高校科研經費管理中信息化創新與構建

楊雙雙

摘要：隨著科學研究與科技創新水平的快速發展，國家對高校的科研經費投入持續增長，但對其管理的要求也日益提高，而高校傳統的科研經費管理模式已經不能適應當前國家對科研經費管理的要求。本文針對高校科研經費信息化管理現狀，提出構建科研經費全生命周期信息化管理體系，實現經費預算實時控制、使用過程跟蹤管理及結題決算分析的全過程管理，促進高校科研工作健康發展。

關鍵詞：高校；科研經費管理；信息化；創新

一、高校科研經費信息化管理現狀

近年來，隨著現代管理技術和信息化技術的發展，各高校在科研經管理信息化水平方面也有很大提高，很多學校開發了科研經費管理及財務管理相關信息系統，如科研項目管理系統、科研預算控制系統、科研經費網上預約報銷系統等等。但各管理系統采用不同的技術手段及不同的數據庫，各自為陣，造成系統之間缺乏銜接、無法信息共享；還有部分學校的科研經費管理還停留在手工方式，信息化水平較低，無法為快速發展的科技研究提供有力支撐，因此，加強科研經費管理信息化建設勢在必行。

二、構建科研經費全生命周期信息化管理體系

針對高校科研經費信息化管理現狀，本文提出了構建科研經費全生命周期信息化管理體系，包括科研項目管理信息系統、財務預算控制系統、經費“一卡通”授權系統、網上預約報銷系統、銀企直連支付系統、輔助財務決算系統等信息系統，通過科研與財務兩大信息平臺的協同應用，實現了科研經費從校內立項、到款分配、預算控制、會計核算、資金結轉、資產管理、財務決算、績效考核等全生命周期信息化管理，在科研部門、財務部門、院系、項目負責人之間實現高度信息共享，同時通過信息化手段，有效保證科研經費嚴格按預算執行與使用，真正做到科研經費全生命周期的事前（科研項目立項前）、事中（項目執行過程中）、事后（項目結項后）有效監管，同時也適合當前推進財務管理信息化的要求。

構建的科研經費管理信息化子系統完成的功能如下：

（一）科研項目信息管理系統

科研項目信息管理系統是科研項目管理、科技成果管理以及科研檔案管理等多方位科研管理的信息化系統。該系統的開發維護由高校科研管理部門完成，主要面對學校各級管理部門、科研項目負責人、科研項目參加人員、院系科研管理人員。通過與財務信息系統對接，實現科研項目全生命周期數字化跟蹤服務，除了項目財務信息，還可將項目的合同書、過程審批文檔、中期報告、結題報告等材料全部進行電子化掃描處理上傳至科研項目信息管理系統中，自動為項目建立電子化過程檔案，供項目負責人、院系、學校管理部門查詢使用、統計分析。在該系統中可以進行科研經費校內立項及分配，并將相關信息傳輸到財務信息系統中。

（二）財務預算控制系統

科研經費監管的核心是預算及其執行，目前，許多科研項目在使用中存在不按預算執行，隨意使用的問題，針對這個問題，開發了財務預算控制系統。該系統是內嵌在財務核算系統中的一個子系統，該系統可以根據科研經費的來源性質，設置符合項目主管部門要求的個性化預算模版。通過預算模版可以對每一項預算欄目進行金額控制，同時對預算欄目與會計核算科目進行匹配，可實現經費支出范圍控制。通過該系統能確保科研經費嚴格按預算執行。

（三）經費“一卡通”授權系統

經費“一卡通”改變了原先必須通過財務經費賬號章來報銷的模式，該系統在開設財務經費賬號時將課題負責人工號與課題經費賬號進行綁定，課題負責人可以查看其名下所有經費賬號及使用情況，課題負責人對經費的使用全權負責，課題負責人也可以授權給經辦人使用課題經費，或指定經費管理員代替負責人管理課題經費，極大程度上方便了科研人員對科研經費的管理和使用。

