淺論圖書館辦公室的協(xié)調(diào)作用

鄭雯

摘要：對于圖書館而言，圖書館辦公室是其關(guān)鍵的管理部門，圖書館辦公室是外界與圖書館之間加強(qiáng)聯(lián)系的重要通道，同時它可以在圖書館的各個部門與圖書館的領(lǐng)導(dǎo)層之間建立溝通交流的渠道，也正是圖書館辦公室與其他部門之間的區(qū)別所在。正因如此需要積極做好圖書館辦公室的協(xié)調(diào)工作，這有利于圖書館各部門之間相互配合，使圖書館正常運行。

關(guān)鍵詞：圖書館；辦公室；協(xié)調(diào)管理

圖書館辦公室不同于圖書館的其他部門，它涉及到的工作方面較多，它主要的職責(zé)是幫助館領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)好各部門的工作，整個圖書館中涉及到全局性的工作均需要圖書館辦公室的參與。為促進(jìn)圖書館事業(yè)的發(fā)展，需要充分重視圖書館辦公室的協(xié)調(diào)作用。對于整個圖書館而言，圖書館辦公室充當(dāng)了重要的角色，圖書館辦公室的工作質(zhì)量要想提升，就離不開協(xié)調(diào)的作用。

一、提高圖書館辦公室的協(xié)調(diào)作用

協(xié)調(diào)作用既是工作過程也是圖書館辦公室工作的目的。圖書館辦公室在圖書館各部門之間的協(xié)調(diào)工作是指利用科學(xué)合理高效的方法進(jìn)行管理，同時它是一個能夠化解各部門之間矛盾，使各部門之間能夠統(tǒng)一行動與思想的過程。圖書館辦公室的協(xié)調(diào)工作的最終目的是利用協(xié)調(diào)工作使圖書館各部門之間能夠在行動認(rèn)識方面得到統(tǒng)一，因此圖書館辦公室的協(xié)調(diào)工作可以被看為是圖書館辦公室對部門進(jìn)行管理的手段方法。圖書館辦公室受自身地位，責(zé)任與作用的影響，使其必須充分發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)作用。一方面，對于整個圖書館而言，圖書館辦公室是其內(nèi)部的管理部門，它是圖書館的核心部分。圖書館辦公室的協(xié)調(diào)工作是館領(lǐng)導(dǎo)工作延伸的一種方式。另一方面，館領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策以及下達(dá)時，圖書館辦公室負(fù)責(zé)參與，幫助與下達(dá)的職責(zé)，使館領(lǐng)導(dǎo)層與各部門之間加強(qiáng)聯(lián)系的連結(jié)。作為辦公室的工作人員需要對于館領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)決策，進(jìn)行分析了解各部門的具體情況，針對于發(fā)現(xiàn)的問題尋找原因，以便對館領(lǐng)導(dǎo)的決策提出正確的改進(jìn)意見。辦公室發(fā)揮協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策的職能作用，有利于使決策得以優(yōu)化。再一方面，圖書館的辦公室能夠進(jìn)行圖書館的內(nèi)外溝通，起到聯(lián)系圖書館上下部門的重要作用，因此有利于辦公室的工作人員在各部門之間展開協(xié)調(diào)溝通的工作，使其不同于圖書館的其他部門。正是因為以上幾點原因，需要圖書館辦公室的工作人員對圖書館的各項業(yè)務(wù)能夠掌握了解，并且需要具備一定的組織管理的專業(yè)知識及能力，同時對于辦公室的工作有熱情和奉獻(xiàn)精神。除此之外辦公室的工作人員的思想認(rèn)識需要與館領(lǐng)導(dǎo)的思想意識同步，安排調(diào)整好館內(nèi)的日常工作任務(wù)，并做好工作規(guī)劃，對館內(nèi)的臨時工作，需要進(jìn)行妥善處理，通過圖書館辦公室等一系列的協(xié)調(diào)工作，使圖書館能夠正常運行，為讀者提供優(yōu)越的閱讀環(huán)境。

二、培養(yǎng)辦公室職員的協(xié)調(diào)素質(zhì)

