論中學(xué)檔案管理的重要地位及加強檔案管理的有效途徑

摘 要：中學(xué)的檔案管理是中學(xué)里所有管理工作中最為重要的一項，近年來，我國教育教學(xué)通過不斷改革有了很大的進步，因此學(xué)校中的日常管理工作也顯得越來越重要，其中檔案管理是提高學(xué)校日常管理工作效率的重點。由此以來，整個學(xué)校的教學(xué)工作水平以及管理工作的效率都能從檔案管理工作中體現(xiàn)出來。學(xué)校在開展各項評選活動的過程中，檔案管理每每都會得到重視，各部門都是以它產(chǎn)生的經(jīng)濟效益以及社會效益看出它的價值的。作者在文中論述了檔案管理工作在中學(xué)管理工作中的重要地位，并以自己多年的管理經(jīng)驗給出了加強檔案管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要地位；有效措施；加強

1 檔案管理工作的概念

學(xué)校檔案指的是學(xué)校里發(fā)生的所有事情的描述和記錄，檔案管理工作則是保管校內(nèi)檔案、以及校內(nèi)的各類文件、資料等重要數(shù)據(jù)信息。每所學(xué)校的檔案都能夠體現(xiàn)出此校在行內(nèi)的價值觀，以及外在的形象還有未來的價值取向，因此學(xué)校檔案都承載著這所學(xué)校自成立至今的歷史，為了將其能夠很好的傳承下去就要做好檔案管理工作。從淺顯的層面來分析，學(xué)校一般會在構(gòu)建其形象和體現(xiàn)其價值等方面，主要靠學(xué)校中的主要文件--檔案來記錄。在社會不斷發(fā)展，教育不斷改革的新模式下，檔案不僅在文化建設(shè)方面為學(xué)校打下了夯實的基礎(chǔ)提供了重要的依據(jù)，并且在教學(xué)設(shè)施建設(shè)或者采購中起到了非常重要的作用。如果深入分析學(xué)校的檔案管理工作，學(xué)校在重塑自我形象和追求價值觀的過程中體現(xiàn)出的也是學(xué)校檔案光了工作的規(guī)范性。無論是從哪個層面進行研究，都能表明學(xué)校檔案管理的重要性，而且這兩層面有著緊密的聯(lián)系，與此同時這兩方面相輔相成，相互促進。

2 中學(xué)發(fā)展過程中檔案管理有不可忽視的地位

中學(xué)里的檔案大多數(shù)都來自于小學(xué)內(nèi)部，因此學(xué)校的形象以及學(xué)校的價值觀的建設(shè)都需要以學(xué)校檔案來作為參照物的，這樣的情況下學(xué)校才能有效運用檔案來使檔案的作用與價值最大化。在學(xué)校建設(shè)過程中，以及各個發(fā)展階段都會產(chǎn)生檔案的素材，并且教育教學(xué)的每個階段和環(huán)節(jié)都會有會有檔案的產(chǎn)生。由此可見檔案是學(xué)校信息資源最大、信息量最廣的信息合體，其不僅僅可以反映教育教學(xué)工作質(zhì)量，還能表現(xiàn)出其管理力度，最主要的是能夠體現(xiàn)出其運行的真實軌跡。學(xué)校從形成到發(fā)展到每一個新階段加上其獨特的價值觀綜合起來就形成了學(xué)校的檔案，檔案在這里主要體現(xiàn)它的承載功能。非物質(zhì)層面的表現(xiàn)是，學(xué)校檔案是建立價值觀和塑造形象過程中信息的收集和經(jīng)驗的積累，這些程序都要立足于學(xué)校實際發(fā)展?fàn)顩r之上，是學(xué)校自身真實運營情況的寫照。教育部門或者有關(guān)機構(gòu)想要深入了解學(xué)校，就可以從學(xué)校的檔案開始著手，從檔案中可以研究分析出學(xué)校的發(fā)展軌跡，整個發(fā)展過程中的規(guī)律以及主要特征，如果想要完全掌握整個學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r就可以剖析學(xué)校中珍藏的檔案，這里面不僅能夠看到學(xué)校管理工作效率還能對學(xué)校的演變過程進行進一步的認識，如此一來才能將學(xué)校的發(fā)展以及建設(shè)過程中取得的成績給予最完整的詮釋。學(xué)校管理層在進行下一步計劃，實施下次策略前也可以借鑒此結(jié)果。學(xué)校檔案可以將學(xué)校每個發(fā)展階段的狀況連續(xù)性記錄下來，就能滿足學(xué)校構(gòu)建價值觀和塑造形象的不間斷性、傳承性。學(xué)校在構(gòu)建自身形象和實現(xiàn)價值觀的時候，不僅要從實際出發(fā)，了解并掌握學(xué)校的表面狀態(tài)，最重要的是深入民族文化傳統(tǒng)，挖掘?qū)W校檔案中的有用信息進行分析，便于總結(jié)教育教學(xué)工作過程中的經(jīng)驗。

