新時(shí)期高校檔案管理工作的創(chuàng)新

游成梅

【摘要】新時(shí)期，不斷擴(kuò)大的學(xué)校辦學(xué)規(guī)模和日漸提升的教育質(zhì)量，均要求高校檔案管理工作主動(dòng)和新形勢(shì)的發(fā)展要求相適應(yīng)，以更好地服務(wù)于高校教學(xué)、科研及黨政管理工作。本文筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，就當(dāng)前如何創(chuàng)新高校檔案管理工作進(jìn)行了詳細(xì)探討，旨在使高校檔案管理日漸規(guī)范化、現(xiàn)代化，助力高校發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；創(chuàng)新

檔案形成于國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的社會(huì)活動(dòng)之中，其主要負(fù)責(zé)對(duì)各種以備查詢的文字、音頻以及影像進(jìn)行保存。作為高校日常管理的一項(xiàng)重要工作，檔案管理的水平也是高校管理工作水平的真實(shí)體現(xiàn)，其為高校各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，進(jìn)而在高校建設(shè)與發(fā)展中發(fā)揮積極作用。新時(shí)期，創(chuàng)新高校檔案管理工作已迫在眉睫。

一、樹立科學(xué)發(fā)展的觀念

若要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作，就必須轉(zhuǎn)變觀念，否則難以實(shí)行。檔案管理要堅(jiān)持“以人為本”的理念，將廣大師生的全面發(fā)展作為工作核心，把促進(jìn)教師教育水平、提高學(xué)生整體素質(zhì)作為最高目標(biāo)。樹立全面發(fā)展的檔案管理工作理念，學(xué)校檔案建設(shè)應(yīng)統(tǒng)一各職能部門與二級(jí)院系的檔案建設(shè)，全面發(fā)展檔案工作。加強(qiáng)全校師生的檔案意識(shí)，使檔案管理工作“到處開花”。樹立協(xié)調(diào)發(fā)展檔案管理工作理念，既要對(duì)學(xué)校重要教學(xué)科研工作予以重視，也不可將檔案管理工作忽略，要對(duì)各項(xiàng)工作的發(fā)展進(jìn)行協(xié)調(diào)，以更好地為高校各項(xiàng)工作的開展服務(wù)。

二、對(duì)各項(xiàng)管理機(jī)制予以積極創(chuàng)新

高校檔案管理工作若要與時(shí)代相貼近、同學(xué)校發(fā)展相一致、與師生需要相符合，就必須從陳舊的規(guī)章制度中突破出來(lái)，對(duì)落后的管理方法予以改進(jìn)創(chuàng)新。檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)發(fā)揮帶頭作用，營(yíng)造良好的氛圍，積極開展創(chuàng)新活動(dòng)，增強(qiáng)自身創(chuàng)新意識(shí)，在管理人員探索新方法、新技術(shù)的過程中給予大力支持，以將其積極性與創(chuàng)造性調(diào)動(dòng)起來(lái)。

在管理機(jī)制上，立足于崗位責(zé)任制，制定量化管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置予以建立健全，其中也包括用人制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度等，在檔案管理內(nèi)部工作中引入競(jìng)爭(zhēng)性的激勵(lì)機(jī)制，使之充滿活力；在完善制度上，將時(shí)代特點(diǎn)與要求結(jié)合起來(lái)，對(duì)保密制度予以強(qiáng)化，建立嚴(yán)格借閱制度，落實(shí)績(jī)效考核責(zé)任制度。除此之外，由于諸多高校在記錄和管理學(xué)生檔案方面，內(nèi)容僅涉及學(xué)生的政治、學(xué)習(xí)與行為表現(xiàn)，未體現(xiàn)學(xué)生的動(dòng)態(tài)表現(xiàn)，因此高校應(yīng)適當(dāng)增加其它相關(guān)信息內(nèi)容，如職業(yè)能力考核、心理健康狀況等。

