國有企業(yè)文檔系統(tǒng)和信息化建設的現(xiàn)在與將來

胡丹丹

近年來，企業(yè)文檔系統(tǒng)已被廣泛運用于國有企業(yè)文檔管理中，為了更好的實現(xiàn)效率和安全的平衡，文檔系統(tǒng)在保證工作效率的基礎上，不斷提高數(shù)據(jù)安全的可靠性、事件分析和經(jīng)驗反饋，需要我們不斷優(yōu)化信息化平臺的建設，大數(shù)據(jù)可以成為我們的方向之一。

國有企業(yè)文件交互的高復雜性及“安全第一”的工作原則，就要求對工作過程須嚴格控制、對過程文件須能長期有效追溯，一個功能全面、高效并嚴格控制權限的文檔系統(tǒng)已成為國有企業(yè)管理系統(tǒng)的核心要求之一。工程建設過程中，進度和安全總是位于天平的兩端，對于文檔系統(tǒng)來說，文件控制的效率和安全同樣在坐蹺蹺板。如伺做好效率和安全的動態(tài)平衡，這是擺在所有文檔人面前的難題：它需要我們時刻根據(jù)當前所處工程建設/安裝/調(diào)試/運行的狀態(tài)做微調(diào)，并根據(jù)員工的反饋不斷優(yōu)化，因此，一個成熟的文檔系統(tǒng)就好像指紋和聲紋，能反映出所在企業(yè)的獨特個性。

效率與安全的權衡

雖然相對紙媒來說，電子文件的效率和安全性都大大提升，但對于電子文件自身來說，效率與安全仍然是杠桿的兩頭。或許我們已經(jīng)習慣于，如有新的需求，就開發(fā)新模塊，增加新功能。但電子流程的使用不能被視為配置管理問題的靈丹妙藥。其實很多問題都可以通過優(yōu)化工作流程來解決，而不是一味的僅僅修改電子流程。在出現(xiàn)問題并著手開發(fā)電子模塊時，先冷靜下來分析一下現(xiàn)有的工作流程是否還有提升的空間。

奧卡姆剃刀原則：如無必要，勿增實體。這條規(guī)則對我們的文檔系統(tǒng)同樣適用。引入新的模塊、開發(fā)新的功能，盡管很多時候可以迅速解決問題，但同樣由于引入了新的接口和電子流程而可能引出更多的BUG，導致更多的混亂，這也就是熵增。熵增的必然結(jié)果就是系統(tǒng)的安全性降低，系統(tǒng)內(nèi)的文件都可能受其影響而出現(xiàn)不可控的新問題。所以，信息管理系統(tǒng)的低復雜性非常重要，作為信息管理的子集的文件文檔管理自然也繼承了這一特點。低復雜性標志著高可用性，錄入數(shù)據(jù)庫的每一條信息都是明確可用的。對此對應，工作流程的合理簡化，在很多時候比數(shù)據(jù)庫和信息系統(tǒng)的全面性更為重要。

然而，上述情況也有其局限性。在無需大范圍數(shù)據(jù)分析的時候，我們的文檔系統(tǒng)的特點就是如前文所述。然而當工程出現(xiàn)了從未有過的新問題甚至重大事故時，已有的數(shù)據(jù)分析方式將可能失效，因為我們?nèi)狈ψ銐蛴糜诜治龅臄?shù)據(jù)。此時我們需要大量的在此前被視作垃圾數(shù)據(jù)的信息，而這正是大數(shù)據(jù)時代的鮮明特點。在對正常運行的企業(yè)做頭腦風暴式的事故模擬時，更需要以分布式計算、大范圍收集貌似無用的數(shù)據(jù)的方式進行數(shù)據(jù)的處理和分析。如何以及何時從傳統(tǒng)的集中數(shù)據(jù)服務器管理平穩(wěn)過渡到分布式數(shù)據(jù)管理，對于國有企業(yè)來說是一個嶄新的課題。

信息化建設的未來

傳統(tǒng)的文檔系統(tǒng)，對文檔的創(chuàng)建人、審核人以及流轉(zhuǎn)過程進行了嚴格的約束。人員職權不能隨便，流轉(zhuǎn)過程必須嚴格，這就導致了各級文檔管理人員和系統(tǒng)維護人員的工作量呈幾何級數(shù)攀升。管理成本的上升就必然導致管理效率的低下，而這也是企業(yè)所無法回避的事實。然而在企業(yè)完全轉(zhuǎn)入運行階段之后，文檔的生成來源固定、流程固定，舊有的文檔系統(tǒng)管理方式就有了可以提升的空間。國有企業(yè)素來注重經(jīng)驗反饋和事件分析，而隨著運行時間的延長，我們所遇到的新問題會越來越多，用舊有的數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)模型分析和解決新問題，可能會日顯力不從心。

