機關事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策

盧秋蓉

【摘要】本文從機關事業單位數字化檔案管理的現狀入手，進一步闡釋優化機關事業單位數字化檔案管理對策，保證了事業單位檔案管理的質量，促進了機關事業單位工作運行的高效率。

【關鍵詞】機關事業單位；數字化；檔案管理

檔案資源的管理是每一個機關事業單位不可缺少的，重視機關事業單位的檔案管理，可以為單位提供有效的信息資源。隨著數字化的發展進程加快，檔案管理打破傳統的人工管理，開始進行數字化檔案管理，但是目前階段，機關事業單位數字化檔案管理呈現不同的問題，這就需要我們有效地解決，不斷提高機關事業單位的管理效率。

一、機關事業單位數字化檔案管理呈現的現狀

（一）現代化辦公設備欠缺。現階段，大多數的機關事業單位數字化檔案管理欠缺相應的硬件設備，這就導致檔案管理的不規范，甚至有些機關事業單位檔案室存在檔案堆積的現象，也沒有對應的防潮、防盜等管理對策，這與現代數字化檔案管理嚴重脫節。由于檔案的調閱和查訪沒有很好的現代化手段使用，從而影響了機關事業單位檔案管理的完整和安全。此外，辦公設備的欠缺使事業單位對檔案資源進行有效的利用發揮不夠，只是處于管理的階段，這不利于對檔案資源的有效利用。

（二）檔案檢索效率低。現在的機關事業單位數字化檔案管理，對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有實現計算機檢索，這在一定程度上影響了機關事業單位檔案信息檢索的準確率與速度，增加了檔案查閱工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機關事業單位檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個機關單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。

（三）檔案管理人員綜合素質問題。機關事業單位數字化檔案管理的實施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業知識和技能，這樣可以有效地利用數字化檔案管理設備。但目前階段的老員工，對網絡化信息接觸比較少，對信息化的知識學習起來比較困難，即使機關事業單位擁有了自己的現代化數字檔案管理設備，由于工作人員的技能問題，對數字化檔案管理依然無法順利進行。因此，機關事業單位的檔案管理員，要迅速建立屬于數字化管理的信息知識體系，提升自己的工作效率，達到對數字化檔案管理的需要水準。

二、優化機關事業單位數字化檔案管理對策

（一）創建現代化數字檔案管理系統。網絡信息技術的發展，給數字化檔案管理提供了便利，影響了人們的日常工作，是未來檔案管理的發展趨勢。對于事業單位數字化檔案管理，這是一個綜合性的管理，牽涉的內容比較多，因此，這就需要事業單位建立一個高效的數字化管理系統。我們可以根據機關事業單位的實際情況，結合自身的優勢，創建現代化數字檔案管理系統，把檔案、系統、光盤備份等進行相關的處理，嚴格控制檔案信息儲存質量與安全，避免相關的硬件隱患，為數字化檔案管理創建一個有利的環境，這有利于機關事業單位工作的順利發展。

（二）提高數字化管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網絡控制的數字化檔案管理系統，我們要充分發揮其優勢，從而提高機關事業單位數字化檔案管理的質量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對數字化檔案管理系統性能進行提升，還可以增加系統內部儲存量。2.強化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進行強化，這就需要嚴格要求磁盤陣列產品的結構和硬件的組成要依據嚴格的標準，這為數字化檔案管理的系統未來功能的更新奠定了基礎。加上磁盤陣列需要多元化的保護級別，這有利于數字化檔案管理的使用者，系統功能得到了保障，這樣數字化檔案管理系統的數據有了安全性的基礎。3.檔案管理使用性能提升。數字化檔案管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產品，這對系統的維護性能具有相當的優勢，對數字化檔案管理系統可以實現在線升級的功能。系統網絡具有開放性，保證了相關人員對檔案資源的調取和查閱，這樣數字化檔案管理系統有了更強大的功能發揮。

（三）提升檔案管理人員素質。檔案管理人員是數字化檔案管理的執行者和操作者，這對檔案管理工作的質量具有一定的影響，這就需要機關事業單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質。例如，對老員工進行現代化設備的學習，針對數字化檔案管理進行相關的培訓工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對現代化設備知識的學習和操作水平，進而了解其工作現狀。此外，還可以建立相關的激勵機制，鼓勵檔案管理人員提升自身素質，以保證工作的發展需求，從而實現數字化檔案管理從管理型向服務型邁進。

三、結語

綜上所述，信息技術的發展，對機關事業單位數字化檔案管理提供了技術支持，這使檔案管理打破傳統的手工管理，讓檔案管理向數字化趨勢發展，機關事業單位數字化檔案管理方式順應了時代趨勢，有利于提高機關事業單位檔案管理的效率和質量，我們要不斷優化與創新數字化檔案管理系統，提高檔案的利用效率和安全性，讓數字化檔案管理服務于我們。

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