社會公眾對秘書職業認知情況的調查

張伊凡　岳超　周怡谷　吳亦菲　楊霞

【摘要】隨著社會的發展，秘書職業化現象凸顯，秘書在我國已經成為一個專門的職業，秘書學也已經成為一個獨立專業學科。不過由于社會上對秘書職業的不了解、誤解，秘書從業人員被貼上各種負面評價的標簽。為了切實了解當前社會公眾對秘書職業認知的基本情況，本文通過調查問卷方式進行了大量數據采集，并對調查結果進行比對分析，總結出公眾對秘書職業認知的基本狀況，分析其中反映出的問題并提出了相應的建議。

【關鍵詞】秘書工作； 秘書職業； 公眾認知 ；認知調查

當前秘書工作在中國已經成為一種專門的職業，秘書學也成為一門應用性很強的獨立專業學科。自上個世紀80年代以來，我國各類院校開設了文秘教育相關的專業，培養高職、高專、本科層次的秘書專門人才，2012年“秘書學”本科被教育部正式納入高校專業目錄，進一步推動了秘書學專業學科化的發展。截至2016年4月，全國已有101所高校申報或備案成功“秘書學”本科專業。目前，我國已開展多種秘書職業資格考試鑒定工作，如國家秘書職業鑒定資格證、劍橋秘書證書、LCCIEB（London Chamber of Commerce and Industry Examinations Board，英國倫敦工商總會考試局）秘書證書等，這為秘書從業者的專業化、職業化提供了多種教育培訓方式。同時，當今各類社會組織不斷發展壯大，秘書部門成為其領導部門、職能部門高效管理與運行的一個不可缺少的輔助管理部門。據報道，秘書從業者已形成超過2000萬的龐大群體，就業崗位遍布在黨政機關、企事業單位以及其他各種類型的社會組織中。可見，秘書職業社會化進程在不斷發展，秘書從業人員在社會發展中的作用日益凸顯。然而，在秘書職業日益成熟的背景下，各種媒體、影視劇以及有關公眾對于秘書職業和秘書從業人員的認知停留在標簽化的層面上，如有的認為秘書是缺乏能力的“花瓶”，有的認為秘書是領導身邊的“二首長”，有的認為秘書是包攬各種瑣事的“雜役”等，這些負面標簽不僅會影響秘書從業者的職業自信和社會形象，也會對秘書隊伍建設、秘書工作價值判斷和秘書文化培育產生很大的負面影響。為此，我們面向社會公眾進行了問卷調查，收集了大量數據，旨在通過對這些數據的分析，切實了解和深入分析揭示當前社會公眾對于秘書職業的真實看法和現實情況，以推動秘書行業的職業化、規范化發展。

一、調查情況概述

本次調查通過網絡在線發放問卷方式進行數據收集，數據收集時間為2016年10月1日到2016年10月25日。共回收513份問卷，其中有效問卷500份，回收率為97.5%。

本次問卷調查對象所在的行業比較廣泛，如住宿和餐飲業（6.8%），農、林、牧、漁業（2.6%），教育、文化、體育、娛樂業（31.4%），制造業（9.4%），建筑業（4.4%），交通運輸、倉儲和郵政業（3.0%），金融業（7.4%），公共管理、社會保障和社會組織（5.8%），其他行業（29.2%）。調查對象涉及不同的年齡層次、文化程度（樣本構成詳見表1）。數據來源于全國31個省份，數據樣本量較大、涉及地域較廣，使本次調查分析結果更趨客觀。其中，調查對象排名前五名的地區分別是北京、陜西、四川、廣東、上海。

二、調查結果分析

本次調查問卷主要從公眾對秘書學專業的知曉度、對秘書工作內容的認知度、對秘書角色的認知狀況、對秘書職業從業意愿度、對秘書職業認知渠道、對秘書職業負面認知看法六個維度進行調查，現將調查結果分析如下。

（一）公眾對秘書學專業的知曉度比較高。問卷結果顯示，近七成社會公眾“知道”秘書專業，有31.2%的社會公眾回答“不知道”。這說明該專業已被大多數社會公眾所了解，知曉度比較高。

