大數(shù)據時代的企業(yè)檔案管理探討

汪艷霞

摘 要： 隨著科學技術手段的提升，社會經濟的發(fā)展，大數(shù)據時代隨之到來。在大數(shù)據時代之下，進行企業(yè)檔案管理，對企業(yè)管理能力進行提升，完善企業(yè)內部控制流程，是我們在提高企業(yè)競爭力的時候的主要手段。大數(shù)據需要更高的信息平臺和信息技術，本文主要探討的就是如何在大數(shù)據時代之下做好對企業(yè)的檔案管理。

關鍵詞：大數(shù)據時代 企業(yè)檔案 管理

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）05-0054-01

前言

對企業(yè)的檔案進行管理，在我國企業(yè)中是新的嘗試，因為對檔案進行管理，管理的復雜性提升了，管理的內容變多了，所以我們在進行管理的時候，必須對其中的內容進行優(yōu)化，結合其中的具體發(fā)展方式來進行企業(yè)檔案管理的進一步升級。

一、大數(shù)據檔案的特點

1.數(shù)據巨大

大數(shù)據最明顯的一個特點就是數(shù)據庫的龐大，在一定程度上，數(shù)據庫中的檔案管理需要存儲的內容很多，在企業(yè)發(fā)展中的每一項事情都要記錄在企業(yè)檔案中，在檔案中，不僅要包括人事信息，工程項目信息，還要包括危機處理。在大數(shù)據庫中，基本上是對企業(yè)每天發(fā)生的事情的一種記錄，所以在很大程度上，檔案中的事情有很多是重復的。企業(yè)在經營的時候每時每刻都在發(fā)生與制造信息，所以存入的信息在一定程度上來說是很豐富的。因為數(shù)據的豐富性，所以在存儲的時候使用傳統(tǒng)的存儲方式是不行的，于是產生了大數(shù)據的管理系統(tǒng)。大數(shù)據庫對于龐大的數(shù)據的分類整理和數(shù)據的處理都有很高的能力，在面對龐大的數(shù)據的時候可以盡量提高數(shù)據的準確度。一般來說，大數(shù)據管理對于處理大量數(shù)據的能力的要求是很高的。在處理的時候要尤其注意。

2.數(shù)據種類多

大數(shù)據時代之下，因為有了更高的能力來進行數(shù)據的處理，所以在處理數(shù)據的時候不僅數(shù)據的數(shù)量得到了提升，數(shù)據的種類也得到了提升。大數(shù)據時代顛覆了傳統(tǒng)的數(shù)據處理方式，數(shù)據的來源廣泛，在很多數(shù)據平臺上進行了共享，并且傳播的速率很快。整個數(shù)據庫的結構體系是非結構化的，不論是音頻文件還是文本或者是數(shù)字化的結果，在數(shù)據庫中都可以得到解決。大數(shù)據中的數(shù)據種類多，加大了分析難度，檔案工作者在分類的時候要采用全新的眼光去分析其中的不同種類的數(shù)據，以此來對多樣性的數(shù)據有更加深刻的認識。檔案工作者必須具有很強的數(shù)據分析能力，針對不同的數(shù)據類型的時候可以做到盡量的準確。根據需要來進行歸納整理是其中一種比較常用的方式，這種方式可以實現(xiàn)篩選難度的降低。采用全新的方式來進行審查，可以大大提高整理和工作的效率。

3.信息可用密度低

在搜集信息的時候，并不是說信息的數(shù)量龐大種類多，獲取信息的效果和信息的分析越清楚，相反，在龐大的信息庫中，進行分析時很困難的，很多信息其實并沒有意義。在信息庫中，有些信息是不完全正確的，在分析的時候如果不能認識到他的這一個特性，就很容易產生信息分析錯誤的情況，不同信息的價值是不同的，在我們進行數(shù)據的分析的時候，最好還是經過層層篩選再進行使用，我們在使用信息的時候應該盡量準確，并通過這種方式來減小最后的后果的嚴重性。數(shù)據的錯誤會造成最后分析結果的錯誤，所以我們需要做好不同數(shù)據之間的佐證，以此來提高結果的準確性。

