淺談提升辦公室秘書素質的對策

張文昊

【摘要】伴隨我國經濟的高速發展，企業之間出現越來越多的競爭，辦公室秘書素質的提升顯得十分重要。企業辦公室秘書不單單對自身的服務者、督辦者以及參謀角色要有十分明確的認識，還應當不斷地學習，使得自身的價值不斷提升。

【關鍵詞】秘書素質；對策研究

辦公室在企業的運轉工作中發揮著關重要的作用。在企業中，辦公室可以進行信息的溝通，給企業各個部門傳達工作信息，幫助企業的管理者進行工作安排，協調企業各個部門的工作。同時，接到企業上級領導的指示后，可以與下級部門或者單位進行聯系，使得油田企業的運轉得到了促進，使得企業各部門的工作效率得到提高。除此之外，辦公室還必須協助企業領導做好協調工作，促進企業的經濟效益與社會效益的同步發展。在企業辦公室的日常工作中，辦公室秘書的作用十分關鍵，往往影響著整個辦公室工作的質量。因此，提升企業辦公室秘書的綜合素質，對于我國企業的發展至關重要。

一、現代企業辦公室秘書的崗位職責

伴隨我國經濟科學的發展，信息化技術在企業的日常生產中占有越來越重的比例，企業管理工作也隨之變得復雜，辦公室秘書工作的技術性和專業性的要求日漸提高。企業辦公室秘書作為企業領導工作上的協助者，專業知識的儲備就尤為重要，對辦公內外信息網絡功能的熟練掌握，確保辦公室秘書能夠將企業領導者的意圖準確理解，同時能夠有效地進行信息的采集和處理，為領導的決策提供準確的信息，促使企業工作順利開展。

然而現階段，我國企業對于辦公室秘書工作一直存在一個錯誤的認識，認為辦公室秘書的工作任務仍然僅限于收發文件和傳達領導精神等輔助工作，但是在當下的經濟環境下，企業辦公室秘書工作的重要性已經不能僅從上面的內容體現了。完善企業辦公室秘書工作，需要提高企業辦公室秘書人員整體素質，使得企業秘書人員的培訓工作得到加強，讓企業秘書人員對國家目前的各項方針政策全面了解，對全球經濟技術的動向準確把握，對企業的動態全面掌握。現代企業對辦公室秘書的素質提出了更高的要求，秘書人員不僅需要了解企業的經營管理模式，還要具有組織和協調能力，這樣才能保證辦公室秘書在面對企業中諸多問題和現象時，能夠幫助企業領導將問題順利解決，對企業發展趨勢做出準確的判斷和預測。

二、油田企業辦公室工作存在的問題

油田企業辦公室秘書作為樞紐，承擔著服務領導、聯系職工、協調各個方面的職責，在企業工作的開展中起到了不可缺少的作用。然而現代企業的辦公室工作，對辦公室秘書的素質有著越來越高的要求，能否配合領導將管理任務下傳，能否做好企業各部門之間的協調工作，就顯得十分重要。然而現階段，企業的辦公室秘書工作中，存在著很多問題：

（一）競爭機制的缺乏。現階段我國的絕大多數企業，為了降低成本，節約開支，往往縮減人員數量，減少設備開支，取得了部分成效。然而，因為企業內部沒有合理的競爭機制，這種降低人員數量與減少設備開支的手段也造成了一些負面的影響，使得辦公室在管理中的作用被極大地降低了，加上管理人員的管理水平有限，專業技術知識儲備不到位，對企業的發展帶來了不利的影響。

（二）不能嚴格地執行計劃。在我國企業的日產工作中，辦公室雖然會制定經濟管理計劃，但是在對計劃的執行力度上，往往不能盡如人意。首先，在經濟管理計劃的編制上，系統的編制體系往往不具備，計劃過于簡單，同時缺乏準確性。其次，在辦公室人員對計劃的執行方面，辦公室秘書往往單純依賴自己的工作經驗，缺乏系統科學的指導。與此同時，加之辦公室的服務人員缺乏服務的意識，工作的熱情和積極性不高，不能夠將計劃嚴格的執行，這些都給企業的工作效率帶來了負面的影響。

三、提升辦公室秘書能力的對策

（一）培養企業辦公室秘書人員的技術素質。伴隨我國經濟的發展，科學的進步，現代化辦公設備越來越普及，原有的企業辦公室秘書的工作方式已經不能與當前企業工作的方式相適應，現代企業需要現代化的辦公室秘書人員，現代辦公室秘書人員需要具備較強的技術能力，對計算機操作、復印機和傳真機的使用做到了如指掌，同時能夠熟練接發電子郵件和查閱網上信息，與時代接軌。只有辦公室秘書能夠主動去適應并掌握現代辦公技術，將辦公室秘書工作的應用水平全面提高，這樣才能完善現代企業秘書工作。

（二）培養企業辦公室秘書的文字功底。文字功底是對現代企業辦公室秘書人員的最基本要求，擁有扎實的文字功底才能進行材料的撰寫，這也是辦公室秘書的基本職責之一。為了提升企業辦公室秘書工作人員的綜合水平，需要做到以下幾點：第一，要留心寫作，這樣就需要辦公室秘書人員對各種結構和格式的作品做到全面的了解，對好的作品進行細讀和細品，融會貫通成為自己的素材。第二，做到潛心寫作，辦公室秘書人員要有長期寫材料的思想準備和工作習慣，這樣在接到寫作任務后能夠快速地做好寫作材料的準備工作，盡早完成領導安排的工作任務。

（三）培育創新思維。為了應對現代市場日新月異的變化，辦公室秘書想要在企業的發展中起到作用，就必須加強自己的思維創新能力。企業需要通過多種措施對辦公室秘書的創新思維進行鍛煉和培訓。舉例來說，企業在組織管理活動時，當領導向辦公室秘書征詢工作安排的意見的時候，辦公室秘書提出的建議應既要滿足活動的需要，同時充滿創新精神，這樣才能體現出個人的價值，為企業的發展提供有效的助力。

【參考文獻】

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