巧用COUNTIF函數(shù)進(jìn)行審計查詢

■吳長勇

巧用COUNTIF函數(shù)進(jìn)行審計查詢

■吳長勇

審計經(jīng)常需要查詢大量數(shù)據(jù)，如果采用手工方法，不僅耗時耗力，而且容易發(fā)生差錯。如果能夠熟練應(yīng)用SQL等數(shù)據(jù)庫自然是好，但要求審計人員都掌握SQL語句編程又有較大難度，在許多案例中WPS（EXCEL）表格常用函數(shù)也可以解決數(shù)據(jù)查詢問題。現(xiàn)以COUNTIF函數(shù)為例說明。

一、COUNTIF函數(shù)語法說明

在WPS（EXCEL）表格中，COUNTIF函數(shù)，可以用于計算滿足特定條件的單元格的個數(shù)，其語法是COUNTIF（Range，Criteria），Range，是指查詢范圍，即需要計算其中滿足特定條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域。Criteria，是指查詢條件，即哪些單元格將被計算在內(nèi)的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本，例如，條件可以表示為600、“＞10000“或”某公司“。

示例如下，其中A列為姓名，B列為考試分?jǐn)?shù)。

序列號 A B C（公式） 說明（結(jié)果）1 數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù) ＝COUNTIF（A2：A6，”張三“） 計算第一列中“張三”所在單元格的個數(shù)，即張三出現(xiàn)了幾次，結(jié)果是“2”。2 張三 61 ＝COUNTIF（B2：B6，”＞80“） 計算第二列中值大于80分的單元格個數(shù)，結(jié)果是“2”。3 李四 55 4 王五 75 5 趙六 86 6 孫七 96

二、COUNTIF函數(shù)應(yīng)用案例

審計中經(jīng)常會拿到兩份名單，其中一份是真實(shí)的，另一份包含一些不符合條件的人員（虛假人員），需要從中找出不符合條件的人員（虛假人員）。在名單人數(shù)少時，可以采用手工比對方法，在人數(shù)眾多時手工比對方法就會事倍功半了。

如，匯通科技公司（本文中的公司及人員均為虛構(gòu)）為多獲取“服務(wù)外包企業(yè)財政專項(xiàng)資金”，把非本公司人員（假員工）作為本單位員工進(jìn)行了申報，審計需要找出哪些人員不是該公司的員工（假員工）。示例如下：

匯通科技公司申報名單（997人，含不是該公司的人員，即假員工）

匯通科技公司員工表（581人，真實(shí)名單）

這時可以使用COUNTIF函數(shù)快速查詢哪些人員不是匯通科技公司員工，將 C1單元格公式設(shè)定為COUNTIF（$F$1：$F$581，B1），即查詢范圍是“$F$1：$F $581”（匯通科技公司員工表，真實(shí)名單），查詢條件是“51010519870628017X”（匯通科技公司申報名單），其中“$F$1：$F$581”是絕對引用，目的是為了在C列復(fù)制公式時保證比較范圍不變化（即保證申報名單的每個人員都與匯通科技公司員工表中的全部人員比較一遍），比較結(jié)果在C列標(biāo)出，如下圖所示。如果在“$F $1：$F$581”中包含“51010519870628017X”，則 C1值為1，即趙博誠“51010519870628017X”是匯通科技公司員工，反之值如為0則不是匯通科技公司員工（假員工），如趙培嶺（身份證號 510123197906035732）出現(xiàn)在“服務(wù)外包企業(yè)專項(xiàng)資金”申報名單中，但不是匯通科技公司員工（未出現(xiàn)在員工表中），即假員工。

查詢結(jié)果（如果C列值為0，則所在行——AB列信息為假員工）

（作者單位：審計署駐濟(jì)南特派員辦事處）