淺探公文發文字號中嵌字的規范化使用

覃朝花

【摘要】在實際應用中，嵌字的使用經常呈現混亂的局面。本文在總結前人研究的基礎上，通過分析發文字號中嵌字的使用現狀及其使用不規范的原因，進而提出具體的應對策略，以期對發文字號的規范化使用有所裨益。

【關鍵詞】公文；發文字號；嵌字；規范化

發文字號，又稱發文編號、文號，是發文機關就一定時期內（一般是一年）各種不同公文進行排列的順序號。它是公文的重要組成部分，每一個發文字號都代表了一份公文。長期以來，應用寫作學界一直致力于推進發文字號的規范化使用，從多角度對其進行研究。但對于嵌入“發文機關代字”與“發文年份”之間的諸如“發”“呈”“函”之類的字（以下簡稱“嵌字”）的歸類問題，研究者們各執觀點。一是認為發文字號中應當使用嵌字。二是認為發文字號中不應該使用嵌字。三則認為發文字號中是否使用嵌字視具體情況而定。

前人的研究對于應用文的寫作及應用都有一定的理論指導和現實意義，但過于絕對化的說法和做法使公文處理過于死板硬化，不利于公文處理規范化；視情況而定的做法固然比較合理的，體現了公文處理規范性與靈活性相結合的特點，但如按上述的分類標準來確定是否使用發文字號，則會陷入研究層面過于淺顯，經受不住進一步推敲的窠臼。筆者認為，發文字號中需使用嵌字，但是此前要建立一個統一的標準，該標準需體現出一定的層次性。即優先以第一級標準來選用嵌字，在無法按照這一級標準來選用時，則用二級標準。

一、發文字號中嵌字的使用現狀

建國以來的歷次公文處理相關條例、辦法均明文規定：發文字號“由發文機關代字、年份、發文順序號組成”。由此可見，發文機關代字、年份、順序號是發文字號中固有的三要素。如“粵府〔2016〕18號”，即是由廣東省人民政府的機關代機“粵府”+發文的年份“2016”年+發文順序號“18號”三要素組成。但是在實際應用中，發文字號并不都是簡單的三要素形式，而多在“發文機關代字”與“年份”之間嵌入“發”“呈”“字”“函”等嵌字。此類嵌字夾在發文機關代字與發文年份之間表示一定意義。據統計，嵌字的表現形式主要有：

（一）表示行文方向的嵌字。有“發、呈、函”等，下行文一般用嵌字“發”，如“國辦發〔2016〕16號”，表示國務院辦公廳2016年下發的第16號文件；上行文一般用“呈”，如“黔府呈〔2015〕31號”，表示貴州省人民政府2015年發出的第31個上行文件；平行的一般用“函”，如“鄂政函〔2016〕74號”，表示湖北省人民政府2016年發出的第74號信函。

（二）表示文種的嵌字。有“復、通、報、請”等，“復”表示批復，如“司復〔2015〕4號”表示司法部2015年發出的第4號批復；“通”表示“通知”，“鄂組通〔2016〕2號”表示湖北省組織部2016年發出的第2號通知；“報”表示文種“報告”；“請”表示文種“請示”等。

（三）表示文件內容特征的嵌字。如“干”表示文件的內容與干部人事任免相關，“桂政干〔2016〕19號”表示廣西壯族自治區人民政府2016年關于人事任免方面的第19號文件。

（四）表示發文形式的嵌字。如“明電”表示與電報相關的文件，如“吉政辦明電〔2015〕16號”表示吉林省人民政府辦公廳2015年以明碼電報形式下發的第16號文件。

（五）表示其他意義的嵌字。如“秘”“文”“字”等“皖政辦秘〔2014〕251號”“閩政文〔2016〕161號”“榆政字〔2016〕16號”等。

由上述內容可看出，發文字號中嵌字的形式多種多樣，這一方面體現了公文寫作處理的靈活性，同時也將公文的性質、內容、特征等方面表現得更為簡潔明了；另一方面，由于各省、部門在行文時各自依據的標準不一，在同類情況下行文時選取了不同的嵌字，極易造成公文處理的混亂，不利于公文規范化進程。據初步統計，我國大陸范圍內的31個省、自治區及直轄市的省部級黨政機關向下行文時，有80.6%在發文字號中使用“發”“字”“秘”等嵌字，僅有19.4%未使用嵌字。這一方面體現出將嵌字統一加入發文字號中的舉措的合理性；另一方面則表明嵌字的規范化使用需建立在擺脫當前混亂局面的基礎上。而要從根本上擺脫這一局面，首先須溯本求源，明了成因，才能對改進當局有所裨益。

