論高校文檔一體化管理的實現

吳海燕

【摘要】隨著辦公信息化、自動化高潮的來襲，高校文書處理也逐漸從傳統的紙質交流向互聯網運作改變。為積極應對傳統文檔管理模式所面臨的挑戰，文檔一體化管理已然成為高校檔案工作發展的必然趨勢。本文就高校文檔一體化的條件和必要性進行分析闡述，并在此基礎上為高校文檔一體化管理的實現提出行之有效的措施建議。

【關鍵詞】文檔一體化；高校文檔管理；文件處理

一、高校文書處理與檔案管理的關系爬梳

以往的高校文書工作者習慣于將文書處理與檔案管理各自獨立；然而，受到計算機全面普及與網絡信息共享的大勢所趨，傳統的文書處理和檔案管理方式也相應發生了變化。可以說，當前的高校文書處理中，這兩項工作已然相互滲透，融為一體。本人一直從事文書處理和檔案管理工作，多年的工作經驗表明：文書處理和檔案管理之間雖有各自的獨立性與特殊性，但由于文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿，兩者間締結的關系仍然是難以割裂的。因此，要實現文檔管理的一體化，必須堅持一貫以來的“規范化、標準化、系統化”工作原則，在此基礎上逐步改變、完善傳統的工作方式，讓文書處理和檔案管理實現同步化、一體化，以便使二者能夠相輔相成，互相促進。

二、高校文檔一體化賴以實現的條件

（一）高校文檔構建機制是實現文檔一體化的基石。文秘工作的協調部門主要是學校辦公室與黨委辦公室，部分高校還將這二者合并為一體，合署辦公。校長辦公室成為學校文書處理和檔案管理工作的主管部門，對全校的文秘工作者進行統一的調配、領導，并通過制定相對完善的管理措施和規章制度對文檔工作進行管理。通過校長辦公室在具體工作中對高校文書流轉進行把控與監管，有效地為文檔一體化建設給予組織領導方面的保證。

（二）高校文檔的處理方式為文檔一體化提供便利。高校的文檔資料一般由文秘人員處理，有序的專業訓練使其對文檔資料處理的各個環節十分熟悉。可以毫不夸張地說，每一份文檔資料都是經過專業文秘人員收集、整理、立卷、鑒定、保管、編研等整理歸檔而形成的，也正是經歷過這些流程，文書資料才能演變成文檔資料，完成從零散的文件到檔案的整個過程。因此，文秘工作者完全可以在文檔一體化建設的過程中跳脫出文件與檔案相隔離的窠臼，利用計算機互聯網系統，把文件工作和檔案工作整合為一。雙管齊下的工作方式有助于亦文亦檔的實現，這樣既可節省工作流程，又可加強文檔一體化建設的整體性。

（三）現代化技術配備是文檔一體化建設的硬件保證。高校的各個部門，基本上都有計算機、傳真機、打印機和復印機等現代化技術配備。目前我國高等院校辦公自動化也隨著網絡技術的普及而漸趨完善、成熟，文書管理部門、檔案管理部門也都利用計算機網絡系統進行工作。電子文件管理系統隸屬于計算機諸多信息管理系統中的一種，在文件形成的初始階段，電子文件便可同時被錄入檔案管理系統，從而為文檔工作提供智能化的便捷。現代化技術配備能夠讓各職能部門快速地實現文書處理、滿足對文件和檔案存儲及調閱的需求，這些都成為文檔一體化建設的硬件。

三、實現高校文檔一體化管理的必要性

（一）高校文檔一體化的實現是緊跟時代發展、適應現有學院機構和信息時代的必然要求。同時，也有利于節省工作流程，加強文檔一體化建設的整體性，進而確保文檔一體化的規范管理。

（二）高校文檔一體化為高校各部門提供更為快速和方便的信息共享，且有利于減輕各部門的工作量和節省資源。文書錄入成為電子文檔后，各職能部門的工作人員可以隨時隨地查閱，下載原文后亦可反復使用。目前，我國高校的文件電子化工作已相對成熟，方便、快捷、時效長成為其主要特點。例如：我校若要查閱某份關于獎勵某年考取并入學就讀碩士研究生學生的決定的文件，僅需在校園網的辦公自動化系統中“查詢方式”框輸入上述文件標題的任何一個關鍵詞，便可以方便、快捷地找到這一份文件而不用花費很多時間去檔案室查找。

（三）信息時代文檔工作管理模式的與時俱進，是適應電子文件管理發展的應有之義。高校文書工作是學校黨政辦公室或者文秘部門的一項常規工作，但目前有的高校機關領導對其重要性認識不足、有的文書工作人員的工作不夠專業、有的經常轉換工作崗位，這些均在不同程度上導致文書處理比較混亂，甚而在文件管理過程中時有紕漏出現。俗話說“千里之堤毀于蟻穴”，早期文書撰寫和收發工作中存在的瑕疵將會對文書的后續管理工作造成很大的麻煩。因此，實現文檔工作的一體化，不僅是為了適應時代的變化和要求，更是為了解決傳統文書處理存在問題的有效方法。