二、大數(shù)據時代背景下的檔案管理新要求

1.更新管理觀念

隨著時代的發(fā)展，我們在管理中使用的工具也變得更加的多元和高科技化，面對這樣的外部環(huán)境，我們需要更新我們的管理理念。讓管理的理念跟上時代發(fā)展的腳步。在管理的時候，學會從大數(shù)據的層面上做出各種決策，并在管理的時候做到不同的管理模式相互滲透，使用多種模式是為了減少其中的摩擦，進而提高管理的水平。我們選擇管理方式，在很大程度上還是取決于其管理水平以及管理的難度。根據上文我們提到的檔案內容繁多的問題，在進行分析的時候，最好做到對各種檔案的充分利用，同時也要分析其中的不同數(shù)據，對他們做好檢查，只有這樣才可以保證最后結果的真實和準確，盡量做到科學和準確，這樣才可以真正的降低工作的難度，適當?shù)母鹿芾淼睦砟钍呛鼙匾摹?/p>

2.需要多樣的檔案管理形式

檔案的豐富性需要更好的管理形式，在進行管理的時候，使用多種類型的管理模式，可以提高管理的效果，進行分門別類的整理是很必要的。多樣化的手段應用在數(shù)據庫的整理中顯得很有必要。這樣可以便于以后更加便捷的查找。

3.高素質的管理人員

大數(shù)據時代中，使用多種高新科技手段已經成為了常態(tài)，所以我們在選擇管理人員的時候，需要對管理人員的素質提出更高的要求。管理人員需要具有大數(shù)據的管理意識，在面對大數(shù)據管理的時候，盡量可以做到不同數(shù)據的完善分析。針對不同的檔案，使用不同的方式進行分析是管理人員需要做到的，所以管理人員必須具有一定的技術，具有一定的分類理念，才可以真正做好不同檔案的分類。

三、大數(shù)據時代下檔案管理的改善措施

1.積極合理利用大數(shù)據平臺

在網絡資源日益廣泛的當下，積極合理的進行檔案的分析重點就是對網絡化的大平臺進行綜合性的整理和利用。我們進行檔案管理，可以使用各種先進的手段來進行難度較高的數(shù)據分析。網絡平臺上進行分析，首要的一點就是要提高管理人員的素質，培養(yǎng)管理人員的管理理念，提高管理人員在數(shù)據應用和網絡應用上的技能，在對檔案進行整理和提取的時候可以提高應用的速率。同時，做好對系統(tǒng)的更新，建立一個適合于工作人員和管理人員使用的系統(tǒng)，從而進行檔案管理的各項信息化的優(yōu)化。另外，我們還要充分有效的利用這樣一個大數(shù)據平臺，在管理的時候實現(xiàn)不同檔案管理事項的融合與完善，在我們進行信息管理的時候，最好可以使用這種管理機制來實現(xiàn)內部管理和控制體系的優(yōu)化，并在此過程中實現(xiàn)檔案管理安全性的提升。

2.加強檔案管理的制度

在進行檔案管理的時候，我們一定要進行制度上的提高。因為檔案管理針對的對象是不同的，具有一定的針對性，所以在進行具體管理的時候，我們需要結合特定的情況進行精準的分析，這樣才可以對不同的內容進行判斷，根據判斷的結果來制定制度。我們在制定相關制度的時候，需要根據管轄區(qū)的特色來進行制度的改善，不能所有的區(qū)域都使用同樣的管理制度，在管理的時候最好可以進行不同責任的明確劃分，因為檔案管理的不同標準，意味著責任的不同，所以我們在對制度本身進行優(yōu)化的時候，就要做好信息基準化的實現(xiàn)和不同政策制度的統(tǒng)一。同時，還要做到制度的完善和更新，以此來提高制度的效率。

3.建立有效監(jiān)督機制

在管理中需要進行監(jiān)督機制的完善，首先是對管理人員的監(jiān)督，管理人員在管理中是一個主要的個體，管理人員素質的高下直接決定了管理的水平，所以我們在監(jiān)督的時候首先要從管理人員的素質下手，提高他們的管理能力，完善他們的信息技術能力，做到定期的更新是更加重要的。另外，在監(jiān)督的時候還要做好檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)督，保證系統(tǒng)的安全性，保證系統(tǒng)的快捷性。完善其中的機制是我們進行大數(shù)據掌握的關鍵，使用更加高新的科技來完成以往工作中的難題，是我們完善儲備人才的關鍵所在。

結束語

大數(shù)據時代之下，進行信息的共同利用是方便的，我們在進行數(shù)據處理的時候，可以使用這些數(shù)據來進行檔案的分類整理和數(shù)據的恢復。大數(shù)據時代帶來的好處頗豐，但是我們在進行分析的時候，會發(fā)現(xiàn)還存在很多問題，這就需要我們對其中的不同理念進行更新和維護，這樣才可以實現(xiàn)大數(shù)據時代下的多角度理性分析。提升管理人員素質也是我們經常采用的一種方式，以此來進行管理水平的提高。

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