淺談企業搭建辦公自動化網絡帶來的改變

楊佳

【摘要】本文介紹了河南省煤氣（集團）有限責任公司選用辦公自動化軟件提高工作效率的經驗。

【關鍵詞】企業；辦公自動化

近年來，辦公自動化的概念已經逐步深入到各級政府機關、企事業單位，比起以往傳統紙質辦公的工作方式又跨越了一個時代。如何把電腦和網絡更加緊密地結合起來，充分發揮二者作用功效，是一個需要解決的問題。幾年來，國家的節能減排政策其中就大力宣傳無紙化辦公，減少紙張的浪費，加快促使OA（Operational Analysis）使用的推廣，拋開原有一切的模式，結合工作需求打造OA系統各級功能模塊，通過網絡實現互通互享，從而提高辦公效率的顯著提高。

我公司部分人員使用總集團（河南能源化工集團）的辦公系統，功能簡單，劃分賬號有限，嚴重制約了全員信息化的使用；公司向市場化不斷邁進的過程中，公司規模的擴大以及部門、崗位之間協作的增加，對內部溝通和工作效率帶來嚴重束縛。鑒于以上的種種問題，公司需要有一個整體的解決方案，或者說能有一個統一的平臺，實現快捷溝通、數據共享、信息發布、日常辦公等功能。

目前我公司下設四家分公司和四家控股子公司，早期已經使用了網絡版管理軟件對財務、倉庫、采購、銷售等部門主要業務進行管理。但由于該類軟件主要適合于具體的業務人員，所以公司許多信息的傳遞統計依然是靠半手工實現。特別是每天報送的各類打印報表也給公司高層帶來很大的不便。隨著企業的發展業務量的增長，工作也日趨繁重，如何借助網絡平臺實現減少人員的勞動量提高工作效率，是我們這些從事單位信息化工作的同志考慮的首要問題。一款平臺穩定，功能強大，使用方便、維護簡單的辦公自動化軟件，是我們從眾多軟件公司推薦的OA系統中進行選擇的標準，經過多方考察了解，并且通過相關軟件公司提供的試用軟件，在單位組建3-4臺微機局域網，進行小范圍安裝調試，將使用情況反饋公司相關領導，公司管理層經過慎重考慮和分析后，開始著手辦公自動化系統的選型。

最終通達OA憑借功能模塊多，實用性強，界面風格好，操作簡易；安裝配置簡單，不需要特別培訓，一般管理員即可勝任。通達的流程設計簡單易用，工作流功能不但強大還很靈活、直觀，學習使用很容易，OA界面容易操作，軟件價格比較合理等特點。鑒于這些優勢，公司最后選擇通達OA。

我們具體的實施方案是在中心機房設WEB服務器，通過光纖專線接入INTERNET，所屬各單位及項目部通過現有的接入INTERNET方式登錄公司OA WEB服務器。本來我們都做好了安裝調試的各種準備，3分鐘完成全部安裝，我們反倒有點不適應了。于是我們就此系統作了全方位的檢測，一切正常！我們設置了幾個用戶，對通達OA系統的各個功能模塊進行了使用，感覺非常實用、易用。包括使用頻率最高的內部郵件、個人短信、個人文件柜、公共文件柜、工作流、公告通知、新聞發布等，無論你身處何地，只要能上網，就可以登錄OA系統，完成自己的工作，就如同在辦公大樓內部一樣，真正做到了辦公無處不在。這也讓我們大大松了一口氣，我們的決定是正確的。

目前系統運行使用后OA注冊用戶共計1500個，每天在線人員多達862人以上，OA附件數據累計50GB，工作流記錄多達23851條，日發送內部郵件的數量突破上千封，成了我們公司從普通員工到管理層離不開的信息管理系統。

檔管理模塊。通過定義不同的權限，相關人員可以查閱、下載等權限范圍內的相關文檔。各項管理制度也在公共文件柜中查閱。

截至目前，集團內部網上辦公已經涉及到公司黨政、工會、生產、經營、管理、計劃、財務、技術、質量、計量、合約等十幾個方面的文件，報表種類達50余種。

工作流應用模塊。工作流模塊簡單易用。工作流模擬傳統的紙質簽批單的形式，界面清新友好，符合大家的操作習慣。

目前集團已經有工作流80多個，OA系統平臺實施后，信息的高度共享能夠最大化地減少信息的傳遞時間，提高信息運轉速度，為企業的決策者節省了大量的獲取信息的時間，從而對企業管理中各種變化迅速做出正確的批示。在做工作流優化工作中，理清了公司內部相應的業務流程，OA工作流應用屏蔽了一些不合理的審批程序，由于業務處理流程以軟件的形式固化下來，各部門與各職能崗位之間形成了一種相互監控與制約的機制，因而通過系統的深化應用，又強化了內部控制制度內審記錄助手

報表管理模塊。為了盡快體現出網絡辦公系統在企業中的實施效果，我們在建設中提出考慮全面，細化模塊，推進深入的思路。在系統設計中我們全面分析了公司日常所傳遞的信息，然后分塊、分步實現信息的網絡傳遞和發布。我們當時經過多次討論分析，首先由公司企管處的統計報表這條主線開始，建立企管處報表接收柜和各統計報表發布柜，根據嚴格的權限設置，接收并下載各基層單位傳遞的EXCEL統計表，然后實現自動匯總處理，并發布到相應報表柜。應用中我們發現，雖然說EXCEL軟件現在已經比較普及，但畢竟企業各基層單位操作人員的計算機水平參差不一，要想保證長期的、準確的每天傳送和接收各類統計信息，并讓其能自動生成自己所要的數據，必須在一定程度上讓其操作過程固定化。所以，我們在應用過程中對公司統計報表的格式和計算等都進行了較為復雜的統一設置，特殊地方加保護。

使用報表系統把主要的工作上報及匯總，經過4年的使用，通達OA確實如開發者所說，軟件的安裝部署非常容易搭建，使用后期幾乎零維護。但是要想充分發揮它功能最大化，根據多年的使用經驗，認為做到以下幾點就能大大提高工作效率：1.單位領導對信息化建設的重要性要有充分的認識；2.對信息化平臺的使用要有足夠的執行力；3.要有熟悉平臺各個模塊的系統管理員；4.辦公平臺要做好相應的操作培訓；5、根據公司情況對系統功能進行深度應用。