福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理初探

彭純玲

摘 要：檔案記載了時代的變遷，歲月的更迭。隨著時代的不斷發(fā)展，社會以及科學技術不斷發(fā)展，檔案管理也隨之發(fā)生了變化。在檔案管理的過程中融入先進的科技，提高檔案管理質(zhì)量，完善檔案管理工作的服務功能，最大化利用檔案效益，是當今社會一個熱點話題，福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案亦不例外。本文分析了檔案管理信息化建設的重要性以及現(xiàn)階段我國福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理問題，并就優(yōu)化福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理提出策略，希望能夠為福利機構(gòu)以及檔案管理相關人士提供幫助。

關鍵詞：福利機構(gòu)；收養(yǎng)；兒童檔案；信息化管理

1 檔案管理信息化建設的重要性分析

首先，我國的社會福利機構(gòu)形式多樣，其中一個非常重要的分支是兒童福利院。兒童福利院肩負著撫養(yǎng)、康復、教育社會上無所依靠的、無家可歸的兒童，對我國社會的發(fā)展、社會治安的穩(wěn)定意義巨大。當兒童進入福利院開始生活，福利院方面就會為兒童建立相應的、具備保存價值的檔案，而這些檔案也就是我們通常意義上所指的“收養(yǎng)兒童檔案”。收養(yǎng)兒童檔案管理服務于孤殘兒童照顧，是為孤殘兒童提供良好生活保障的強大后盾，也因此收養(yǎng)兒童檔案管理的建立意義巨大。

其次，21世紀是科技生產(chǎn)力時代，電子科技不斷發(fā)展，信息化不斷普及，先進的技術生產(chǎn)力深入進人們生產(chǎn) 、生活的各個領域，并使之產(chǎn)生了深刻的變革。傳統(tǒng)的檔案管理在新的時代背景下遭遇挑戰(zhàn)，簡單的、只包含了姓名、編號、入院時間等等的傳統(tǒng)的福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案已經(jīng)難以匹配時代發(fā)展的需求，也因此福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案管理不斷發(fā)展，并逐步在傳統(tǒng)的檔案基礎上增加了兒童撫養(yǎng)、治療、教育等等項目，福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案得以細化，收養(yǎng)兒童檔案信息化管理也因此獲得了發(fā)展機遇。

最后，檔案管理信息化包括五方面內(nèi)容，分別是基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、檔案信息資源建設、人才隊伍建設和標準規(guī)范建設。在上述五方面內(nèi)容中，基礎設施建設是檔案管理信息化建設的根基，是檔案管理者利用計算機網(wǎng)絡技術，運用科學合理的檔案管理軟件，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，提高檔案管理水平，更是為檔案隨后的使用夯實基礎的一個要點。此外，收養(yǎng)兒童檔案記載了在福利院內(nèi)生活兒童的生存與發(fā)展資料，記錄了我國福利事業(yè)的發(fā)展，信息化的兒童檔案能夠有效地豐富福利院檔案，還能夠為國家制定工作計劃、出臺法律法規(guī)提供依據(jù)。

2 現(xiàn)階段我國福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理問題分析

首先，受客觀條件制約，與西方發(fā)達國家相比，我國社會福利事業(yè)的發(fā)展相對較晚，與福利事業(yè)相關的收養(yǎng)兒童檔案信息化管理沒有指導性的理論依據(jù)，也因此我國收養(yǎng)兒童檔案模式仍然被局限于傳統(tǒng)檔案管理模式之中，檔案的服務作用的發(fā)揮因此備受阻礙。其次，由于傳統(tǒng)的檔案管理方式仍是我國福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案管理的主要模式，也因此收養(yǎng)兒童檔案的信息錄入仍然以人工書寫為主，檔案的查詢完全依賴于人力翻查，檔案管理效率低下，檔案信息的準確性也因此難以保證。最后，以人工書寫為主的檔案以紙為媒介，紙質(zhì)媒介在保存、搬運等等方面存在弊端，也因此信息統(tǒng)計難以詳盡，檔案中兒童健康、性格、收養(yǎng)分布等等數(shù)據(jù)難以細致表現(xiàn)，也因此極易出現(xiàn)前后數(shù)據(jù)差異問題，不僅影響了檔案的質(zhì)量，更影響了檔案管理者的工作效率。

