秘書怎么跟領導講話

胡利民

【摘要】不論在什么單位，秘書跟領導講話都是一件勞心費神的事情，需要注意時間、地點、環境、場合、詳略，同時把握好尺度及火候；認真觀察和掌握領導講話風格及個性特征，及時調整跟領導講話方式方法，力求適應領導，并爭取領導認識自己。

【關鍵詞】四帶；三不；跟領導講話

秘書作為領導身邊工作人員，需要經常給領導請示匯報工作，接受領導交辦工作事項，有時還要小范圍參與領導研究工作。如何跟領導講話得體恰當是每個秘書走上崗位之前潛心修煉并在日常工作中高度注意的重要事項。秘書如何跟領導講話呢？筆者認為主要做到“四帶三不”。

一、“四帶”主要是帶要點、帶耳朵、帶眼睛、帶筆記本

“帶要點”就是跟領導講話之前首先思考一下跟領導講幾件事情，每件事情有哪些關鍵要點，哪些是難點所在，領導關心哪些事項，需要領導決定什么內容，領導可能還要問哪些事項，提前把這些要點寫到本子上，不寫到本子上起碼也要有腹稿，把這些事項明白后就可找領導談事情了。講話要點沒搞清楚就不能貿然找領導，找了就很有可能匯報不清楚，匯報不清楚不如晚匯報或者寧可不匯報。

“帶耳朵”就是在跟領導講話時要認真、準確聆聽領導講話，精準捕捉領導講話要點和把握領導工作意圖，聽不清楚或者有歧義的要當面跟領導詢問清楚，領導講過的話還要入耳入心，不能這個耳朵進去、那個耳朵出來。實踐中不帶耳朵跟領導講話的大有人在，領導講過幾天就忘得不知道哪里去了，時間一長就讓領導對你產生丟三落四的不良印象。

“帶眼睛”就是跟領導講話時不但要帶耳朵認真聆聽，而且還要善于察言觀色。察言觀色主要包括以下內容：注意觀察領導對你匯報內容的興趣程度及反應情況，如果不感興趣就及時調整匯報重點及表達方式，迅速考慮重新調整或壓縮匯報內容，或者干脆適可而止；注意觀察領導對你匯報內容的態度，主要是爭取領導對你匯報內容要有明確指示或者意見，但要把握好在領導分管工作及職責范圍之內；注意觀察領導情緒，如果領導手頭繁忙、心情不佳、注意力不集中或者即將離開辦公室的話，就要迅速打住；注意觀察領導辦公室是否需要清理垃圾或者整理、飲水杯是否需要續水，是否有其他需要你做或者你能做也應該做的活，實際上就是眼里有活。秘書呆頭呆腦本質上就是呆在眼睛。現實中跟領導講話不帶眼睛的也大有人在，領導忙得不可開交還盯著匯報不停，在領導流露不悅時還不知進退；甚至看到辦公室紙簍里堆成小山了還視而不見。這些都是不帶眼睛的具體表現。

“帶筆記本”就是跟領導講話手里一定要有筆記本。不問是領導還是秘書，一般工作交流時都應該做些筆記，特別是事關重大的事項。從秘書角度來說，領導交辦了哪些事項要逐一記錄在案，以備做好落實，同時防止疏漏誤事。從領導角度來說，什么時間交代了哪些事項，有個記錄也可備查。大家看到朝鮮領導人新聞照片，基本都會看到一大群干部每人手里拿個小筆記本，以便隨時記錄。從專業角度來說，這是很必要的。秘書要養成隨身攜帶筆記本習慣，以備第一時間將領導交辦事項記錄下來，千萬不能過分依賴記性好，再好記性事情多了也有疏漏；對于重要事項，記下來如還不十分肯定，就要及時跟領導再請示確認，以防誤差。

二、“三不”主要是不插話、不搶話、不廢話

“不插話”就是領導講話時不要插話。任何人都不喜歡講話時別人插話打斷自己思路，同時也認為下級隨便插話本身還是不尊重自己的表現，特別是在公開場合還容易影響領導人的光輝形象。秘書跟領導講話一定要等領導講完讓你講再講話，哪怕你要講的內容非常正確，也要等領導講完后再以恰當方式講話。實際上，不插話對所有人都同樣適用。任何人在社會交往過程中都要自覺尊重講話禮儀，在別人講話時不要隨意插話，如果實在需要插話，也要征得講話人同意后才可插話，否則非常不禮貌。

“不搶話”就是不該講話時不要搶著講話，或者說是跟領導搶話說，一定要等領導講話結束后才能接著講話，務必注意什么時候該說，什么時候不該說，不該說時要做到沉默是金，領導讓你說話你再說話，沒輪到你講話就要規規矩矩把耳朵豎起來好好聆聽即可。同樣道理，秘書參加各類會議或者討論場合時同樣要堅持不搶話，任何時候搶話了都會被人家視為不禮貌，還有可能影響領導形象。秘書一點點不慎重行為，到了人家嘴里就變成“某某領導的秘書一開會就喜歡搶話”。不問在什么單位工作，秘書都應將不搶話作為跟領導、同事溝通交流的基本準則。

“不廢話”就是跟領導不講無用或者多余的話。秘書跟領導請示匯報工作，該請示哪些事項，該匯報什么內容，事先需要思考清楚，講話要求直奔主題、重點突出、簡潔明了、條理清晰，不能連湯帶水、絮絮叨叨、沒完沒了、東拉西扯，跟匯報事項沒有關系的半個字不說；拿不準的寧可不講或者少講，也不要打腫臉充胖子越說越亂。

總的來說，不論在什么單位，秘書跟領導講話都是一件勞心費神的事情，需要注意時間、地點、環境、場合、詳略，同時把握好尺度及火候；認真觀察和掌握領導講話風格及個性特征，及時調整跟領導講話方式方法，力求適應領導，并爭取領導適應自己。跟領導講話后回到辦公室第一件事情就是好好消化吸收講話要點，針對講話要點做好針對性工作安排或者貫徹落實工作，并在合適時間報告落實情況，千萬不能領導講完你也擱置了，等領導催問你事情落實怎么樣了？就說明你又失職一次了。另外，秘書在跟領導講話過程中還要禁得住“三問”，就是要熟悉情況及前因后果，在領導詢問相關事項時能夠及時應答，防止情況不清楚被問個手足無措。在提升講話水平方面，筆者不建議大家去看專家意見，講話功夫確實是“紙上得來終覺淺、須知此事要躬行”，只有在實踐中用心觀察揣摩與調整改進才能講得妥貼恰當。