從圖1可見，20-40歲年齡段的大多數公眾都“知道”秘書專業，說明秘書專業在青年人群中有比較高的知曉度，這也從一個側面反映出秘書職業受到年輕人的關注更多。41歲以上的中年人群“不知道”秘書專業的比例較高，說明這一群體中部分人員對秘書職業的關注度不高，其中原因或許是部分中年人群已有了比較穩定的職業而不關注秘書職業行業變化發展，也有可能他們自己不會或不愿從事秘書職業而不去關注。另外，41歲以上的中年人群大多為人父母，如果家長不知道秘書專業的存在，可能會影響其子女在升學考試選擇專業時不報考秘書學專業，因而各高校還應進一步加大秘書學專業的宣傳力度，以優質的秘書專業教育教學質量來吸引公眾的關注與了解。

（二）公眾對秘書工作內容的認知度較高。在“您覺得秘書都需要做哪些工作？ ”這一問題中，答案主要集中在“溝通協調”與“組織會議”這兩個選項，占比分別為82.6%和73.2%。其次是“陪領導外出應酬”和“接聽電話、打掃衛生等日常瑣事”。詳見圖2所示：

1.秘書的“溝通協調”能力要強。在問卷調查中，被調查者來自各行各業，年齡和文化程度也參差不一，但都有一個共同看法，認為秘書會做與“溝通協調”有關的工作（82.6%）。李欣先生曾指出：“秘書工作就處于領導以及與之發生關系的社會人群之間的樞紐地位”。從縱向上看，秘書需要承擔上傳下達、承上啟下的工作。秘書“上情下達”，需要全面領會領導意圖并通過會議、公文等形式將上級精神傳達下去，幫助下級更好地理解上級的要求；而秘書的“下情上達”，則需要通過收集、調查、整理，將民意反映給領導，以輔助領導了解下情。從橫向上看，秘書還要做好單位各部門的協調、平衡工作。秘書人員只有具備良好的溝通協調能力才能做好秘書工作。在這一點上來看，大部分被調查者能夠準確認識秘書的此項工作內容。

2.秘書的“會議組織”工作內容不可少。調查結果顯示，有高達73.2%的被調查者選擇了“組織會議”這個選項，可見在處理會務工作這一方面，大部分公眾能夠準確認識秘書人員的工作內容。事實上，無論是政府機關秘書、工商企業秘書還是其他領域的專業秘書，都不可避免地需要組織各種類型會議，如秘書“上情下達”時，要組織各類會議傳達上級指示或者舉辦座談會收集民意；與合作伙伴公司商洽合作事宜時，需要組織洽談會，使雙方能夠面對面交流，以達成令雙方滿意的結果。因而，會議組織確是秘書工作內容中不可缺少的一部分。

3.秘書的“輔助決策”比較重要。調查中有近半數的被調查者認同秘書具有“輔助決策”的工作內容，雖然人數比例較上面兩項偏低（47.2%），不過由于秘書的“輔助決策”在幕后進行，其工作成果往往隱匿于領導的工作成績之中，本不易被公眾所了解，仍有近半數的公眾選擇“輔助決策”作為秘書的工作內容是令人欣喜的。從中可以看出，公眾認同秘書工作通過為領導提供具有參考價值的信息，提出有針對性的建議，幫助領導了解組織現狀，為領導決策提供有價值的信息支撐。這也說明公眾能夠看到秘書工作的參謀助手作用。

此外，有接近六成（59%）的被調查者認為秘書的工作包括陪老板外出應酬，近半數的被調查者（49.4%）認為秘書職業的工作內容包括打掃辦公室、接聽電話等日常事務性工作，這也說明公眾認為秘書的工作還包括一些非正式性的人際與組織交流與溝通方面的工作，以及其他辦公室事務管理類工作。

（三）公眾對秘書的角色認知較為積極。隨著我國社會主義市場經濟的深入，秘書工作者的角色不再停留于傳統的文書工作或者公關接待上，而是越來越職業化與專業化。此次調查結果顯示，大部分公眾對秘書角色的認知較為積極。如對“您對于秘書這一職業的印象是什么？”這一問題的回答（詳見圖3所示），排名前三位的答案分別為“領導的助手”“綜合輔助工作人員”“領導的參謀”，并且“領導的助手”這一選項高達82.4%，這說明大部分公眾能夠客觀、正確地看待秘書人員的角色定位。這樣積極的認知在一定程度上肯定了秘書的社會價值和社會地位，有助于幫助秘書工作者樹立起秘書職業的光榮感和使命感，從而更好發揮秘書人員輔助管理的潛能，促進秘書職業、秘書行業朝著積極、健康的方向發展。