四、高校文檔一體化管理實現的途徑

（一）完善計算機硬、軟件和流暢的網絡系統。“工欲善其事必先利其器”，要實現高校文檔一體化管理，首先要有設備完整的計算機硬、軟件和流暢的網絡系統。傳統的文件、檔案管理都是靠工作人員人工管理的，如果沒有計算機的硬、軟件和網絡操作系統，工作人員將再也無法對電子化的文件進行人工管理。在計算機工作普及化和信息共享性日益凸顯的今天，計算機系統是電子文件制作、處理，以及歸檔后的所有管理活動賴以實現的重要依托，沒有這一媒介，文檔管理者可謂“巧婦難為無米之炊”，不要說對電子文件進行管理，就算是識讀都做不到。

此外，不兼容的計算機和應用軟件對電子文件的交換、流通及使用都會帶來很大的困難。所以，對網絡設備及時更新以適應新系統，才能確保該文件的可讀性和可管理性。

（二）妥善保存電子文件的元數據。所謂“元數據”，是指電子文件上下文的關系和結構的描述，簡單點來說，就是關于數據的數據。對于傳統的紙質文檔而言，元數據一般直接體現在其形態上，比如說：復印、打印好的文件資料等。與傳統紙質文檔不同，電子文件的元數據先天性內在地附屬于文件的信息中，脫離了文件信息的依歸，元數據就無法恢復電子文件的原貌。眾所周知，計算機平臺的更新換代周期一般為18個月，一旦超過此周期，后來新的計算機設備將很難讀出已過時的軟件中所保存的信息。要保證電子文件的長期可使用性，最直接的方法是把電子文件轉存到新的存儲載體上（例如：新的硬盤、U盤等等）。

另外，與電子文件相關的各種系統說明、運作環境說明、硬、軟件設備說明等，通通不可掉以輕心，隨意放置，而是應該將其與電子文件一起打包保存，以便將來的計算機可以閱讀。電子文件和紙質文件的處理過程還有一個很大的區別：紙質文件在流通過程中始終伴隨著人們面對面交接的一系列動作，因此體現閱讀者和工作者之間的元數據也就清楚地記錄在文件上面；電子文件的操作是在網絡上進行的，在電子文件的傳閱過程中，人們并不需要實際的見面行為，故而體現文件閱讀者和工作者之間相互關系的元數據也就不是那么完璧無暇了。假如沒有辦法提供或者補充這些元數據，電子文件的原始性就會遭到質疑，也有可能給電子文件的保管和長期使用造成困難。

（三）建立并規范文檔一體化管理體系。 由于工作方式的改變，舊的檔案管理制度就不是很適合現在的工作管理體系；因此，建立并規范新的文檔一體化管理體系是現階段文檔一體化工作順利開展的有力保證。紙質文檔的形成、管理是在手工環境下，按照一定的順序逐步進行的，例如：先生成、積累、立卷、鑒定，后歸檔、分類，再著錄等。電子文件則是在電子文件保管系統內形成并流轉的，此過程中的很多程序是要同步進行的，這也使得電子文件的一部分管理功能提前到了電子文件的形成階段。上述區別促使各部門機構的計算機水平、組織機構、管理制度以及管理者的理念等各個層面發生相應的變化。因此，對于電子文檔一體化管理而言，應從嚴申明管理職責、完善管理制度、樹立管理理念、規范管理流程和提升管理者業務水平等方面多管齊下，面面俱到，才能更好地適應現階段高校文檔一體化工作的要求。

（四）高素質管理人才為實現“文檔一體化”提供智力保障。提高文檔工作者計算機能力、業務水平和法律意識，是更好地做好文檔一體化工作的關鍵。文檔工作者和管理者要改變傳統的檔案觀念和工作方式，打破部門分割、各自為政的管理方式，將各部門工作緊密地聯系在一起，對于相同環節的一些工作可以同時進行，減少工作流程，節約成本和精力。文檔工作者最好是科班出身，既懂得系統的檔案理論，具備文檔編排管理能力，又有較高的計算機應用水平和操作能力。各高校還可以廣納賢才，招聘一些多功能高層次的復合型人才，并且對于原有的一些初級和中級檔案工作者進行業務培訓，增強其業務能力，灌輸新的文檔一體化管理觀念，改變管理者傳統的管理意識。俗話說：“冰凍三尺非一日之寒”，只有我們檔案工作者和管理者在實際工作實踐中，將理論和實踐相結合，才能摸索出一套適合現階段文檔一體化的管理模式，才能促進高校的教學科研和整體的事業更好地發展。

五、結語

綜上所述，高校文書、檔案工作一體化是信息時代社會發展帶動高校文檔工作的必然發展和挑戰，也是對所有文檔工作者和管理者自我提升和完善的必然要求。文檔一體化工作提倡的不是混淆文書與檔案的區別、簡單地將兩種工作合并，而是將其視為一個有機的整體，加以協調和綜合管理。只有通過完善文檔建構機制、更新基礎設施配備、提高文書管理人員的專業水平和檔案意識，才能摸索并走出一套適合高校文檔一體化管理的新模式。

本文為廣東省潮州市哲學社會科學“十三五”規劃項目（編號：2016-C-01）研究階段性成果

【參考文獻】

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