芻議企業公文處理工作中存在的問題和對策

張兆楠

【摘要】本文結合工作實際，論述了公文處理工作在企業管理中的重要性，分析了企業公文處理工作中存在的問題，并提出解決方案。

【關鍵詞】企業公文；處理工作；問題；對策

公文處理工作在企業經營管理中發揮著重要的作用，公文處理工作是從擬制公文、辦理以及最后管理的一系列工作。公文是企業溝通的紐帶，幫助上下級進行工作交流的通道。公文處理工作可以幫助公司政令上通下達，更好地規范工作內容，但是我國目前的企業公文處理工作還存在很多問題，本文就公文處理工作中存在的問題進行簡要探討，并提出相應的解決對策。

一、公文處理工作在企業管理中的重要性

（一）公文處理能力就是企業的管理能力。因為公文處理工作質量能影響企業管理的效率，所以公文的處理能力的好壞等同于企業的管理能力的優劣。在公文處理過程中出現失誤，就會使下屬部門員工出現工作失誤；在公文處理過程中出現問題，就會使整個工作進程延誤，致使工作效率降低。正規成熟的企業在公文處理工作中，有著正規高效的公文處理系統，可以提高公文處理的效率，從而提高企業整體的管理效率。如果公司企業的公文處理能力沒有達到標準，就會影響企業管理工作的效率，使得工作管理過程中出現問題。

（二）公文處理是傳達管理理念的途徑。正規企業都是由上層開會討論工作的重點內容和安排，然后通過發布公文把開會的討論的重點內容進行傳達，指導下屬部門展開后續工作安排。公文處理的過程就是傳達上級管理的理念，下屬部門實施的過程。

二、企業公文處理工作中存在的問題

（一）沒有規范的公文格式。在公文處理工作中最為常見的就是公文格式不規范，例如，不規范的發文字號、不恰當的文種使用、標題繁瑣和內容繁雜以及結構不清，斷句不明等問題。

（二）沒有規范的公文處理程序。在實際公文處理過程中，經常出現公文處理流程不規范的現象，大體可分為三類：一是，公文沒有按照正常流程進行，正常公文處理順序應該是部門進行擬定初稿，然后由部門的負責人進行復核，辦公室審查核對，最后是領導簽字發出。但是有很多部門在公文初稿擬定后就交給領導進行簽發，最后在進行審核工作。二是，公文處理過程出現越級行文的情況，也有些公文直接呈送給領導個人，同時在非請示性公文中帶有請示事項。三是，涉及多個部門的公文，沒有進行協商會簽，在公文制定時沒有參考其他相關部門的意見，直接頒發公文，導致在決策實施中出現錯誤。

（三）沒有按照時間進行公文處理。在實際公文處理過程中，經常出現公文沒有按照規定時間進行處理導致公文積壓，從而降低了企業的管理工作效率。公文處理不及時的原因有兩種，一是部門承辦公文時，有不屬于本部門的公文，沒有跟相關部門進行說明就自行扣押，導致公文沒有及時處理。二是工作人員對公文處理不加重視，使得公文運轉過程中出現拖延，從而導致上級和下屬機關在處理執行的時間不足，降低工作的效率。

三、公文處理問題的解決辦法

（一）嚴格規范公文處理過程。企業應該制定一個完善的公文處理制度，規范公文處理工作的每一個步驟，對公文進行嚴格審核，在進行公文審核過程中應該注意行文理由是否充分，內容是否符合法律規范，是否與其他相關公文進行銜接，公文內容的可行度，同時注意公文的文種和公文內容格式是否正確。在發文過程中，擬稿人要自己先進行審核工作，確保公文的正確才可以交給辦公室進行復審，辦公室審核時要對全文內容以及文稿質量進行嚴格把關。

在進行公文規范中，要明確公文的時限，如果是由上級機關交辦的公文，時間大約在兩周之內完成對公文處理工作，如果是部門之間的公文的簽訂，則是需要在三個工作日內完成，如果沒有在時限內進行后續協調溝通，可以當作已經同意公文內容。

（二）提高公文處理人員的綜合能力。要加強公文處理人員的思想教育，樹立正確的政治意識，培養一名擁有大局意識和較高政治素養的公文處理人員，同時要加強對公文處理人員的業務培訓，要幫助公文處理人員了解熟悉公文處理工作的具體流程，以及需要注意的法律法規。通過組織培訓、交流研討等多種形式，幫助公文處理人員提升自己的業務水平。

（三）建立考核和獎勵機制。想要有效解決公文處理過程中存在的問題，就需要在以上兩點的基礎上，建立完善考核制度和獎勵機制。按照制定標準，定期對公文處理人員的工作表現進行考核評定，優秀人員部門應該進行鼓勵表揚，對于不符合考核標準的人員應該明確指出存在的問題，并對后期的公文處理工作進行重點考核。

四、結束語

綜上所述，公文處理工作是一個系統性較強的工作，想要提高企業現有的公文處理能力，就需要加強部門及公文處理人員的責任感，制定完整的公文處理系統以及考核獎勵機制，提高公文處理人員的綜合能力，使其自覺嚴格依據公文處理程序進行公文的處理工作，同時加強對公文的審核工作，保證公文處理工作可以順利有效地進行。

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