醫(yī)院非編人員人事檔案管理存在的問題及建議

楊淼+盧曉東

【摘要】本文簡要闡述了人事檔案管理的作用，提出了醫(yī)院非編人員人事檔案管理中存在的問題，并針對此類問題，著重探討了醫(yī)院非編人員人事檔案管理的改進(jìn)措施，旨在為醫(yī)院人事檔案管理的完善，作出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；非編人員；檔案管理；問題；對策

近年來，隨著廣大人民群眾的健康意識不斷增強(qiáng)，醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，同時醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生工作者與其他工作人員的工作強(qiáng)度顯著提升。為有效緩解醫(yī)院在編人員的緊缺，并為社會提供更多的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，醫(yī)院便進(jìn)行非編人員的自主招聘，因非編人員的流動性較大，使得人事管理工作受到影響與制約。對此，應(yīng)對醫(yī)院的非編人員人事檔案管理工作進(jìn)行細(xì)致的分析與研究，并從中找尋出有效的解決措施。唯有如此，才能確保醫(yī)院人事檔案管理工作的順利開展，也才能使其為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)出應(yīng)有的作用。因此，對于“醫(yī)院非編人員人事檔案管理存在的問題及建議”的研究，就具有極大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、人事檔案管理的作用

人事檔案作為人員個人綜合信息的有效載體，其所承載的個人信息量巨大，其中翔實(shí)記載每個人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作軌跡、技術(shù)職稱及家庭信息。對此，應(yīng)對人事檔案進(jìn)行有效的管理，加強(qiáng)人事檔案管理，不僅可以有效促進(jìn)人力資源的開發(fā)，而且其為人事管理提供了最為真實(shí)的個人信息數(shù)據(jù)。同時，人事檔案管理還對于企事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)，具有積極的促進(jìn)作用。通過人事檔案管理，規(guī)范檔案管理存在的不足，使醫(yī)院職工的檔案信息資料得到長時間的留存，從而便于個人信息的查找以及各類數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計(jì)與利用。

二、醫(yī)院非編人員人事檔案管理問題分析

人事檔案的建立及管理工作相對繁瑣，不僅需要個人資料的收集與保管，而且還涉及到人員的分類與調(diào)動等。由于非編人員的穩(wěn)定性較差，且具有較大的流動性，因此醫(yī)院非編人員人事檔案的建立與管理難度增大。

（一）人事檔案管理權(quán)限誤區(qū)。現(xiàn)階段絕大部分醫(yī)院的人事檔案管理工作，采用的是分級管理模式。即在編人員檔案管理部門是由上級管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，醫(yī)院自主招聘的非編人員的檔案管理由本級醫(yī)院自行管理，且醫(yī)院自主招聘人員中的全日制本科學(xué)歷畢業(yè)的醫(yī)學(xué)生的檔案管理又納入人才交流中心管理。由于人員檔案管理的機(jī)構(gòu)不一，造成管理不便，使許多醫(yī)院未進(jìn)行有效管理。

（二）醫(yī)院對非編人員檔案管理重視度不夠。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前國內(nèi)絕大部分醫(yī)院對非編人員人事檔案的管理工作重視度不夠，大多數(shù)醫(yī)院將工作重點(diǎn)放在提高醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)療安全以及醫(yī)療服務(wù)方面。對非編人員的人事檔案編制與管理工作重視程度不足，乃至根本不納入醫(yī)院管理，這也使得醫(yī)院的人事部門對于非編人員缺乏足夠的關(guān)注度。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足。由于醫(yī)院對非編聘用人員的檔案管理不夠重視，因此在人、財(cái)、物的投資上難免會大打折扣，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位現(xiàn)象非常普遍。在該種情況下，醫(yī)院檔案室無法擁有各類軟硬件設(shè)施，以致于各項(xiàng)軟硬件配備過于簡陋。比如，只有用于數(shù)據(jù)錄入的計(jì)算機(jī)，人事檔案管理工作中只有其保管作用的檔案柜等。不僅不利于人事檔案的存檔備份，而且會影響人事檔案的保存。