針對秘書角色認知這一問題的回答中，“領導身邊的花瓶”“單位的打雜人員”“公關接待”這三個選項被選頻率較低，這說明社會上對秘書標簽化的一些負面評價雖然仍然存在，但這類認知并不是主流，絕大多數社會公眾能夠正確看待秘書從業人員的職業角色和定位，以積極心態來肯定秘書人員的職業價值。

（四）公眾對秘書職業從業意愿良好。社會公眾對秘書職業的從業意愿如何，直接反映了公眾對于秘書職業的態度。在調查中，有六成的公眾并不抵觸以秘書作為自己的職業，其中49.2%的調查對象認為“可以”選擇秘書職業，11.8%的調查對象“特別愿意”選擇秘書職業。這也能從側面反映出社會公眾對于秘書職業的認同與肯定。詳見圖4所示：

數據分析發現，選擇了秘書是“領導身邊的花瓶”和“陪吃陪喝的公關接待”等選項的被調查者，在秘書職業從業意愿度的問題中選擇“堅決不會”從事秘書職業的比例明顯高于那些選擇秘書是“領導的助手”“綜合輔助工作人員”“領導的參謀”的被調查者。可見，對秘書角色、秘書職業的不良印象，會降低公眾對秘書職業的好感，影響公眾將秘書作為自己的職業選擇。當被調查者認為秘書是“單位的后備干部”時，選擇“特別愿意”從事秘書職業的比例最高，這可能是受到我國長期以來“官本位”思想和趨利心理的影響。但是如果只是以這樣的心態來選擇秘書職業，當遇到名利無法達成時就會產生不良情緒。因而秘書從業者應當擺正擇業心態，充分了解秘書工作的特點、職能和地位，樹立正確的職業目標，才能切實做好秘書工作。

（五）公眾對秘書職業的認知渠道多元化。公眾對秘書的認知渠道展現了人們認知秘書的方式，這不僅影響著公眾關于秘書職業的認知內容，而且也對如何塑造良好的秘書形象、發展秘書文化有著深刻啟示。

如圖5所示，社會公眾對于秘書這一職業的認知渠道較多。首先，在許多影視作品中涉及到秘書職業相關內容，公眾在觀看影視劇情時就能同步了解到秘書職業相關內容，這種植入傳播快、傳播面廣，傳播的影響力很強。其次，各類社會組織中都設置的“秘書”“行政助理”等文秘類崗位，其工作上傳下達、左右協調，部分被調查者在接觸本單位秘書人員及其工作內容中獲得了這一職業的認知。而部分調查者選擇“學校教育”中認識秘書職業，可能與秘書專業發展有關，如近年來各類高校紛紛設置秘書學專業，全國性質的秘書機構與組織相繼的各類活動頻繁，公開出版發行了大量秘書學論著和學術雜志等。在這樣的背景下，許多非秘書專業的社會公眾，尤其是大學生群體在校期間能夠了解秘書職業。此外，還有部分社會公眾通過“電視新聞報道”“網絡社交媒體”“文學作品”來了解秘書這一職業，使秘書職業認知渠道呈現出多元化的特點。

數據分析還發現，不同年齡層次認知秘書職業也具有不同的渠道。如40歲及其以下年齡段的被調查者主要是通過文學作品、影視作品等媒介來了解秘書職業，而41歲及其以上年齡段的被調查者，則主要從日常工作來了解秘書職業。出現這一差異的主要原因，可能是41歲及其以上的人群大多已工作多年，閱歷豐富，有的可能已成為中層或高層管理人員，能夠實際接觸、了解到秘書人員。而40歲以下的人群更多接觸影視作品、社交媒體、文學作品等媒介，因而會從中了解秘書人員、秘書職業。

（六）公眾對秘書職業的負面信息態度比較客觀。從調查結果可知（圖6），近95%的被調查者認為對秘書職業的負面評價與其實際情況相比存在部分“夸大成分”甚至是“大量夸張成分”，這說明雖然公眾通過一些渠道獲得了關于秘書職業的負面信息，但是大部分人能意識到了這些負面信息與實際并不相符，能理性看待關于秘書職業的負面信息，這為秘書職業的發展奠定了良好的社會基礎。

