淺談信息化建設下的科技檔案管理

康海珍

摘 要：介紹了現階段企業科技檔案信息化的建設情況，分析了傳統科技檔案和數字化科技檔案的特點，以及檔案人員的工作轉變。

關鍵詞：科技檔案；信息化建設

企業科技檔案是企業在生產過程中形成的具有保存價值的資料，是企業生產生產活動中真實可靠的歷史憑證，具有法律效力，且對業務工作的查考、總結經驗、決策研究起著相當重要的參考價值，維護好企業科技檔案的完整和安全，對企業的生產和發展至關重要。

傳統科技檔案管理一般而言在于管理檔案實體，側重于對紙質文件和庫房的要求。庫房需要足夠的面積，再配備相應的檔案庫房設備如空調、滅火器等；檔案管理員需要對每份紙質文件（文本、底圖、藍圖）或膠片光盤等載體進行分類編號、標識蓋章、打包裝袋，檔案排架、倒架、重復利用時的抽配、借閱及歸還等一系列的工作，傳統的科技檔案管理工作造成了拖延了業務的運作速度，降低了利用的效率。

中國瑞林工程技術有限公司創新開發了NIMS一體化智能管理信息系統，科技檔案信息建設工作也隨之穩步展開。基于計算機技術與網絡技術的廣泛應用，數字化信息讀取方便、不受時間空間限制的特點，信息建設工作為員工獲取知識和信息提供了更好的條件，更大限度的發揮出科技檔案的信息價值與知識價值。信息化建設工作依托于一個完善的圖檔系統，該系統應能滿足對科技檔案數據信息的采集存儲、格式轉化、權限控制、檢索瀏覽、借閱管理及統計報表集一體的功能需求，將檔案人員從繁雜的工作中釋放出來，檔案管理的重心轉向數據精細化管理，提高了工作效率，加快了檔案從歸檔到利用的速率，最大限度的利用好檔案資源，實現檔案業務的辦公自動化。

現階段企業科技檔案信息化建設主要集中在三個方面：

1）傳統檔案的數字化，即將傳統的紙質檔案及膠片光盤通過掃描、轉換格式等方式，存儲為數字化檔案復制件，并上傳至圖檔系統。對于傳統檔案的數字化，掃描工作的完成是大前提，工作的完成度包含數量與質量。由于公司歷史悠久，碩果累累，需要進行掃描的紙質文件數以百萬計，而在繁重的掃描任務下一定要保證掃描文件的質量。掃描時需要對生成的圖像進行仔細的質檢驗收，圖像是否清晰，命名圖號是否正確，成套掃描件有無張數缺漏等；同時對于相關條目進行細致的核對，相關的條目元數據值權限一一對應，在保證最終上傳至圖檔系統的電子文件完整準確，杜絕少傳、漏傳、傳錯等失誤發生的同時，也保證相關專業人員能夠順利在線瀏覽與借閱。電子文件作為紙質文件的有效補充形式，必須與紙質文件保持一致性，當紙質檔案修改時，電子文件也必須及時更新，同步歸檔。

2）通過信息系統線上設計的文字、圖表等電子文件經歸檔形成數字化電子檔案。在線策劃設計是一項創新的事務，給科技檔案管理帶來新的改變。由于在線策劃人員非檔案人員，需要補充科技檔案分類基礎知識，才能做出組織出符合規范的項目結構，保證后期檔案的分類整理工作質量。且科技檔案形式種類各式各樣，需做好不同類型電子文件間數據接口之間的通用性與兼容性，保證系統的適用性和實用性。在信息化條件下的企業科技檔案管理工作需要更加標準化與規范化，實行科學的管理，采用統一的檔案信息采集標準，統一的規范化數據類型，才能建立好一個快捷有效、合理有序的檔案信息數據庫。信息智能化平臺建設是一項長期而充滿挑戰的任務.

3）公共知識庫的平臺分享購買或工作中收集而來的技術標準、行業規范、設計圖集等。此數據庫應保證信息的準確性，不能在企業內傳播共享錯誤信息，及時更新和修改過時信息。為方便使用，提供了在線瀏覽和下載途徑，提供不同的搜索方法與資源分類，提供訪問日志和更新日志。且在日常生產過程中不斷收集有利用價值的標準規范，保證企業知識的有效累積、傳播及共享。

科技檔案信息化建設是現代企業管理提升的必經之路，但并不意味著完全放棄傳統的紙質檔案形態。電子檔案盡管有很多優點，但也存在著一些有爭議的地方。由于電子檔案的信息和載體可以分離，鑒定其原始性難度很大，容易被不留痕跡的篡改，使得檔案的可信度降低，由于技術和設備更新日新月異，電子文件的兼容性和識別性存在不確定因素，容易因系統更新或軟、硬件損壞造成數據丟失，簽名簽章的存在被截取的隱患等等。計算機網絡安全也是值得關注的地方，為杜絕黑客攻擊及不良信息入侵等隱患，應加大對信息系統的開發，加密存儲電子檔案，嚴格限制使用者的權限，加強網絡認證技術，建立好一套專業的保障體系來確保運行安全及信息安全，維護好個人隱私及知識產權。此外，紙質檔案維護成本相對電子檔案維護成本較低，電子檔案維護需借助計算機軟硬件設備，定期的維護及優化費用比較復雜，也對管理電子檔案人員的知識技能與業務素養相對要求較高。在法律憑證效力和安全保密性上，傳統紙質檔案原件有著電子文件無法比擬的優勢，依然發揮著舉足輕重的作用。因此，紙質檔案和電子檔案并存（“雙套制”）是現階段最普遍最合理的檔案管理方法，二者有著各自的適用范圍，相互依賴，相互補充，檔案管理人員應更好的利用二者的優勢發揮效用，努力實現檔案利用的主動化、多元化、優質化，實現檔案業務跨越式發展。

科技檔案信息化極大的提升了檔案管理的水平，也同時對檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理員應對檔案信息的收集、整理、利用過程非常清晰，又掌握一定的信息管理技術及網絡安全知識，對信息系統結構層次略有涉及，有新型檔案信息資源分析的能力，能為信息系統的開發與優化提出專業的意見和建議，為構建滿足企業信息化建設特殊需要的科技檔案信息化系統而努力做高素質復合型人才。

隨著檔案信息化進程的不斷深入的探索和發展，重管理輕利用的檔案管理方式已成為過去式。管理是手段，利用才是目的，因此檔案信息化建設工作的開展應該本著方便利用的中心，科學規劃管理方法，積極推進信息共享，提高科技檔案的采集面和利用率。檔案工作的本質是服務，服務的宗旨是以人為本。檔案人員更應立足本職工作，強化責任意識和服務意識，積極主動，熱情周到，細致入微，任勞任怨，用智慧和行動提升檔案信息化服務質量，盡最大努力讓每一位使用者高興而來，滿意而歸。

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