

4 城市規(guī)劃檔案管理的發(fā)展與創(chuàng)新

4.1 加強檔案管理優(yōu)秀隊伍建設(shè)

管理人員綜合素質(zhì)的提高對城市規(guī)劃檔案管理工作至關(guān)重要，因此，檔案管理部門要積極引進專業(yè)技術(shù)人才，不斷培養(yǎng)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識，也要不斷提高自身的政治素養(yǎng)，時刻樹立為人民服務(wù)的意識。另外，領(lǐng)導(dǎo)人員也要結(jié)合實際情況，經(jīng)常鼓勵檔案管理人員，以便激發(fā)他們的積極性，鼓勵他們要努力學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新。以便培養(yǎng)出優(yōu)秀的管理人才。

4.2 創(chuàng)新檔案管理部門的服務(wù)機制

城市規(guī)劃的檔案管理需要與城市的發(fā)展相一致，結(jié)合城市發(fā)展中出現(xiàn)的問題，需要創(chuàng)新檔案管理部門的服務(wù)機制。首先，檔案管理部門需要轉(zhuǎn)變服務(wù)思想，管理人員需要逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥姆?wù)人員，以便為城市規(guī)劃檔案的發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。其次，檔案管理部門應(yīng)該提高工作效率，在不違反操作原則的情況下，要盡量簡化中間的手續(xù)環(huán)節(jié)。積極為來訪人員做好引導(dǎo)工作，以防出現(xiàn)為客戶服務(wù)不周的問題，引發(fā)客戶的投訴。

4.3 在檔案管理中實行高效的管理方法

在檔案管理中不僅要將檔案材料進行分類管理，還要進行目標化管理。這樣有利于維護檔案的安全性和系統(tǒng)性。要逐漸把各項的管理細化、落實。把定性化的管理轉(zhuǎn)化為定量化的管理。另外，還需要將檔案管理工作的操作流程進一步細化和標準化，建立一套科學(xué)的管理流程，使各個環(huán)節(jié)都有章可循，還要分工明確，以便在出現(xiàn)差錯時可以追究相關(guān)工作人員的責(zé)任。同時，要把管理型的城市規(guī)劃檔案管理部門逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐龑?dǎo)性和服務(wù)型的管理部門。

4.4 建立統(tǒng)一的檔案信息標準

由于每個省、市、縣都有自己的檔案管理標準，而這些標準和國家標準又不一致，這就導(dǎo)致檔案資源大量浪費，使全國性的檔案信息資源管理系統(tǒng)不能正常運行。從而嚴重制約了國家標準的執(zhí)行力度。因此，應(yīng)該加大國家標準的宣傳，使國家標準在各個地區(qū)都能夠有效的實施和開展。這樣就可以有效提高檔案信息化管理系統(tǒng)的質(zhì)量，避免資源的浪費，從而也提高了檔案管理的效率。有助于城市規(guī)劃檔案管理的高效性，也有助于檔案資源的優(yōu)化配置。

4.5 開發(fā)檔案管理智能化

智能化的軟件管理系統(tǒng)檔案信息數(shù)據(jù)庫建立的基礎(chǔ)，開發(fā)一套適合各個地區(qū)使用的智能化系統(tǒng)，可以節(jié)省一部分各個地方開發(fā)智能化系統(tǒng)的資金的重復(fù)投入。這個全國統(tǒng)一的智能化軟件管理系統(tǒng)可以 對全國的檔案進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)資源共享。使各個級別的檔案管理部門之間相互合作。以便使檔案資源更加科學(xué)和完整，為政府的城市規(guī)劃行政管理部門提供較大的支持。

5 結(jié)語

城市規(guī)劃檔案管理為現(xiàn)代化城市建設(shè)、規(guī)劃和管理提供了有效的決策依據(jù)，一個合理、科學(xué)、高效的城市規(guī)劃檔案管理發(fā)揮著重要的作用。一方面，可以對城市的規(guī)劃起到監(jiān)督作用，另一方面，可以對城市建設(shè)進行全景展示。政府的相關(guān)部門以及城市規(guī)劃檔案管理部門需要不斷努力，不斷完善城市規(guī)劃檔案管理工作，以便促進城市化建設(shè)。

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