對如何搞好國土檔案管理工作的思考

黃敏

摘要：本文以臨朐為例，闡述農(nóng)業(yè)大縣如何做好土地檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：國土檔案；數(shù)據(jù)庫；管理制度；素質(zhì)

臨朐縣地處山東半島中部，濰坊市西南部，總面積1834平方公里。轄8個鎮(zhèn)、2個街道，1個高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)園、1個風(fēng)景區(qū)管委會、1個生態(tài)旅游區(qū)，345個中心村，總?cè)丝?9.74萬人。是個人口和農(nóng)業(yè)大縣，土地利用情況十分復(fù)雜多變，在對其把握和管理也有很大難度，因而在國土檔案的建設(shè)和管理方面也有很多工作需要做細做實，尤其是在新的形勢下，如何做好該縣國土檔案管理是一個很值得重視和探討的重大課題。

近年來，臨朐縣國土資源局高度重視檔案管理工作，不斷強化措施，加大資金投入，改善基礎(chǔ)設(shè)施，健全規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理，堅持軟硬件一起上，全縣檔案管理工作安裝并使用了規(guī)范的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，存儲各門類檔案共218135卷（件、冊），錄入各類檔案目錄15萬條，切組卷合理，保管期限劃分準確，目錄清晰，案卷標題明確，裝訂規(guī)范整齊，先后通過省一級和省特級檔案管理先進驗收。臨朐縣的做法值得參考借鑒。

一、加強領(lǐng)導(dǎo)，建立健全管理體制

該縣高度重視土地檔案管理工作，成立了以主要負責(zé)同志任組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立了檔案室，配備了專兼職檔案人員，將檔案工作納入分局總體工作規(guī)劃、年度工作計劃、崗位責(zé)任制考核和各項工作程序，從而確保了該局檔案管理工作的順利開展。

二、建立健全有關(guān)國土檔案管理制度

一是健全、完善了檔案立卷歸檔、庫房管理、借閱、保密、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、設(shè)備維護使用和檔案管理工作人員崗位責(zé)任制等規(guī)章制度，使以后的檔案管理工作有章可循。二是根據(jù)檔案管理的實際情況，制定管理細則，從歸檔范圍、保管期限、分類方法等方面建立檔案管理分類大綱。三是成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，形成全縣國土系統(tǒng)統(tǒng)一管理的模式。四是充分利用各種機會和場合宣傳檔案管理工作的地位和作用，提高系統(tǒng)全體人員加強檔案管理、保護利用好檔案的意識。

三、加大資金投入，大力改善檔案保管條件

一是將檔案庫房、辦公室、閱檔室三室分開；配備了檔案密集架、防盜門窗、空調(diào)、除濕機、消毒滅菌機、防磁柜等設(shè)施設(shè)備；安裝了庫房保護智能管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了自動控溫控濕和防火防盜報警功能，使庫房管理達到了“九防”要求，確保了檔案的絕對安全。二是加快檔案數(shù)字化步伐，購置了計算機、激光打印機、復(fù)印機、掃描儀和全文檔案管理軟件，對所存全部檔案進行數(shù)字化處理，建成了檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案原文數(shù)據(jù)庫，加快了國土資源檔案管理數(shù)字化建設(shè)，安裝了統(tǒng)一的國土資源檔案管理信息系統(tǒng)，充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)的功能，建立電子影像檔案數(shù)據(jù)庫真正做到了與單位管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。三是積極探索通過相關(guān)網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)地區(qū)之間數(shù)據(jù)的共享，有的甚至可以通過身份識別觸摸屏自動查詢。

四、加強所有有關(guān)土地檔案的搜集，確保檔案完整規(guī)范

國土檔案從分類上看，主要有綜合類、地籍管理、建設(shè)用地、執(zhí)法監(jiān)察、礦產(chǎn)資源、土地利用規(guī)劃等。在這些種類里，聲像材料這類文件因為數(shù)量不多，查閱的頻率也不是很高，很容易被檔案管理人員忽視。所以，該縣國土局要求全縣所有有關(guān)的檔案管理人員要嚴加重視這些聲像材料的搜集和建檔，必須及時把需要歸檔的材料認真做好交接記錄，并且根據(jù)歸檔范圍，將各類交接材料詳細地做好分類和整理，及時完整地將材料裝訂成冊，然后錄入檔案信息管理系統(tǒng)，為以后查閱提供方便。

五、嚴格選拔國土檔案管理人員，注重提高檔案管理人員素質(zhì)和水平

首先是嚴把“入口”關(guān)，該縣在挑選檔案管理人員時，首先是看有無高度的責(zé)任感和嚴肅認真的工作態(tài)度、有無嚴謹細致的工作作風(fēng)和無私奉獻的犧牲精神，以此來確定檔案管理人員。其次是在選派優(yōu)秀人員擔(dān)任檔案管理工作的同時，非常注意對上崗人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，利用縣委黨校和干部學(xué)習(xí)網(wǎng)這個平臺定期或不定期對所有國土檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)期間，讓學(xué)員輪流交流發(fā)言、提交心得體會和結(jié)業(yè)論文等，通過這些形式讓大家取長補短，共同提高。第三是注重專業(yè)人才的培養(yǎng)，掌握檔案管理知識、熟悉業(yè)務(wù)的同時，還必須要緊跟時代的發(fā)展步伐。比如掌握一定的計算機知識，能夠熟練操作電腦及檔案管理信息系統(tǒng)，從而提高檔案管理水平。第四是建立嚴格的考核獎懲制度，對所有檔案管理人員實行崗位責(zé)任制，明確其職責(zé)范圍，嚴格獎懲制度，極大地地調(diào)動了檔案管理人員的工作積極性。

六、嚴格檔案質(zhì)量，保障有效利用

國土檔案是土地歷史的真實記錄，具有憑證價值和法律效力。它詳細記錄了各項目建設(shè)占用土地的情況，土地分類的變化及每一宗房地產(chǎn)的土地權(quán)屬來源，交易變化過程，為我們提供各種歷史資料、數(shù)據(jù)，對揭開歷史遺留問題起了很大的作用。因此必須認真做好土地檔案的管理工作。該縣首先是對全局和分局形成的各類檔案進行全面收集、科學(xué)分類、合理組卷、規(guī)范整理編目，確保案卷質(zhì)量達到國家規(guī)范要求。二是建立了全宗卷、機讀目錄，編制了案卷目錄、全引目錄等檢索工具，編印了全宗指南、大事記、組織機構(gòu)沿革、典型實例匯編、重要文件匯編等編研資料。三是積極開展檔案利用。在土地執(zhí)法監(jiān)察、登記證發(fā)放及調(diào)解土地糾紛等方面提供了大量詳實的檔案材料，為國土資源管理工作提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。