探析數碼照片檔案管理辦法

戴建華

摘 要：隨著信息技術水平的提高，數碼照片已取代紙質照片成為主流，加強數碼照片檔案管理工作刻不容緩，本文結合實際工作，對數碼照片檔案管理辦法進行探討，提出進一步提高數碼照片檔案管理工作的一些途徑和辦法。

關鍵詞：提高；數碼照片檔案；管理辦法

隨著信息技術水平的提高，數碼攝影技術因其具有使用方便、可以隨時檢查拍攝效果、存儲量大、傳播便捷等特點，迅速成為今天被普遍使用的攝影技術。數碼照片成為主要的照片形式，它以特殊的載體方式，反映悠久的歷史重大變革和重要人物的歷史面貌，極大的彌補了紙質檔案的不足，是單位檔案資源的重要組成部分。由于數碼照片在存儲上有自身的特點，與一般傳統照片檔案在整理有所不同，為了更好地保護、利用這些生動、形象的特殊載體檔案，采取有效措施，加強數碼照片檔案管理工作刻不容緩。本文就如何提高數碼照片檔案管理辦法進行探討。

1 數碼照片檔案管理工作的現狀

1.1 對數碼照片檔案管理認識意識亟需加強

由于傳統的檔案觀念，基層單位一般重視文書檔案管理，忽視照片檔案的收集與管理，相對照片檔案管理，數碼照片檔案起步更晚，從領導到一般干部對數碼照片檔案管理認識程度不深，宣傳不到位，管理意識淡薄，制度和規范不健全，影響了數碼照片檔案的制度化管理，使數碼照片檔案的完整和系統性受到影響。

1.2 數碼照片檔案收集意識淡薄，收集難度大

一是數碼照片收集來源更廣泛，由于數碼照片機及智能手機的普及，“拍照”不是辦公室的專利，數碼照片的形成方式更為隱蔽，接收的觸角更為廣泛，收集更難。二是收集制度不健全，拍攝者和檔案管理人員職責不明確，檔案人員與拍攝人員沒有及時溝通，多數部門的照片處于自由形成、自由處理的狀態，沒有統一管理。許多珍貴的照片散落于各職能部門，許多人員對照片檔案沒有意識，甚至將照片視為己有，不愿意上交或者不妥善保管，以至照片被丟棄、遺失，都造成數碼照片檔案收集難的原因。三是拍攝者缺乏數碼照片收集意識和檔案業務知識，拍攝完畢后只是將大量的數碼照片卸載，轉存于電腦上，很少有拍攝者會及時對其進行篩選、分類、編寫圖片說明等初步整理工作并主動上交，而隨著時間的推移，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確，甚至丟失。

1.3 數碼照片檔案保管存在安全隱患

一是數碼照片易損，由于數碼照片數據的保存和使用完全依賴于計算機硬件、操作系統和應用軟件，因此任何電腦病毒、硬件故障、軟件升級、網絡傳輸過程等因素的影響，都容易導致出錯和誤操作，造成數據文件的破壞或丟失。二是數碼照片易改，目前數碼照相機常用存儲格式是JPEG，這種格式的圖像瀏覽和編輯都可以打開它，因此這種格式的圖片文件極易被修改，而且一般難以看出痕跡。三是數碼照片易轉，復制或者轉移數碼照片檔案等相關行為很難察覺，威脅到了照片的保密性；另外一個方面照片源頭不容易控制，且拍攝者自身保密意識較低，隨意地進行儲卡的拷貝，或者用非指定電腦來傳輸以及存儲照片，這些都在一定程度上影響著檔案的安全性。四是存儲設備不可靠，常用的光盤存儲存在著數據無法讀取等問題。

2 加強數碼照片檔案管理的方法和途徑

2.1 加大宣傳力度，提高對數碼照片檔案重要性的認識

一要大力宣傳《檔案法》、《照片檔案管理規范》等法律法規，逐步引導廣大職工樹立起正確的照片檔案管理意識，尤其是要不斷提升領導層的照片檔案管理意識，從思想上切實把照片檔案作為一項重要的工作內容來抓。二是善于抓住機遇，結合基層單位特色，以制作紀念畫冊、創建展廳為契機，大力宣傳數碼照片的價值和重要性，全面征集照片，提升照片檔案工作在整個單位內的影響力，拉近了照片和職工的距離，使廣大員工了解照片檔案作用，充分認識照片檔案的重要性，增強全員數碼照片的檔案意識，使照片檔案的收集工作獲得各方面的支持。