處于現(xiàn)代社會的圖書館事業(yè)受各種思想文化經(jīng)濟(jì)的沖擊，使其逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化自動化網(wǎng)絡(luò)化的圖書館建設(shè)，其內(nèi)部的功能得到發(fā)展的同時，辦公室內(nèi)部的職員的工作模式以及思想意識發(fā)生較大改變，他們的現(xiàn)代的工作模式是以積極主動的服務(wù)為主，因此提高辦公室職員的素質(zhì)要求，要求其具備一定的組織管理的專業(yè)知識及能力，圖書館辦公室是對圖書館的所有工作的信息進(jìn)行匯總的部門，對于上層領(lǐng)導(dǎo)的決策指示能夠及時了解掌握，重視圖書館各部門內(nèi)部的變化情況。圖書館辦公室的工作之所以復(fù)雜繁瑣，是因為它自身是一個協(xié)調(diào)各部門的管理部門，因此該部門自身作用即對自己職能做出相關(guān)定義，需要對館內(nèi)的大小事務(wù)進(jìn)行面面俱到的服務(wù)，工作哪部分出現(xiàn)紕漏都會影響圖書館的運行。這要求辦公室的職員對于館內(nèi)大方向的工作做好規(guī)劃工作，對于日常工作做好安排，對于館內(nèi)的臨時工作做好妥善處理，強(qiáng)化對于自身工作的熱情，使各部門都能順利進(jìn)行工作。在當(dāng)代的企業(yè)工作中，各企業(yè)內(nèi)部都需要做好協(xié)調(diào)工作，領(lǐng)導(dǎo)層的管理者對于企業(yè)下屬層的工作不會了解的太詳細(xì)。因此需要企業(yè)內(nèi)部有一個協(xié)調(diào)部門幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，協(xié)調(diào)等，而圖書館辦公室在圖書館中正是扮演這樣的角色，協(xié)調(diào)各部門之間的問題?；诖?，協(xié)調(diào)工作應(yīng)該作為辦公室的重要工作，把各部門之間的具體情況以及存在的問題上報領(lǐng)導(dǎo)，幫助領(lǐng)導(dǎo)做好工作安排，出現(xiàn)工作問題及時與部門之間進(jìn)行溝通解決，使圖書館內(nèi)部的工作系統(tǒng)能夠協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。

三、圖書館辦公室內(nèi)具體協(xié)調(diào)工作

首先，事務(wù)協(xié)調(diào)。圖書館辦公室最多的工作是部門之間的事務(wù)協(xié)調(diào)，它主要是協(xié)調(diào)各部門之間與工作上的問題。在圖書館的日常工作中會存在因工作分工不明確而導(dǎo)致的工作矛盾，此時需要辦公室的介入，進(jìn)行積極的調(diào)解工作。辦公室的工作是環(huán)環(huán)緊扣的狀態(tài)，圖書館的整體工作進(jìn)步會受圖書館辦公室的每一環(huán)節(jié)的工作影響，基于此原因。需要圖書館辦公室加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系，共同尋找協(xié)調(diào)辦法，使圖書館工作順利進(jìn)行。其次，計劃協(xié)調(diào)。圖書館辦公室在進(jìn)行工作管理計劃工作時，需要對部門的方方面面進(jìn)行綜合考慮，必須使部門的工作目標(biāo)與圖書館的未來規(guī)劃相一致，協(xié)調(diào)各部門之間的工作規(guī)劃，并協(xié)調(diào)好重點工作與簡單工作之間的安排。最后，戰(zhàn)略協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)好全館的未來發(fā)展戰(zhàn)略與各部門長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略之間的關(guān)系，使二者間能夠協(xié)調(diào)統(tǒng)一發(fā)展，做到大局為重，并以重點工作講原則，簡單工作快處理為原則，使圖書館能夠正常運行。

四、結(jié)束語

圖書館對推進(jìn)社會文明的發(fā)展有重要意義，而圖書館辦公室又是不可或缺的，因此需要加強(qiáng)辦公室的協(xié)調(diào)工作，使圖書館能夠正常運行。盡管辦公室的協(xié)調(diào)工作較為復(fù)雜，需要對館內(nèi)的大小部門之間進(jìn)行良好的協(xié)調(diào)工作，但是它的協(xié)調(diào)作用對于提高圖書館的工作效率與整體服務(wù)水平有極為重要的作用。endprint