試論基層單位檔案管理的信息化建設(shè)

王洪民

【摘要】目前，基層單位傳統(tǒng)的檔案管理不能完全適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，存在著檔案管理意識淡薄、檔案人員素質(zhì)不高、檔案管理手段滯后等問題，應(yīng)通過：樹立檔案管理理念現(xiàn)代化、培育檔案管理人員科技化、完善檔案管理設(shè)施網(wǎng)絡(luò)化、推進(jìn)檔案管理資源數(shù)字化、實現(xiàn)檔案管理服務(wù)高效化等途徑，加快基層單位檔案管理信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】基層檔案；信息化；建設(shè)

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出：“到2020年，初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化……”基層單位檔案管理是整個檔案工作的基礎(chǔ)，是國家全部檔案不斷補(bǔ)充的源泉。過去主要采用人工管理的傳統(tǒng)檔案管理模式，已經(jīng)不能完全適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需求。

一、基層單位檔案管理信息化的必要性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受溫濕度、光線、灰塵、蟲、鼠、水、火及機(jī)械磨損等因素影響被破壞，聲音、影像、文字、圖表等檔案單獨儲存，占用空間大、維護(hù)成本高、查閱不便；隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是光盤技術(shù)、電腦掃描技術(shù)、微縮技術(shù)等廣泛應(yīng)用，增加了檔案信息資源的存儲量，可以將這些資料同時儲存起來，占用空間小，保存長久，查閱方便，大大提高檔案的利用效率。電子政務(wù)和辦公自動化的發(fā)展，也使得人們對網(wǎng)上檔案信息資源的需要日益強(qiáng)烈。因此，基層單位檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。

二、基層單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題

（一）檔案管理意識淡薄。基層單位對檔案工作不夠重視，在確定檔案人員時有較大的隨意性。檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)，工作兼職又多，有時心有余而力不足，面對大量的材料，只能進(jìn)行簡單的收集、整理和保存，沒有時間和精力挖掘更豐富的檔案信息資源，導(dǎo)致檔案資源浪費現(xiàn)象嚴(yán)重，收集不齊全或未整理或整理不規(guī)范，檔案的服務(wù)功能和作用不能充分發(fā)揮出來。

（二）檔案人員素質(zhì)不高。基層檔案管理人員接受系統(tǒng)性、專業(yè)性的培訓(xùn)機(jī)會少，業(yè)務(wù)不精，素質(zhì)不高，導(dǎo)致在歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準(zhǔn)確，發(fā)生檔案不按時立卷歸檔和未及時移交等情況；對現(xiàn)代化的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解不夠，沒有掌握熟練的操作技能，直接影響了基層單位檔案管理的信息化進(jìn)程。

（三）檔案管理手段滯后。基層單位檔案室條件簡陋，設(shè)備老化，甚至檔案柜都不統(tǒng)一，更別提現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備。即使配備了計算機(jī)，在實際的操作過程中，利用率很低，其它相關(guān)的管理設(shè)備配置很少。電子文件只是簡單歸類和保存，管理有待規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學(xué)化。檔案主要是以紙質(zhì)載體作為實體，以手工操作為主。遇到檔案的查找、編輯、分析等時，工作量巨大，步驟也繁瑣。

三、加快基層單位檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

（一）樹立檔案管理理念現(xiàn)代化。在信息化社會，需要樹立檔案管理現(xiàn)代化的觀念。要逐步實現(xiàn)基層單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化，首先就要樹立網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的利用人工對檔案實體進(jìn)行收集、整理、保管和利用為主的管理模式，加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理的應(yīng)用，提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理的責(zé)任意識，促進(jìn)檔案管理逐漸實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化。

（二）培育檔案管理人員科技化。基層單位的檔案管理人員不僅要具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì)，還應(yīng)具備信息化工作所需要的智力、知識結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。基層檔案室的上級部門和主管業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，提高他們的檔案管理專業(yè)知識，熟悉計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，更新、引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)成果，把檔案管理人員培育成既是檔案專業(yè)業(yè)務(wù)又是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的行家里手。

（三）完善檔案管理設(shè)施網(wǎng)絡(luò)化。全面推進(jìn)基層單位檔案室計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)普及應(yīng)用，提高計算機(jī)管理檔案的普及率，實現(xiàn)計算機(jī)及相關(guān)配套設(shè)施逐步統(tǒng)一；逐步實現(xiàn)基層單位檔案室與本部門、本系統(tǒng)的辦公網(wǎng)絡(luò)鏈接；加快不同行業(yè)的檔案管理部門與市檔案局之間的局域網(wǎng)建設(shè)，與政府辦公網(wǎng)絡(luò)平臺聯(lián)通，力爭實現(xiàn)一、二級檔案單位專網(wǎng)聯(lián)通，逐步建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案室體系。

（四）推進(jìn)檔案管理資源數(shù)字化。利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案資源進(jìn)行收集、加工、處理、利用，對傳統(tǒng)載體檔案全部數(shù)字化，逐步建立起全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫；根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，加強(qiáng)電子文件的歸檔和整理，做好電子檔案的容災(zāi)備份工作，提升電子檔案管理水平，實現(xiàn)電子檔案長期保存和安全利用；實現(xiàn)檔案信息檢索方式向智能化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，促進(jìn)基層單位檔案管理信息化。

（五）實現(xiàn)檔案管理服務(wù)高效化。加強(qiáng)檔案信息建庫入網(wǎng)工作，把檔案數(shù)據(jù)庫作為重要信息資源，納入政府電子政務(wù)總體格局，為社會提供更方便、更準(zhǔn)確、更高效的服務(wù)；充分利用和發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站、微博、QQ群、微信群的作用，宣傳檔案工作，開展檔案信息服務(wù)，提高檔案的社會透明度和知名度，增強(qiáng)社會的檔案意識和檔案信息有效利用。

總之，基層單位檔案管理信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然趨勢。要采取行之有效的措施，加快基層單位檔案信息化建設(shè)步伐，讓基層單位檔案管理更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)、服務(wù)于社會、服務(wù)于民生。

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