3 福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理的策略分析

3.1 創(chuàng)新檔案管理模式

檔案管理的最終目標是利用檔案服務于各種社會工作。隨著時代的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡信息技術應用已經(jīng)成為社會發(fā)展的一種必然，福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案想要完成檔案管理的最終目標，就需要不斷的創(chuàng)新自身的管理模式，與時俱進的發(fā)展，如此才能夠跟得上時代形勢，符合社會需求。在創(chuàng)新檔案管理模式的時候，相關人士必須有意識到解放思想，盡可能的擺脫傳統(tǒng)檔案管理思路的限制，要不斷提高檔案管理的服務意識，要能夠正確全面的認識檔案管理，并根據(jù)新的思想確定檔案的內(nèi)容、搜集等等工作，要能夠使檔案管理充分的體現(xiàn)檔案的價值。值得一提的是，檔案管理者是創(chuàng)新檔案管理模式的主要執(zhí)行者，也因此，想要完美地完成上述工作，檔案管理者必須有極高的素質(zhì)、極高的業(yè)務水平以及極強的信息現(xiàn)代化技能，如此才能夠保證檔案管理創(chuàng)新模式的建立少有阻礙。

3.2 提高檔案管理質(zhì)量

檔案管理質(zhì)量的提升能夠有效的提高檔案管理者的工作效率、提高檔案管理的服務性能。福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理需要不斷的完善檔案檢索系統(tǒng)，要不斷的改進案館指南、全宗、專題等，還要有意識地對檔案檢索系統(tǒng)進行信息化網(wǎng)絡化改革，逐步建立網(wǎng)絡目錄檢索，以提高檔案管理質(zhì)量。值得一提的是，檔案檢索體系的形成不僅與信息化的普及聯(lián)系緊密，還與不同福利院之間的合作、交流相關。因此福利院方面應該加大與其他福利院的合作力度，共建檔案信息聯(lián)網(wǎng)查詢系統(tǒng)，以拓寬兒童檔案檢索平臺，以提高檔案管理的服務質(zhì)量。

3.3 強化檔案管理的信息編研

對檔案管理工作而言，檔案信息編研是一個重點。檔案信息編研以研究館藏檔案為途徑，在研究檔案內(nèi)容的基礎上加工檔案，并以加工檔案為依據(jù)預測社會需求。正因為檔案信息編研具備上述屬性，也因此檔案信息編研能夠有效提高檔案的利用率，還能夠滿足信息時代檔案工作的新要求。福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案管理的信息編研工作應該加大力度改革傳統(tǒng)檔案資料的力度，要改變簡單收集、整理的檔案管理模式，要深化研究檔案、運用檔案。也因此，在編研選題的過程中，檔案管理者必須充分結(jié)合實際情況，要科學確定編研主體，要積極聯(lián)系各方力量，共同做好編研信息、錄入等等工作。當然，在條件允許的基礎上，檔案管理者還應對檔案內(nèi)容進行深入探索，要深入的研究檔案之中包含的特征和問題，科學加工檔案，全面提高檔案利用率。

3.4 提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)

因為福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案與其他檔案差異明顯，也因此兒童福利院檔案管理與其他檔案管理差距較大。檔案管理人員在落實兒童福利院檔案信息化管理的過程中必須嚴格遵循檔案管理的各類規(guī)定，還要變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案錄入為電子錄入。也因此，檔案管理人員不僅要具備強的檔案管理素質(zhì)還要具備強的信息化技術能力，要能夠多元化發(fā)展檔案管理，要能夠在檔案管理的過程中合理運用先進的設備和技術以保證檔案的完整、有效。

4 結(jié)束語

在檔案管理的過程中融入先進的科技，提高檔案管理質(zhì)量，完善檔案管理工作的服務功能，最大化利用檔案效益，是當今社會一個熱點話題，福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案亦不例外。綜上所述，福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理意義巨大。收養(yǎng)兒童檔案信息化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，相關人員需要予以重視。在落實福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理的過程中，檔案管理人員必須有意識的創(chuàng)新自身的檔案管理模式，要善于利用現(xiàn)代科技手段多元化發(fā)展檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量，變被動的檔案管理為主動管理。雖然現(xiàn)階段我國福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理仍然存在問題，但是相信通過相關人士的不懈努力，我國兒童福利院檔案管理工作一定能夠得到發(fā)展，我國兒童福利事業(yè)也一定能夠因此獲得源源不絕的發(fā)展動力。

參考文獻

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