（四）專職檔案管理人員配置不到位。在眾多醫(yī)院及醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，進(jìn)行人事檔案管理工作的人員，大多數(shù)是由人事科相關(guān)人員來負(fù)責(zé)，而這部分人員均未進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)。同時，由于現(xiàn)階段各大高校中人力資源及企業(yè)管理專業(yè)中，涉及到檔案編制與管理的內(nèi)容較少，且選擇此專業(yè)方向的人才較少。并且，受科技體制改革的影響，致使具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)檔案管理人員極度缺乏。進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院無法配置專職的人事檔案管理人員進(jìn)行非編人員人事檔案的管理。

（五）檔案材料規(guī)范不統(tǒng)一。在對非編人員人事檔案進(jìn)行建立及整理工作中，發(fā)現(xiàn)存在檔案材料缺乏統(tǒng)一規(guī)范，檔案材料缺失嚴(yán)重。比如，學(xué)籍檔案中，應(yīng)有大中院校學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)成績、畢業(yè)生登記表（或鑒定表）、畢業(yè)證及學(xué)位證等；黨員材料中，必須有入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書等。

三、加強(qiáng)醫(yī)院非編人員人事檔案管理的有效措施

（一）建立專項(xiàng)檔案管理部門。為有效改善和解決醫(yī)院非編人員人事檔案管理中存在的問題，進(jìn)一步提升醫(yī)院管理水平，應(yīng)在醫(yī)院內(nèi)部建立專項(xiàng)的人事檔案管理部門。對檔案室人員進(jìn)行及時的補(bǔ)充，有效加強(qiáng)人事檔案管理。同時，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入力度，比如根據(jù)需要采購人事檔案管理專項(xiàng)軟件、掃描儀等設(shè)備。

（二）對檔案管理人員及職工加強(qiáng)專項(xiàng)培訓(xùn)。由于醫(yī)院人事檔案編制與管理的人員相對匱乏，因此，在對相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充的同時，更要做好職工檔案的收集、培訓(xùn)工作。通過檔案收集培訓(xùn)，使人事檔案管理人員的工作能力進(jìn)一步加強(qiáng)。如檔案的收集范圍、方法、歸檔制度以及征集方法與接收制度等的培訓(xùn)。此種培訓(xùn)活動能夠加強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，并使非編人員與在編人員的人事檔案利用率得以顯著增強(qiáng)。

（三）樹立服務(wù)意識，重視非編人員檔案管理工作。在眾多醫(yī)院中，應(yīng)積極進(jìn)行非編人員人事檔案管理的宣傳工作，并可通過各種培訓(xùn)、會議等形式，加強(qiáng)部門與人員間的互動交流，創(chuàng)造出積極的人事檔案管理環(huán)境，使人事檔案的編制人員與管理人員等，都能夠?qū)Ψ蔷幦藛T的人事檔案管理工作給予足夠的重視。同時，還應(yīng)使人事檔案的編制與管理人員，從大局觀入手，為促進(jìn)醫(yī)院工作人員間的和諧化，應(yīng)在積極進(jìn)行非編人員人事檔案管理的同時，提升自身的服務(wù)意識，以此來促進(jìn)人事檔案管理部門的效用。

（四）保證檔案質(zhì)量及其安全可靠性。在對醫(yī)院非編人員人事檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案材料的收集與歸檔，對于模糊不清或存在不一致等現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)及時明確告知非編人員；同時，還要對他們講解人事檔案的重要性，使其能夠再進(jìn)行完善的信息填寫。為確保人事檔案的安全可靠性，應(yīng)當(dāng)采用專人專項(xiàng)管理方法，并盡量采用信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，對人事檔案進(jìn)行錄入及保管，且需要通過特定人員的制定密碼方可查看人事檔案信息。

四、結(jié)語

綜上所述，由于醫(yī)院非編人員具有較大的流動性，因此醫(yī)院人事管理工作難以對其進(jìn)行完善的管理與服務(wù)。對此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)做出有效的改進(jìn)措施，比如建立起專項(xiàng)的檔案管理部門、加強(qiáng)職工檔案收集培訓(xùn)活動以及保證檔案質(zhì)量等。通過此類措施的應(yīng)用，使醫(yī)院人事檔案管理工作能夠切實(shí)落到實(shí)處，并能為醫(yī)院的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

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