（四）網上預約報銷系統

網上預約報銷系統是對傳統財務報銷方式的改革創新，結合經費“一卡通”授權系統，課題負責人只要在該系統中申請報銷，按報銷內容在對應欄目內填寫金額，并選擇支付方式即可完成預約，隨后將預約單及相關報銷票據交至財務部門即可。課題負責人也可以通過系統中報銷憑證物流管理功能查看交送的報銷單據處理狀態，每個環節都可以查看到操作人及聯系電話。同時，通過推行將預算控制系統嵌入網上預約報銷系統，并將兩個系統協同使用，達到了課題經費預算額度控制前置，在網上預約即可知道該欄目是否還有預算，是否可以報銷。

（五）銀企直連支付系統

銀企直聯是指通過專線連接方式，實現銀行系統和高校財務系統的有機融合和平滑對接。財務部門通過財務系統的界面就可直接完成對銀行賬戶以及資金的管理和調度，進行信息查詢、轉賬支付、快捷代發等多項業務操作。使用銀企直聯支付系統，可在學校財務部門實現本地銀行、異地銀行的針對單位和個人的轉賬匯款類交易，完成在線批量向所有類型的個人賬戶發放工資、酬金、學生獎助學金及科研經費報銷款項進卡等操作。當財務部門完成科研經費報銷原始憑證的審核入賬工作后，即可在線對外支付，款項當天就可到賬。同時，隨著公務卡制度的不斷推進，銀企直連支付系統在科研經費管理中將發揮更大的作用，既避免了現金收付過程中不可預見的風險，又使科研經費使用更規范，資金流向更透明。

（六）輔助財務決算系統

輔助財務決算系統主要用于自動生成科研經費決算報表。該系統與財務預算控制系統相互聯系，通過預算欄目與會計核算科目掛鉤，能實時生成經費使用報表，同時課題負責人能通過經費“一卡通”系統看到其名下所有科研經費的使用情況，該系統不僅極大地方便了課題負責人編制科研財務決算報表，而且也讓課題負責人及時掌控名下各科研經費使用情況。

以上科研經費管理的六大系統相互關聯、有序配合，為實現科研經費管理的信息化、系統化、規范化奠定了良好的基礎。通過科研與財務兩大平臺的聯合應用，實現了從校內立項、到款分配、預算控制、會計核算、資金結轉、資產管理、財務決算、績效考核等各個方面的全過程系統管理，實現了科研部門、財務部門、課題負責人之間的信息共享，同時也有利于對科研經費使用實現監管作用。

三、對于信息化管理創新與規范科研經費使用的意義

（一）對于信息化管理創新的意義

1.促進財務管理信息化創新發展

科研經費管理是高校財務管理的重要組成部分，對其實現信息化管理，同時可以全面提升高校財務管理水平，使財務管理向科學化、信息化、規范化方向發展，實現財務信息資源校內共享，降低學校財務管理風險，提高資金的使用效益。

2.推進數字化校園建設

當前，高校數字化校園建設的步伐不斷加快，科研經費管理信息化體系不僅是高校財務管理的重要組成部分，同時也是數字化校園不可或缺的部分，我們應將科研經費管理信息化系統與數字化校園大系統進行無縫集成，推進數字化校園建設，實現教育過程全面信息化。

（二）對于規范科研經費管理及使用的意義

1.提升科研經費管理服務能力

不斷加強科研經費管理信息化建設，實現科研經費全生命周期數字化跟蹤服務，解決以往無法處理的龐大數據統計分析問題，實現科研經費管理的及時性、統協性和準確性。及時為科研項目負責人提供科研相關信息，更好地為科研及教學工作提供服務保障。

2.提高科研經費使用監管能力

目前，由于科研經費來源的多元性，各類科研經費的管理辦法不經相同，因此通過構建科研經費全生命周期信息化管理體系，對科研經費按照項目歸類進行管理，并對科研經費預算實時控制、使用過程跟蹤管理，切實提高了科研經費使用的監管能力。

四、結語

在信息化時代，為發揮科研經費的最大使用效益以及規范科研經費的使用，推動科研經費信息化建設已是必然趨勢，通過構建科研經費全生命周期信息化管理體系，降低學校財務管理風險，促進高校科研工作的健康有序的發展。

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（作者單位：上海交通大學）