企業人事檔案管理存在的問題及對策研究

宋榮軍

【摘要】本文分析了企業人事檔案管理工作中存在的問題，提出了加強改進和完善人事檔案管理工作的對策。

【關鍵詞】企業；人事檔案；管理；問題

黨的十八大召開以來，人事檔案管理工作越來越顯示出它的重要性。近半年來，通過對縣內20多家規模以上企業的人事檔案進行抽查，發現多數單位較重視檔案管理工作，但是也存在不少問題，有的出生日期不同材料填寫不一致，有的入團材料缺失，有的入黨材料不全，缺失個別親屬的政審材料，有的學歷缺失入學材料或成績單，有的缺失聘用合同，或者聘用合同入檔不及時，有的缺失養老保險證明材料，有的企業管理人員不穩定，兼職較多，有的沒有像樣的檔案室，有的雖然重視工作，但業務不熟，工作不會開展等問題，這些現象將會給企業發展或個人將來使用檔案帶來較大麻煩。因此，充分分析人事檔案管理工作中存在的問題，并深入探尋有效的解決措施，加強對人事檔案工作的管理，以此來促進企業的進一步發展，已成為廣大企業人事檔案管理工作者亟待解決的重要課題。

一、企業人事檔案管理工作中存在的問題

筆者通過梳理發現人事檔案管理工作中存在的問題，主要表現在三個方面：

（一）機構不健全。企業單位不夠重視，檔案管理人員素質偏低。在一些企業單位中，企業只是注重這些人帶給企業的利益，而不夠注重對人事檔案的管理。只要他們能夠保證自己員工的重要信息不流傳出去被人利用就是成功的。由于受傳統觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠，人員身兼多職，更換頻繁，難以勝任檔案工作。隨著當前企業規模日益擴大，員工數量不斷增多，檔案數量逐漸增多，檔案管理難度增大，有關的管理機構卻未能及時跟進，更談不上制度完善、流程規范等細致工作。

（二）硬件不到位。硬件設施不齊全，管理技術落后。人事檔案管理的硬件設施不齊全，包括檔案館和設備，有些單位至今也沒有建立專門的檔案室和配置相應的設施，對人事檔案的管理名存實亡。長期下去，會導致原始的紙質檔案得不到有效的保護，很可能出現蟲蛀、霉變等現象；并且計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，不利于人事管理效率的提高，造成一定的資源浪費。

（三）材料不完善。材料不完整，歸檔不及時。人事檔案收存的是職工的履歷、自傳、鑒定（考評）、學歷、職稱評聘、政治歷史、聘用合同、養老保險、工作調整、工資晉升、身體健康狀況等方面的有關材料，檔案中的材料只有完整、齊全、規范，才能真實地反映員工自身的成長歷史和人生軌跡。抽查中發現不少材料入檔不及師，日久天長，就會無從查找。

二、加強改進和完善人事檔案管理工作的對策

針對上述情況，加強改進和完善人事檔案管理工作，應從以下幾方面著手：

（一）通過學習培訓檔案管理業務知識，提高檔案管理人員自身素質和業務能力。人事檔案管理崗位要選出有黨性意識，具有強烈的事業心和責任心，有保密意識，勤勤懇懇，忠于職守的優秀人才從事管理工作，注意保護和調動他們的積極性，幫助解決具體人事檔案管理工作中的困難，促進人事檔案管理水平的不斷提高。 注重提高檔案管理人員的素質，不僅要提高他們自身的業務素質和知識水平，更要著眼于政治素質和實際本領的提高，努力培養政治強、業務精、作風硬的檔案工作人員。檔案工作者要加強政治學習，增強黨性黨風修養和思想道德素質，自覺服從黨和政府這個工作大局，提高適應崗位要求的實際本領，不斷地提高管理水平。

（二）通過完善人事檔案管理制度，規范檔案管理和服務流程。在平時的工作時，要嚴格執行《人事檔案工作條例》和《人事檔案管理工作制度》等規章制度，并根據人事檔案存放要求，管理好人事檔案庫房、閱檔室和辦公室，做到三室分開。對收集來的需要歸檔的材料，及時進行歸檔。歸檔時嚴格按照《人事檔案管理規范》和《檔案收集整理歸檔制度》的有關規定，進行檔案材料的鑒定和篩選，并把人事檔案材料按屬性進行歸類、排列次序、編寫目錄、剪裁，最終裝訂成卷。檔案材料要做到歸類準確、手續齊全。作為檔案管理人員，整理裝訂檔案要做到：對屬于入檔的材料依據性質屬性進行分類，分類清晰，便于以后工作的查找利用。對紙張不規則、破損、卷角、折皺的材料要進行修補、裱糊或壓平。對于尺寸較大的材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的前提下，進行剪裁或折疊；對過窄的材料，要根據檔案規定尺寸進行加邊擴充；對時間較久、較軟的材料要在背面加頁固定；對填寫的材料中墨跡不太清晰的或字跡為藍色或紅色的，要進行手工臨描或加頁復印；未入檔的檔案材料上存在的訂書釘等金屬物要進行拆除等，保證加工質量。按照分類順序進行編寫目錄，目錄要完全與材料順序相對應，準確核對材料形成時間，份數和頁數填寫無誤。目錄中類與類間留一定空間，便于以后增加材料時添加目錄。經過整理后的干部人事檔案分類清晰，目錄完整，外觀整齊，利于查找。

（三）通過完善人事檔案管理設備，實現人事檔案的數字化管理。要加大人事檔案資金投入，完善人事檔案設備，配齊空調、去濕機、溫濕度計等基礎設備，保持庫房內的溫濕度，每天監測并填寫庫房溫濕度記錄。配備鐵質檔案柜和檔案夾、裝訂打孔機等保管、整理人事檔案的有關器械和物品。對于人事檔案的內容格式、分類體系以及信息采集按要求統一，要建立電子賬號，實現信息共享。要建設人事檔案數據庫，對于人事檔案的信息，可以通過工作人員錄入方式，形成電子文檔，并將重要的材料進行數字化處理。此外，建設人事檔案信息網絡服務平臺，用于開展人才服務，發布人才供求信息等。

總之，要加大宣傳力度，形成人人懂檔案，人人重視檔案的良好局面。使各級領導和廣大員工充分認識到檔案的重要性，牢固樹立檔案意識，從整體上提高干部人事檔案管理工作的水平。