企業(yè)的事件分析，需要基于大量的數(shù)據(jù)收集和有經(jīng)驗人員的“直覺”判斷。現(xiàn)有的文檔系統(tǒng)和信息化平臺，無法滿足這樣海量的能用于事件分析的數(shù)據(jù)要求，更遑論讓系統(tǒng)協(xié)助人來生成事件分析的結(jié)果。大數(shù)據(jù)或許可以幫助我們實現(xiàn)這一點。我們知道，人因失誤在企業(yè)已發(fā)生事件中占有相當?shù)谋戎亍Ｆ鋵崒κ录姆治鲞^程中，也存在著各種人因失誤陷阱。這些陷阱可能導致我們對事件的起因產(chǎn)生誤判，最終影響到我們的對應措施和解決方案。而一個靠海量數(shù)據(jù)作為分析基礎的系統(tǒng)，則能避開人因失誤的陷阱，給出或許初看起來不太合理的正確答案。安大略理工大學的卡羅琳·麥克格雷戈博士帶隊與IBM以及很多醫(yī)院合作，用軟件來監(jiān)測處理即時的病人信息，把它用于早產(chǎn)兒的病情診斷。系統(tǒng)會監(jiān)控16種數(shù)據(jù)，包含心率、呼吸、體溫、血壓和血氧含量。這些數(shù)據(jù)可以達到每秒鐘1260個數(shù)據(jù)點之多。在明顯感染癥狀出現(xiàn)的24小時之前，人們無法用肉眼看到，但系統(tǒng)能監(jiān)測到早產(chǎn)兒細微的身體變化發(fā)出的感染信號。這個系統(tǒng)依賴的正是相關關系，而不是因果關系。它告訴你的是將發(fā)生什么，而不是為什么發(fā)生。驚人的是，這個方法發(fā)現(xiàn)的事實有時違背了醫(yī)學界的傳統(tǒng)看法：比如穩(wěn)定的生命體征表明病人發(fā)生了嚴重的感染，而傳統(tǒng)看法認為惡化的疼痛才是全面感染的征兆。數(shù)據(jù)表明，早產(chǎn)兒的穩(wěn)定不但不是病情好轉(zhuǎn)的標志，反而是暴風雨前的寧靜，就像是身體要它的器官做好抵抗困難的準備。現(xiàn)在還不知道具體原因，只是看到了相關關系。這需要海量的數(shù)據(jù)并且找出隱含的相關性才能發(fā)現(xiàn)。

與此類似，企業(yè)的事件分析，正需要這樣一個不按“常理”出牌的系統(tǒng)，來幫助我們避開人的慣性思維所導致的誤區(qū)。基于大數(shù)據(jù)需要而設置的數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)，可以和工作流程系統(tǒng)分隔開，用Git和WiKi這樣去中心化的數(shù)據(jù)管理方式，大大簡化數(shù)據(jù)的生成、傳遞、交互過程對中心服務器和系統(tǒng)管理員的依賴。此時人人是數(shù)據(jù)締造者，人人是數(shù)據(jù)管理者。被大幅簡化的系統(tǒng)管理成本，加上因為流程簡化而增加的數(shù)據(jù)錄入，這樣的數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)能對企業(yè)事故分析甚至事故模擬提供很好的支撐。

計算機和網(wǎng)絡技術在不斷進化，國有企業(yè)的文檔系統(tǒng)與信息化平臺的建設也在隨之更新迭代。現(xiàn)有的文檔系統(tǒng)能較好地實現(xiàn)文檔安全和工作效率的動態(tài)平衡，但隨著工程的進展，除了已有的文檔處理功能之外，信息化平臺的使命中還增添了事件分析與經(jīng)驗反饋這一重擔。舊的信息化軟硬件方案向大數(shù)據(jù)方向轉(zhuǎn)移，或許能更好的滿足我們的實際需要，也使之成為一個取之不盡的珍貴的數(shù)據(jù)寶藏。