文書檔案現代化管理機制探究

趙金玉

【摘要】文書檔案具有十分重要的歷史鏡鑒價值，但其自身易流失且在傳統的索引方法下難以高效檢索。為此，應當構建起以數據庫技術為中心的現代化文書檔案管理機制，并借助互聯網通信技術實現信息聯通與檔案互遞。

【關鍵詞】文書檔案；自動化管理；數據庫管理；信息共享

正所謂“讀史使人明智”，文書檔案是檔案貯留單位歷史變遷與發展軌跡的直接記載和見證，不僅具有十分重要的文化價值，還能夠為貯存者制定當下的發展規劃、解決新現的疑難問題提供追本溯源的歷史依憑。然而，由于文書檔案自身的機體特征較不穩定，易受風化侵蝕與各類化學腐蝕，加之數量浩繁造成的檢索困難，如何恰當管理之、使其發揮應有的歷史鏡鑒作用，是我們應當思索的重要問題。

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）不穩定的機體特征導致文書檔案易流失。文書檔案管理的困難不僅在于難“理”、更在于難“留”。由于現代化辦公自動化系統在較前的歷史時期還未普及，紙張是文書檔案最常見、也是最主要的物質載體。但紙張本身的物理與化學特征均較不穩定，易遭受各類不可逆的毀損滅失風險。從物理特征來看，文書檔案易遭受水漬（浸泡）、火燒、風化等；從其化學特征來看，文書檔案易遭受酸堿侵蝕及其他各類化學腐蝕。

還需注意到的是，手寫檔案不僅載體易滅失，墨跡本身也面臨著消亡風險。無論是鋼筆書寫抑或是碳素筆寫就，其著墨本身便存在著暈染致字跡模糊、墨水風干、墨水凝華、墨水蒸發等的可能，無論是字跡渲染抑或是變淡，都不利于文書檔案記載內容的識別、確認與精讀。

（二）繁浩的文書數量導致檔案檢索較困難。縱然圖書館學與檔案管理學已經為管理和檢索文書檔案提供了恰切的指引與方法，也具有較高的可行性，但其仍然存在以下兩個方面的問題。

第一，在按照非自動化索引法進行非數據庫編排的方案下，人工編排、檢索會在較大程度上遲滯檢索與工作效率。大家似乎都有這樣的經驗，到圖書館借閱書籍，閱讀并理解索引編排方法需要一段時間、將自己所要找尋的書目對號入座需要一段時間、找到自己書目所在的索引區需要一段時間、在堆疊的各式相近書籍中找尋到自己所需要的書目又得花費一定的時間，如此通過經驗對照，該論點不言自明；這僅是檢索過程，回照初始的人工編排，更加可想而知。

第二，人工編排、取閱后復原易疏誤造成檔案混亂。仍是借書還書的例子，我想我們都有如是的經驗，即，將書目歸還柜臺后，下次再借閱相同書籍時，發現書目并不在同一檢索區；甚或借閱其他不同類型書籍時，發現上次所借書籍竟在附近書架。這大抵是由于復原工作疏誤造成的，如此會造成一定程度的檔案混亂，若聯結成片甚至成為常態，則檔案的檢索、管理工作將會陷入無序狀態。

二、文書檔案現代化管理機制的構建

（一）引入數據庫技術進行自動化索引與管理。為了克服上述的檔案易毀損滅失以及檔案難高效檢索兩方面的困難，引入現代化的檔案管理技術是可行的一條出路，其中，最為核心的管理技術當屬數據庫管理，與之相匹配的文書檔案管理目標是實現自動化檢索。

第一，將傳統的文書檔案索引規則“符碼化”，作為數據庫的信息處理與運行規則注入管理軟件，形成自動化的索引機制。文書檔案的現代化管理并非是憑空創新，而是對傳統方案的技術升級與改造。原有的文書檔案索引方法能夠清晰、合理地反映檔案區隔與同范疇內不同文書間的內在聯系，是自動化文書管理系統建構的基本依憑，也即，將傳統的文書索引規則轉化為C語言等數據庫語言，并以“符碼化”之后的索引規則為基本框架建構起能夠容納更高量級，能夠進行高精度、高強度、高密度與高速度檢索的文書檔案管理數據庫。再次引入圖書館借閱的例子，現今大多數的高校圖書館都開通了網絡文獻速遞功能，在校內網即可遠距離登錄圖書館主頁查找自己所需數目的索引，明晰該書的上架位置、基本特征，甚至進行部分內容的影印版試讀，而熟悉自動化檢索規則的用戶根本無需耗費任何時間熟悉檢索規則即可通過書名檢索得出以上信息，這便在很大程度上提升了檔案管理的效率。

第二，開發適宜的檔案自動化管理的數據庫軟件，在人機交互中確保檔案的高效檢索、復制、管理和閱讀。自動化檢索和管理是基礎、數據庫是工具，在此之上，還需要有更佳用戶體驗和多元化功能復合的數據庫管理軟件作為“對外窗口”。在開發此類文書檔案管理軟件時，應當顧及如下的功能要點：首先，應實現多途徑的信息檢索通道，涵蓋檔案名、檔案號、檔案類型、檔案年限、檔案主題、檔案關鍵詞、檔案全文任意字段等信息模塊。其次，應實現多方式的檔案復制和閱讀體驗，包括紙質借閱、影印版拷貝、電子版速遞等途徑。再次，應當實現管理者與借閱者權限的區別，以明確兩種身份的不同功能定位，以防止管理疏誤與檔案混亂，并在此基礎上實現多終端區別化的系統界面呈現。最后，應當建立起檔案數據整理與分析功能，實時監測、呈現檔案特征的變動情況，并能夠在統計節點上進行自我信息加工與整合，從而實現檔案管理的全面信息化、自動化。

（二）引入信息與通信技術實現文書檔案的信息聯通。文書檔案的歷史鏡鑒價值不是局促的，而是一種共享資源，甚或可以將其理解為一種公共物品。除涉及檔案貯留單位的隱私或有密級外，均可同其他單位進行信息聯通與文字共享。而信息與通信技術的引入便能夠幫助檔案管理者實現這一點。在各檔案管理單位普遍構建起現代化的文書檔案管理機制后，數據庫與數據庫間借助互聯網通信技術的信息聯通便更容易實現，屆時檔案互遞、信息互通便可以成為常態化的工作模式。