總結(jié)學(xué)校日常教育教學(xué)活動實際上就是建立學(xué)校檔案的過程，其是通過實際生活中的案例反映出來最真實的情況，這對于學(xué)校塑造自身的形象有著非同尋常的意義。舉例來說，學(xué)校在教學(xué)改革過程中通過翻閱學(xué)校檔案對本校的輝煌發(fā)展歷史進行分析，從中獲取有益的信息和方法，從而做出更有效的決策，為學(xué)校的發(fā)展做出更大貢獻；發(fā)揚光大學(xué)校中教師或者學(xué)生的光榮事跡，在年終工作總結(jié)中宣傳，就能夠影響到其他的教職工和學(xué)生們，使檔案發(fā)揮其更正能量的作用。學(xué)校的發(fā)展過程全部記錄在檔案之中，使學(xué)校往后的發(fā)展和各方面建設(shè)不再走彎路，有了極為有力的參照依據(jù)。這就不難看出，學(xué)校檔案就是學(xué)校塑造形象和價值體現(xiàn)的主要內(nèi)容。其是各個角度對學(xué)校歷史發(fā)展?fàn)顩r的記錄，是教育教學(xué)工作效率的體現(xiàn)。

3 加強中學(xué)檔案管理的有力措施

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是加強中學(xué)檔案管理工作的首要前提

學(xué)校檔案是教育教學(xué)活動與黨政管理等所有與學(xué)校有關(guān)的、發(fā)生過的事項的綜合體，其表現(xiàn)形式主要有原始的圖形到現(xiàn)在的文字及聲像等。其主要分為以下幾大類：教學(xué)檔案、文書檔案、聲像檔案、科技檔案和會計檔案等。學(xué)校檔案不僅供學(xué)校內(nèi)部使用，還是國家檔案的一部分，所以在日常使用和建立過程中不能受到任何損失，不能未經(jīng)管理人員允許就使用，所以國家檔案法律中明確規(guī)定學(xué)校檔案必須統(tǒng)一妥善進行保管。我國中學(xué)在建立檔案以及使用檔案的時候，不僅要注重檔案的完整性，和安全性，更需要注意的是體現(xiàn)其價值，在其保存完好的情況下被人們有效利用，而不是把它隱蔽地藏起來。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵，只有得到管理層的重視，學(xué)校對培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、完善學(xué)校檔案管理政策、提高檔案管理人員的警惕性、以及建立符合學(xué)校發(fā)展需求的檔案管理制度等工作才能真正落實到位。因此，只有學(xué)校管理層開始重視這個事情，將人員和設(shè)施配備到位，管理制度更新到最完美，才能有效提高學(xué)校檔案的管理效率。

3.2 有序的管理和完善的制度是中學(xué)檔案管理工作的關(guān)鍵

因為學(xué)校檔案是學(xué)校日常教學(xué)工作中產(chǎn)生的，因此檔案管理工作應(yīng)隨著時代的發(fā)展和教學(xué)的改革進行不斷完善，只有健全的管理制度與有效的管理機制相協(xié)調(diào)才能使學(xué)校檔案被有關(guān)部門有效利用。在實際檔案管理工作中，應(yīng)注意以下幾點：1）尋找最合適的檢索工具，保證檔案的檢索體制的科學(xué)化、標(biāo)準化；2）規(guī)范檔案使用過程中的規(guī)范細則，細節(jié)方面非常重要，應(yīng)該有一定的規(guī)章制度來進行制約；3）按照檔案的性質(zhì)進行歸類，讓管理者能夠更好地管理檔案信息，也便于使用者尋找自己需要的檔案。

3.3 人員和設(shè)施的配備是檔案管理工作的保證

每項工作都需要人去完成，而檔案管理工作需要專業(yè)素養(yǎng)和政治覺悟都比較高的人員，因此學(xué)校在人員配置上一定不能馬虎，建立健全的晉升制度，讓有能力有思想的人來做檔案管理員，以保證檔案信息的安全性和合理使用性。檔案管理也需要一定的載體，隨著信息時代的到來，人們已經(jīng)開始使用計算機進行信息錄入，不僅減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)信息的手工程序，還提高了保管質(zhì)量，對于管理者和使用者都提供了很大的幫助，因此學(xué)校應(yīng)該緊跟時代的步伐，使用較為先進的存儲設(shè)備，將檔案信息保管好。

3.4 有效利用潛在資源，實現(xiàn)檔案管理的目的

之所以對學(xué)校檔案進行妥善管理，主要就是為了在學(xué)校以后的發(fā)展中能夠從中汲取更豐富的經(jīng)驗，使學(xué)校發(fā)展的更好。學(xué)校檔案是學(xué)校所有工作人員的思想結(jié)晶，因此為學(xué)校管理層的決策提供有效的依據(jù)、發(fā)揮其最大的價值，才不辜負所有工作人員的期望。

4 結(jié)束語

由此可見，中學(xué)學(xué)校的檔案管理工作對整個學(xué)校的發(fā)展以及價值觀的建設(shè)有很大的影響，因此學(xué)校務(wù)必重視此項工作，為學(xué)校的教育教學(xué)工作打下堅實的基礎(chǔ)，為學(xué)校自身的形象塑造創(chuàng)造有禮依據(jù)。.

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作者簡介

魏丹（1982-），四川，天津開發(fā)區(qū)第一中學(xué)。endprint