三、推動(dòng)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展

新時(shí)期，高校檔案管理工作應(yīng)努力和社會(huì)技術(shù)發(fā)展相同步，盡可能滿足社會(huì)信息需求，借助信息技術(shù)改造高校檔案管理工作，使之逐漸向網(wǎng)絡(luò)化、計(jì)算機(jī)化發(fā)展。而在這一過程中，高校檔案管理工作的現(xiàn)代化創(chuàng)新與發(fā)展需對(duì)以下幾個(gè)方面的內(nèi)容予以重點(diǎn)關(guān)注：

一是對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用引起重視。通過將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作中，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息收集、整理、鑒定、保管等工作的一體化管理，而在一體化管理過程中，高校檔案資料信息也可多次利用，這就極大地提升高校檔案立卷效率與管理質(zhì)量。而為了方便通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)傳輸高校檔案資料，高校檔案管理工作者就需以電子檔案代替紙質(zhì)檔案，并利用信息數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建來(lái)使檔案管理中的檢索更加便捷，存儲(chǔ)密集度更高，進(jìn)而推動(dòng)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

二是在高校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)上做進(jìn)一步加快。若要對(duì)檔案資料信息施以網(wǎng)絡(luò)化與智能化管理，就必須要保證高校檔案管理工作中資料信息處理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。就目前大多數(shù)高校的檔案管理工作而言，其標(biāo)準(zhǔn)化工作需完善的地方還很多。比如，雖然在高校檔案管理工作中，諸如檔案標(biāo)引、著錄和統(tǒng)計(jì)方面均可參考國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，但在具體工作實(shí)踐中，這些標(biāo)準(zhǔn)的貫徹和執(zhí)行度卻較低。而在現(xiàn)代檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)方面，檔案信息在格式、載體、轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)以及軟硬件設(shè)備上標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一，這便對(duì)高校之間共享檔案資料造成制約?？梢钥闯觯涌旄咝n案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)非常有必要。鑒于此，高校檔案管理工作就必須嚴(yán)格遵循現(xiàn)行的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)決予以貫徹落實(shí)，同時(shí)還需將高校實(shí)際情況和實(shí)際需求結(jié)合起來(lái)，構(gòu)建地方性統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，助力高校建設(shè)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，加工檔案資料信息，為共享檔案資料信息提供更好的支持。

四、全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

管理人員的綜合素質(zhì)是創(chuàng)新檔案管理工作的關(guān)鍵所在，為此高校的領(lǐng)導(dǎo)層需將關(guān)注重點(diǎn)放在高素質(zhì)信息化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)上。在聘請(qǐng)檔案管理人員時(shí)著重對(duì)其綜合素質(zhì)進(jìn)行考察，在看其是否知曉怎樣開展檔案管理工作的同時(shí)，還要看其能否熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)。其次，因?yàn)闄n案管理工作帶有一定的保秘性，所有檔案管理人員的思想政治素質(zhì)一定要過硬，以切實(shí)保障檔案的完整性、真實(shí)性與安全性。學(xué)校應(yīng)定期組織一些學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，以讓管理人員的法治觀念進(jìn)一步增強(qiáng)，提高保密意識(shí)，同時(shí)對(duì)《保密法》和相關(guān)的法規(guī)制度做到爛熟于心，增強(qiáng)工作責(zé)任心。另外，一定的創(chuàng)新意識(shí)也是檔案管理人員所不可缺少的，以同時(shí)代發(fā)展保持同步并和其它管理人員一起完成檔案管理工作。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，高校檔案管理這一工作需要不斷探索、不斷進(jìn)步，各高校與檔案管理工作者應(yīng)同時(shí)代發(fā)展的步伐保持同步，在實(shí)際工作中切實(shí)將科學(xué)發(fā)展觀體現(xiàn)出來(lái)，對(duì)自身發(fā)展過程中存在的各種問題有一充分認(rèn)識(shí)，清楚把握高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，讓檔案管理實(shí)現(xiàn)全面、協(xié)調(diào)發(fā)展。

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