2.2 加強管理，制定辦法，狠抓制度落實

要改變數碼照片檔案管理工作的現狀，制定一個切合實際的管理辦法是很有必要，根據已有的《數碼照片管理辦法》，不斷完善單位的照片檔案管理規范并制作流程，使照片檔案從歸檔范圍、收集方法、價值的鑒定、整理、歸檔到保管統計利用，每一個環節都有有章可循，讓所有職工對數碼照片檔案管理工作流程有明確的理解，提高對數碼檔案管理工作的配合程度，使之成為自覺。

2.3 加強檔案人員及拍攝人員專業技能培訓，提高業務水平

信息技術是數碼照片檔案存在和發展的前提，數碼照片檔案既具有文件的特性信息，又是以數字信息為特點的文件。對數碼照片檔案的管理不僅涉及到著錄、整理等檔案業務工作環節，而且還涉及到檔案管理軟件的應用、圖片處理應用等與計算機相關的專業知識，各單位要加強檔案人員繼續再教育，通過培訓、交流、自學等方式不斷擴展其知識面，在加強對檔案業務知識學習的同時，要增強檔案人員及拍攝人員對計算機、網絡技術和攝影技術的掌握力度，使其能熟練地掌握計算機數據庫技術、圖片編輯軟件技術等，以確保數碼照片的安全性、完整性和真實性。

2.4 實現數碼照片檔案工作的數字化管理是數碼照片檔案科學化管理的有效途徑

隨著文件檔案一體化管理的日漸成熟，數碼照片檔案數字化是發展必然趨勢，是提高照片檔案工作科學化的必由之路。借助辦公自動化管理平臺，利用綜合檔案管理系統通過著錄功能將照片和數據庫掛接，建立信息的關聯性，具有“操作方便、立卷、檢索快捷、資源共享”特點，實現數碼照片檔案“收、管、存、用”各種功能，以服務廣大職工，是單位數碼照片檔案數字化建設的最終目的。

2.5 全面出擊，抓住關鍵環節

數碼照片檔案的收集是整個檔案管理工作的起點和基礎，收集工作的質量高低直接影響到整個數碼照片檔案管理水平。由于數碼照片的形成方式更為隱蔽，接收的觸角更為廣泛，收集的內容更多，相對傳統照片檔案收集也更為復雜。為了保證收集完整，檔案部門應主動實現“等靠要”被動式收集向“走出去”開放式收集轉變，多管齊下，切實做到應收盡收。一要明確收集范圍。檔案人員應根據本單位照片檔案的形成規律和特點，確定本單位的檔案收集范圍。二要建立數碼照片收集制度，實施前端控制，檔案部門密切關注單位工作動態，要對預歸檔部門進行有針對性的業務指導，使他們清楚自己的職責，清楚歸檔的范圍和要求。對于重大活動，檔案人員應主動參與，跟蹤服務，全面了解檔案信息資源，提出管理要求，做到“提前介入，全程監管”。三要明確收集時間。采用定期收集與隨時收集相結合。四要抓住重要環節。引導與控制照片檔案的流向，如領導或業務人員外出開會、調研、考察形成的照片和單位機構調整、人員變動過程中會出現照片被經辦人帶走的情況。五要點面結合，抓住重點部門和重點人員，對產生照片檔案較多的宣傳、生產一線、黨政工團等重點部門和重點個人，作為照片檔案收集工作的重點。

2.6 加強措施，確保數碼照片檔案安全

由于數碼照片數據的保存和使用完全依賴于計算機硬件、操作系統和應用軟件，因此任何電腦病毒、硬件故障、軟件升級、網絡傳輸過程等因素的影響，都容易導致出錯和誤操作，造成數據文件的破壞或丟失，為保證數碼數據的安全，需對其進行備份，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線結合的方式實現多套備份，在線存儲著眼于應用，離線存儲則側重于保存和備份。一是在綜合檔案管理軟件對數碼照片檔案進行在線備份；二是利用穩定的載體光盤進行脫機備份，并按保管條件購買光盤專用柜進行儲存，為了防止圖像被修改，光盤只能采用只讀光盤，一次性寫入，還要做封盤處理；三是對于重要的和利用頻率高的數碼照片檔案沖印成紙質照片實現雙套保存。同時，建立數碼照片檔案檢查制度，定期對數碼照片檔案讀取設備和相應軟件進行檢查，發現問題，及時解決，隨著系統設備更新或系統擴充，應及時對歸檔的數碼進行數據遷移。

3 結束語

對于數碼照片檔案這特殊檔案的管理，只有通過不斷地探索，不斷總結合理、科學的管理模式，才能達到數碼照片檔案安全長效地管理。

參考文獻

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[2]劉泓 企業數碼照片檔案管理問題及對策探究，《檔案時空》 2012年第12期

[3]何涓 數碼照片檔案的管理與研究，《辦公室業務》 2015年8月endprint