二、嵌字使用不規范的原因分析

造成嵌字使用不規范的原因主要有以下四各方面：

（一）上無原則性規定。現行《黨政機關公文處理工作條例》（2012）中對于發文字號的闡述較為簡短，即“發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。”，此外并無其他補充說明和解釋。由此給人一種“發文字號=發文機關代字+年份+發文順序號”的直觀印象，即發文字號除此三要素之外，再無其他構成要素。《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012）中對于發文字號中的排布、年份及發文順序號作了較詳細的說明，但只字未提“發文機關代字”，更未提到嵌字。因而發文字號的使用并不統一，基本組成形式有二：一是發文機關代字+年份+發文順序號，如“閩政〔2016〕29號”；二是發文機關代字+嵌字+年份+發文順序號，如“鄂政發〔2016〕40號”。

常規上，下級的工作需緊緊圍繞上級的安排進行，如果沒有統一的要求，碰到類似情況時，下級多會參照上級的做法來執行，如國家最高黨政機關中共中央、國務院向下行文時，常以“發”類嵌字作為發文字號的一部分，下級機關在擬寫發文字號時，多參照中央和國務院的做法行事，因而在使用嵌字下發公文時，以“發”字的使用頻率最高，然而中央和國務院作為系統內最高級別的發文機構，其發文方向具有一定的局限性，一方面，它們的發文以下發的形式最為常見，平行次之。故“發”字幾乎成為了下行公文的代名詞，有些下級單位和部門由于領悟不透徹，所以無論是上行、下行，還是平行，都用了“發”字，這種做法顯然是不合理的。另一方面，除了向下行、平行之外，它們不發上行文，因而下級機關在發上行文時，就沒有了統一的參照標準，有的地方或部門意識到了這一問題的嚴重性，結合國家的公文條例等相關規定對本地區、本部門的公文處理作了合理的補充說明，一定程度上緩解了發文字號使用混亂的局面，然而這一做法在對外行文時也表現出一定的局限性，且大部分地區和部門并沒有意識到這一問題的重要性，因而未采取相關規范舉措，而是各行其是，嵌字之使用雜亂無章。

（二）理論指導著作眾說紛紜。因無統一的規范性標準，文書工作者，特別是初涉公文寫作的文書工作者，或是有一定的公文寫作經驗，但不足以應付新情況新問題的文書工作者，往往將公文指導著作作為答疑解惑的第一選擇。但由于每部著作的作者對公文條例等相關規定的理解程度不一，其各自的出身經歷、過往經驗更是五花八門，因而每部公文理論指導著作的觀點不盡相同。

各類公文理論指導著作中對于發文字號組成情況的解釋大致有三種。一是主張發文字號由“發文機關代字”“年份”“公文順序號”三個要素組成，其中“發文機關代字”為單一內容，不包含“發、函、字”之類的嵌字。二是主張發文字號由“發文機關代字”“年度”“發文順序號”三個要素組成，但是“發文機關代字”由代表發文機關的規范性代字和“發、函、字”之類的嵌字兩部分組成。三是指出發文字號由“發文機關代字”“嵌字”“年份”“發文順序號”四個要素組成。以上三種觀點中，第三種無疑最貼近實際，最有指導價值。即承認嵌字是發文字號中不可或缺的一大要素。然而著作中對于嵌字的使用說明，更是眾說紛紜。據統計，各理論著作中，對于嵌字的稱呼有嵌字、發文類型代字、發文性質代字、文種代字、行文方向代字、內容特征代字、發文方式代字、文件承辦部門代字等多種形式，有的著作認為嵌字只有上述名稱中的某一個稱呼，有的則認為是多個稱呼并存，并無統一的說法。因此，當文書工作者在工作實踐中求助于公文相關理論著作的指導時，其所獲得的答案不一，嵌字使用之混亂就顯得尤為突出。