另一方面，公眾對形成秘書認知偏差的原因也有著自己的看法。圖7顯示，公眾認為，對秘書存在認知偏差主要是受到“媒體負面報道（65.2%）”“文藝作品的夸大和渲染（58.8%）”以及“部分秘書自身修養不高、道德缺失（51%）”的影響。事實上，每一種職業都可能有不良的從業人員，秘書行業也不例外。一些秘書從業者利用在領導人員身邊工作的機會，做出違法亂紀、道德敗壞的事情是客觀存在的。對此，有的新聞報道、影視作品等為博眼球或提高收視率，對一些秘書相關個案進行選擇性報道和主觀演繹，夸大渲染負面細節，使公眾對秘書及秘書職業形成了一些負面認知。此外，“中國古代官場文化”也是造成公眾認知偏差的重要原因。我國封建社會的“官本位文化”對現代社會仍然有著一定的影響，這使得部分公眾認為秘書的最終歸宿是走向領導崗位，從而將秘書崗位與“權利場”劃等號，認為秘書從業者是追逐官職與名利的代名詞，從而對秘書人員產生了不良印象。

三、思考與建議

通過上述分析中可以看出，社會公眾對秘書職業認知總體上是積極的、客觀的。大多數社會公眾能夠客觀、理性地看待秘書這一職業，對于秘書的工作內容和秘書專業也有了初步了解。不過，也有一部分社會公眾對秘書人員、秘書工作和秘書職業等的認識、評價也確實出現了一些偏差。為此，建議秘書從業者、秘書專業院校、秘書行業協會、影視新聞機構等各方共同努力多措并舉，來營建良好的秘書職業發展的氛圍，來推動秘書職業持續健康規范地向前發展。

（一）秘書從業者要不斷提高自身的職業素質。“打鐵還需自身硬”。如前所述，秘書從業者的職業行為是公眾了解、認識秘書工作、秘書職業的重要渠道，是公眾看待秘書職業形象的關鍵。因此，秘書人員應加強自身思想修養，工作中嚴格遵守職業道德，堅守職業規范，力求做到“五守”——守職、守實、守信、守禮、守密，即要忠于職責，對自己的輔助服務對象負責；要做到忠實、踏實、誠實；遵守諾言、實踐成約；懂禮、守禮、重禮；嚴格執行保密紀律和制度。只有這樣，才能在社會上塑造良好的秘書職業形象打下堅實的基礎。

（二）秘書專業院校強化學生的職業認同教育。隨著秘書專業院校數量的不斷增長，高校秘書專業培養的畢業生正在成為秘書人才市場的重要群體。為此，各高校應以秘書職業教育為導向，引導學生樹立秘書服務理念，端正秘書工作態度，強化職業道德教育，提高秘書專門技能，增強秘書職業尊嚴和榮譽感教育。這既能幫助學生準確把握秘書職業定位，又能幫助學生認識秘書職業就業前景和職業發展空間，增強學生的職業自豪感，激勵學生學習進取，在未來的職業生涯中向社會公眾展現職業秘書的專業形象，從而使公眾形成對于秘書職業的正確認知和良好評價。

（三）秘書行業協會要大力推進秘書職業化進程。秘書行業協會在秘書職業社會化的發展中扮演著重要的角色，因此秘書行業協會應大力推進秘書身份職業化和制度職業化進程。秘書行業協會可以在秘書從業者專業化、職業化的制度建設、秘書人才隊伍培養教育、秘書從業者行為規范、秘書工作職業的社會化傳播等方面發揮重要作用。這些工作都有助于向公眾展示秘書職業的工作水準，使社會公眾認識到秘書職業的價值，也有利于使秘書人員、秘書工作、秘書職業獲得社會公眾的尊重與認可。

（四）影視新聞機構應加強對秘書職業的正面宣傳。現實工作中有大量的秘書人員熱情大方、樂觀進取、踏實肯干、勤奮敬業，影視新聞機構也應多走基層、轉作風、改文風，多報道、多塑造一些充滿正能量的優秀秘書形象，使社會公眾切實認識到真正職業化、專業化的秘書形象，發揮主流媒體的正面宣傳功能，展現當代秘書人員良好的精神風貌和職業精神。通過營造良好的社會輿論氛圍，來推動我國的秘書職業化、專業化的發展進程。

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