對集中式檔案管理體制的思考

楊洋

【摘要】目前我國檔案管理是以“集中式”為基礎(chǔ)，分層管理為核心的綜合管理體制。檔案集中式管理是單位、企業(yè)管理儲存檔案材料的一種有效的手段，是根據(jù)我國《檔案法》和政治體制制定的合理、安全、有效的檔案管理體制。

【關(guān)鍵詞】集中式；檔案管理；意義；做法

檔案管理是在文章儲存、材料保管的基礎(chǔ)上提出的一項有效率有意義的管理手段，在我國檔案儲存歷史中起著至關(guān)重要的作用。我國《檔案法》明確規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則”。從此，集中式檔案管理應(yīng)運而生。“集中式”是集政治體制、法律體制、社會體制為一體的綜合管理方式，為我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。

一、集中式檔案管理概述

集中式檔案管理是指檔案集中儲存收藏的管理方式。根據(jù)我國法律規(guī)定，制定的合理有效的檔案保管體制，即將國家檔案統(tǒng)一收歸國家管理，任何其他單位不得擁有，所有國家檔案都是對我國歷史的見證，是我國不可或缺的寶貴材料，它們一直都在默默地為我國的發(fā)展貢獻著力量。如果說國家集中式檔案管理是一棟房子，那么基層集中式檔案管理則是建造房子的磚瓦，換言之，基層集中式檔案管理是基礎(chǔ)，是必不可少的一部分。在基層檔案管理中，各式各樣的檔案想要按照合理有序的方法進行管理，就必須將各種檔案整合起來統(tǒng)一管理，然后逐級分層，通過有效的方式方法達到檔案的集中式管理。

二、集中式檔案管理體制的意義

（一）集中式檔案管理體制對國家的意義。集中式檔案管理在我國檔案管理體制中是最為核心的一部分，是我國發(fā)展的基礎(chǔ)支撐。集中式檔案管理體制的誕生，結(jié)束了我國長期以來復(fù)雜而沒有效率的檔案管理方式，并且為我國檔案管理體制的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，為實現(xiàn)檔案管理體制改革邁出了堅實的一步。《檔案法》指出，統(tǒng)一有效的檔案管理方法對于我國檔案管理體制具有積極意義。

（二）集中式檔案管理體制對社會的意義。在我國社會迅速發(fā)展過程中，不乏會出現(xiàn)各種各樣的檔案材料，然而合理有效地對這些檔案進行管理是一項長期而艱巨的任務(wù)。只有完成了這項復(fù)雜而繁重的任務(wù)，才能對社會發(fā)展和進步進行有效的反思和分析，從反思分析中汲取精華血液，使之滲透融合到社會發(fā)展的大動脈中，使之取之不盡，用之不竭，為社會發(fā)展提供持續(xù)且有效的新鮮力量。

（三）集中式檔案管理體制對企業(yè)的意義。隨著我國科學(xué)的發(fā)展和科技水平的進步，我國企業(yè)依靠著健康的國家政策和科技水平飛速發(fā)展，在發(fā)展的同時，對集中式檔案管理的要求也隨之增加。一個企業(yè)，如果沒有合理有效的檔案儲存管理方法，就不能在眾多競爭企業(yè)中脫穎而出，就會迅速失去企業(yè)競爭力，從而導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)重組。因此，集中式檔案管理體制能促進企業(yè)的進一步發(fā)展。

三、集中式檔案管理體制的具體做法

（一）建立健全檔案法規(guī)。近年來，我國對于檔案的法律法規(guī)缺乏統(tǒng)一要求，建立健全檔案法規(guī)體制迫在眉睫。我國各行各業(yè)都有自己的檔案管理辦法，在制定行業(yè)和部門檔案管理辦法上沒有對其深入進行研究和探討，只是從根本的利益出發(fā)，從而導(dǎo)致了各項檔案雜亂無章，如若長期執(zhí)行可能會出現(xiàn)檔案丟失、遺漏等問題。因此，構(gòu)建統(tǒng)一合理的檔案管理法律法規(guī)是檔案管理體制中最為重要的一個環(huán)節(jié)。

（二）檔案管理部門應(yīng)優(yōu)化合作。檔案管理部門是對檔案進行分類、分層、分專業(yè)管理的主要行政機關(guān)，然而，分散式管理并不能有效地針對檔案類型和用途進行合理的分類，所以，檔案管理部門需要通過團結(jié)協(xié)作，對檔案進行整合分析，進而實現(xiàn)合理有效的檔案管理。在各管理部門之間，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制定等政策，使部門和部門之間能夠進行統(tǒng)一的溝通，優(yōu)化各檔案管理部門的合作，為合作提供便利暢通的橋梁。

（三）規(guī)范檔案管理工作。檔案管理工作是繁瑣而又重要的，因此，規(guī)范檔案管理工作是集中式檔案管理體制的重中之重。提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化檔案管理工作的程序是規(guī)范檔案工作的有效途徑。了解學(xué)習(xí)并且嚴格依據(jù)我國《檔案法》進行檔案管理工作，進而通過對《檔案法》的深入學(xué)習(xí)，更好地保證檔案管理工作的規(guī)范性和有效性。

（四）促進檔案的現(xiàn)代化管理。隨著信息時代的到來，檔案管理也向數(shù)字多元化發(fā)展，檔案管理的重心也由傳統(tǒng)管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)移。利用信息技術(shù)對檔案事業(yè)進行“集中式”管理，利用數(shù)字資源的完整、迅速的傳輸速度，對檔案進行實時、有效的管理。檔案的現(xiàn)代化管理不僅傳輸方便，而且還能有效的增加檔案的搜索速度，減少整理、分析檔案的時間，增加檔案管理工作的效率。因此，集中式檔案管理應(yīng)采取多元的現(xiàn)代化技術(shù)，利用數(shù)字信息的真實、完整、可用和安全，提升檔案工作的效率和服務(wù)能力。

四、結(jié)語

綜上所述，我們對集中式檔案管理體制有了更深層次的了解。該體制有利用國家的安全和完整，有利于社會的發(fā)展和進步，有利于企業(yè)的深化和改革。合理利用數(shù)字信息，對檔案進行集中式的管理和安全穩(wěn)定的分析，還可以通過社會各方面的團結(jié)協(xié)作和緊密配合，使我國檔案事業(yè)協(xié)調(diào)健康發(fā)展，為我國檔案事業(yè)貢獻出強大的力量。

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