（三）習慣使然，不作變通。在公文實務中，文書工作者除了依據沒有具體規定的原則性標準及相關理論著作的指導之外，還常常依靠長期從事公文寫作的前輩指導，這些前輩依據長期以來積累的辦文經驗來編制發文字號。然而經驗作為一種主觀性的存在，每個個體對于客觀事物的反映形式不盡相同，因此每位前輩的觀點也必然存在一定的差異。這種差異的表現與上述關于公文理論著作的表現相近之外，還有兩點不同：一是隨著時間的推移，每位前輩的辦文經驗不斷豐富，其對于公文處理的觀點也會有所變動，但也不盡然都往規范化的道路駛進，從而陷入了觀點前后不一，甚至是自相矛盾的窠臼。二是每個前輩所處的地區、部門不一，他們的辦文經驗在一定程度上只適用于本地區、本部門，對于非本地區、部門的單位則不一定適用，當將他們的經驗用于其他部門、地區時，則不見得一定會適用。

（四）文書工作者個人能力素質不一。文書工作者的能力在很大程度上決定了公文的辦文質量，從整體上看，文書工作者無外乎有四類：一是有能力且有心改變發文字號混亂局面的文書工作者。能力較突出文書工作者常能夠發現問題所在，并有意識地結合實際制作出適合本部門實行的公文處理相關制度，這一類的作者所在部門的公文處理工作往往比較規范化。二是有能力但無心改變現狀的文書工作者。他們雖然有進一步規范發文字號中包括嵌字使用方面的能力，但是沒有意識到發文字號對于公文的重要性，更沒意識到嵌字對于發文字號的重要性，因而過分安于現狀。三是無能力但有心改變現狀的文書工作者。這部分的人雖有著較好的出發點，但有心無力，對于改變當前混亂局面無實質意義。四是無能力且無心的文書工作者。他們既沒有認識到嵌字對發文字號的重要性，也沒有能力去改變當前的混亂局面，不思進取，得過且過。在實踐中，第一類文書工作者并不多見，第二、三、四類則占據了文書工作者的絕大部分，因而發文字號中嵌字使用之混亂不言而喻。

由上述內容可知，造成嵌字使用混亂的根本原因在于沒有一個統一的標準，因而造成各指導論著眾說紛紜，各文書工作者“各抒己見”，各行其是，這一混亂的局面亟需改變。

三、規范化的應對策略

嵌字在發文字號中的廣泛使用說明其重要性，然其在使用過程中的混亂局面同時也說明采取相應對策改變這一現狀，建立統一的使用標準勢在必行。

（一）嵌字的使用標準。1.準確性與概括性。發文字號中的嵌字須準確反映公文的某一項內容，這一項的內容可以是反映公文文種、公文性質、公文行文方向、公文內容等中間的任何一項，如“發”表示行文方向“下發”“請”表示公文文種“請示”，“任”表示公文內容為“人事任免”等，不隨意使用模棱兩可、容易引起歧義的字來代替。此外，嵌字需有高度的概括性，它多為單字的形式，且該字須高度概括公文相關內容或屬性。準確性和概括性是合一的，只有在準確地選擇嵌字的基礎上，才能對其進行高度概括。2.統一性和唯一性。統一性是指對于嵌字的選用需建立在一個統一的范疇之中，如統一按照行文方向選用嵌字，特殊情況下再據實際情況有所變通，如此，可避免因不同屬性的嵌字“滿天飛”的亂象。同時，在統一性的基礎上，必須保證嵌字使用的唯一性，即某一個嵌字只代表唯一的一項含義，不搞一字多義的形式，如此，可避免因一字多義而造成的以同一個標準針對同一份公文卻有多個嵌字可選的局面。如“通”只表示文種“通知”，并不表示文種“通報”。統一性和唯一性是辯證統一的關系，二者共同體現在嵌字的選用中。3.實用性和可操作性。公文是實用性很強的文體，因而嵌字作為公文的一部分，也應當具有較強的可操作性。這方面的可操作性是指嵌字在表達一定意義的基礎上，能夠體現一定的實用價值。即通過某一嵌字，人們可以較為明確地聯想到與公文相關的內容，進而對公文內容有初步了解。

