關于對辦公室公文精益化管理的思考

白茹

【摘要】近幾年，在辦公室精益化管理理念的指引下，辦公室公文管理水平得到顯著提高，極大促進了各項工作的順利開展，但也存在一定的問題。本文主要分析了辦公室公文管理中存在的問題，并探討其改善思路。

【關鍵詞】精益化管理；公文

辦公室工作由比較瑣碎、繁雜的眾多細節所組成，任何一個小的忽略或馬虎，都可能導致問題出現。近年來，辦公室公文管理水平得到顯著提高，但也存在不精細的問題，需要不斷改善工作思路，從而推進管理的規范化和精益化。

一、辦公室公文管理存在的問題

（一）收文登記分類不清晰。收文指的是及時接收外部送達單位機關或公司的公務文書，主要包括文件、信函、資料、電報等。辦公室在收文登記中存在分類不清晰的問題，一般公文、涉密公文等不同類型的公文沒有進行精細化分類，也沒有根據文件的輕重緩急進行分類登記，為辦公室收文接下來的工作造成不便。

（二）公文傳閱記錄不完善。公文傳閱指的是單位或公司文秘部門按照領導簽署的傳閱意見，及時將接收的公文資料等信息提供給相關負責人和其他部門人員閱辦。辦公室公文傳閱記錄存在不完善問題，公文傳閱記錄不完善會影響控制公文的行蹤和傳閱速度，造成公文積壓，或出現丟失文件等嚴重問題。

（三）公文流轉效率低。公文流轉是辦公室重要業務之一。現代化辦公流程基本都已經實現自動化，但是實際操作過程中依然存在公文流轉效率不高的現狀，主要問題包括公文流轉辦理的時間長，各個部門之間的協調工作沒有處理好等，這些問題都造成公文流轉不及時。

（四）公文歸檔交接不清晰。公文歸檔中對于應歸檔公文與不需歸檔公文的區分不明確，造成工作效率降低；在公文歸檔交接過程中各項登記記錄不完善，易造成公文歸檔錯誤；歸檔交接手續辦理前，對公文的檢查不到位，出現交接公文數量的缺失。

二、辦公室公文管理的改善思路

（一）建立收文相關登記表格，規范收文登記，做到分類清晰精益管理。1.市委、市政府涉密公文單獨分類登記保存。在涉密文件的收發、登記等工作上，嚴格按照《中國共產黨機關公文處理條例》《國家行政機關公文處理辦法》等相關法律法規處理。及時對涉密文件單獨登記，根據其相互的聯系、特征和保存價值分類登記，保證公文信息的準確、完整。省局紙質公文要與一般公文、涉密公文等區別開來，單獨進行登記和保存。2.紙質公文單獨登記保存。按照規定要求完成局（公司）紙質公文的登記、編號、蓋章、發送、保管工作。公文的登記要按照登記表進行詳細記錄，保證文件的合理分類和保存。3.外來郵件登記。收到外來郵件及時進行拆封，按照要求在來文登記表中進行登記、編號，涉密文件要單獨登記，提交部門主要負責人擬辦，呈送領導批示，按領導批示意見呈送部門辦理，并在公文傳閱表中進行登記。及時收回傳閱文件，妥善保管。

（二）建立公文傳閱登記表，對公文傳閱實行登記跟蹤，防止公文在傳閱環節積壓或丟失。辦公室要嚴格按照流程對文件進行登記，采用傳閱登記表，登記內容主要包括文件號、送閱部門、接收人、接收時間、退回時間、備注等信息，實行登記跟蹤，防止公文在傳閱環節積壓或丟失，信息泄露等問題，并且在出現問題后能夠從公文傳閱登記表上找到責任人。

（三）加強公文流轉的督辦工作，提高辦文效率。首先，對公文流轉提出時限要求，重要公文在1日內處理完畢；一般復雜公文或涉及多個部門的公文在3日內處理完畢。需要及時處理的公文信息要詳細記錄，按照公文要求在處理箋上標注出處理時限。公文管理部門要根據公文辦理的輕重緩急及時詢問處理情況，多督促相關部門按時完成公文流轉，避免職責不明、無人辦理現象的發生。其次，要做好督辦工作，建立公文催辦制度。一般事項15個工作日內通報一次，重大事項及時督辦通報，有利于提高公文流轉速度，改善工作作風，提高管理水平。

（四）做好與檔案管理員的公文交接登記手續。首先，要區分歸檔與不歸檔的案卷，應歸檔文件及時移交給檔案管理員。其次，要將交接的文檔目錄復印成一式三份，移交部門與接收部門各一份，檔案盒內保留一份，還要附有《移交備考表》，詳細記錄移交人、接收人、交接時間等各項信息。現代化的檔案管理軟件有利于提高檔案管理效率，是當前辦公室廣泛應用的管理方式。一方面，公文交接時，交接雙方要嚴格檢查文件質量，另一方面，檢查案卷內文件的數量，與移交目錄內所列的數量是否吻和。最后，嚴格辦理公文交接等手續，對符合要求的公文文件辦理移交手續，移交目錄雙方各一份，在核對無誤后雙方簽字登記。辦公室公文交接要做到每半年OA公文及紙質公文交接一次。

（五）收發文件做好文檔歸檔和保密工作。辦公室工作應及時將傳閱完畢、辦理結束的局（公司）文件進行整理歸檔，涉密文件要單獨保存在保險柜中，確保文件資料的完整和安全。在次年的3月底前將文件資料移交檔案室。

三、結語

隨著現代社會分工越來越專業和精細，一個精益化的工作和管理時代已經來臨。新形勢下，將精益化管理理念融入辦公室公文管理之中，實現辦公室從粗放型管理向精益化管理的快速轉變，才能不斷提升辦公室工作質量和服務效能。

【參考文獻】

[1]孔青.施甸縣紀委監察局公文收發文管理系統的分析與設計[D].云南大學，2013.

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