（二）規范化的策略。相關部門制定統一標準，將嵌字的使用規范化。將發文字號的組成要素規范為四要素，即發文字號由“發文機關代字”+“嵌字”+“年份”+“發文順序號”組成。以二級層級結構確定嵌字的使用標準。即在選用嵌字時，以公文的行文方向作為首要標準，且每個行文方向只能選擇唯一的一字作為嵌字：上行文用“呈”，下行文用“發”，平行文用“函”，如“××發〔2016〕66號”表示某部門2016年下發的第66號文件；“××呈〔2016〕66號”表示某部門2016年上報的第66號文件；“××函〔2016〕66號”表示某部門2016年發出的第66號信函。如果首要標準無法滿足表達需要，（下轉第13頁）（上接第8頁）則在采用首要標準的基礎上加上表示發文形式的詞，如“××明電發〔2016〕6號”表示某部門2016年以明碼電報的形式下發的第6號文件。以行文方向和發文形式來作為選用嵌字唯一標準，其他的諸如表示公文文種、內容特征、承辦部門的形式可以廢除。

1.批判性地吸收前人研究成果及經驗。（1）有條件地選擇理論指導著作。文書工作者要以批判性的眼觀來選擇公文相關的指導著作，切不可隨意選取。首先，選擇那些權威出版社出版的書籍，如商務印書館、中華書局、帶有“中國”字樣或者知名的外國出版社。其次，選擇雖然不是權威出版社出版，但其作者在應用寫作界有一定權威的書籍。再次，選擇那些雖然既非名出版社，又非名家，但是得到比較權威人士認可的書籍。當然，論著的選用只是選好嵌字的第一步，最根本的還需要對著作中的內容加以理解，融會貫通，且要有條件性地吸收，不可完全依賴于書本，所謂“盡信書則不如無書”是也。（2）批判性地借鑒他人經驗。他人的經驗是其長期工作中智慧的結晶，文書寫作者向有經驗的人取經無疑是較便利的一種途徑，但是在借鑒時，需注意以下兩點：一是取其精華，棄其糟粕。有些從事多年公文寫作經驗的工作者雖然文書經驗很豐富，但不見得所有的經驗都適用于當下，有的文書寫作者甚至積累了一大堆投機取巧、偷懶耍賴的經驗，這是萬萬不可取的。二是因人因事而異地選擇那些與己切身相關的經驗。他人的有些經驗固然是精華，但是并非適合自己當前的需要，因而要根據具體情況，因人因事而異地選擇借鑒。

2.提高文書工作者的工作能力和職業素養。文書工作者的工作能力和職業素養與公文質量切身相關，因此，需要采取措施將其提升。筆者認為可從兩方面著手。一是加強專業化培訓。對文書工作者進行定期培訓，豐富公文知識，提高公文寫作及處理的能力，使其強者更強，弱者漸強。二是提升監督和考核機制。一方面制定并執行專門的監督機制，對文書工作者的工作進行監督，杜絕偷懶耍滑，無所事事者；另一方面，通過不定期對工作者的工作進行考核，對表現優異者給予一定的獎勵，對表現特別不佳者處以一定的處罰。如此，既可提升工作者的工作能力，又可增強其作好本職工作及改進不規范現象的積極性和主動性。

總而言之，嵌字是發文字號中必不可少的一部分，它在當下使用過程中表現出來的不規范現象有客觀方面的原因，也受主觀因素的影響。當務之急是要建立一個統一規范化使用嵌字的標準，以客觀的標準促進主觀的改進，才能不斷促進公文寫作和處理的規范化進程。

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