新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

包紹輝

當(dāng)前伴隨著我們國家的信息化改革浪潮，事業(yè)單位的檔案工作已經(jīng)從原有的紙張檔案逐步過渡到當(dāng)前的信息化檔案管理時代。如果檔案管理人員想要順應(yīng)當(dāng)前的時代要求，獲得更加長遠(yuǎn)的發(fā)展構(gòu)建，就必須要加強信息化檔案管理建設(shè)，在當(dāng)前的新時期以及新形勢下，利用檔案信息化的這一有利契機，大力推動檔案管理的全面無紙化、信息化建設(shè)，爭當(dāng)信息時代的弄潮兒。

隨著當(dāng)前我們國家經(jīng)濟的飛速發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)早已經(jīng)進入事業(yè)單位的日常生產(chǎn)生活活動當(dāng)中。隨著當(dāng)前檔案管理的規(guī)模日益龐大，原有的檔案資料紙張管理體系構(gòu)建已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的各類針對檔案的需求，因此，對檔案資料進行數(shù)字化的處理方式就成為了當(dāng)前的大勢所趨。檔案管理的信息化關(guān)鍵就在于對于原始檔案所有數(shù)據(jù)完好保存的基礎(chǔ)之上，基于電子技術(shù)的構(gòu)架，把所有檔案的內(nèi)容從最開始的實體化儲存方式逐步轉(zhuǎn)移成當(dāng)前的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)構(gòu)建，利用多種方式合理利用檔案。本文主要探索了新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思路。

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)核心內(nèi)容

首先是信息化管理的總體規(guī)劃構(gòu)建。我們在進行全面的信息化處理之前，要根據(jù)我們單位的具體實際情況和對于信息化檔案管理的基本需求，參考國家的有關(guān)信息化管理基本方式和規(guī)章制度，綜合以上信息之后，全面制定出適合當(dāng)前單位具體實踐情況的信息化管理規(guī)劃框架。我們必須要明確信息化檔案管理的主要基本內(nèi)容以及對應(yīng)的服務(wù)對象構(gòu)建，在強調(diào)出檔案管理和儲存方式的轉(zhuǎn)換的同時，更加需要針對服務(wù)態(tài)度進行轉(zhuǎn)變。然后，我們需要根據(jù)信息化檔案管理的核心環(huán)節(jié)構(gòu)建，來保證信息化管理工作從最開始的源頭就保持通順，沒有阻礙。然后，在保證技術(shù)進行提升的大背景之下，我們需要根據(jù)管理的人才儲備特征進行針對性的人才培養(yǎng)構(gòu)建，保證當(dāng)前的業(yè)務(wù)素養(yǎng)可以同步下來，保證硬件跟上，軟件也跟上。在這些項目的基礎(chǔ)之上，我們還要對信息化的管理以及針對性的紙張資料儲存方式進行對應(yīng)的協(xié)調(diào)和制度性的規(guī)劃處理，保證兩者之間不偏不倚，電子檔案和紙張檔案之間保證是一種相輔相成的關(guān)系。

然后就是針對信息化管理的平臺建設(shè)構(gòu)建。我們在進行信息化的總體規(guī)劃制定以及對應(yīng)完善框架的基礎(chǔ)之上，可以繼續(xù)進行對應(yīng)的信息化管理平臺搭建。一般說來，信息化的管理平臺本身是通過網(wǎng)站本身的主頁以及對應(yīng)的后臺管理系統(tǒng)進行配合組成的。一方面來講，網(wǎng)站的建設(shè)以及對應(yīng)的開發(fā)需要高水平的專業(yè)人士進行處理，系統(tǒng)本身的實用性以及穩(wěn)定性需要得到保證，另一方面，對應(yīng)的保密制度需要進行建立，相當(dāng)一部分的機密檔案材料可以實現(xiàn)限定范圍之內(nèi)的共享處理，檔案自身的資料安全需要得到保護。

當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理信息化所存在的問題

信息化的平臺維護以及更新的速度是當(dāng)前需要進行提升的主要步驟之一。我們經(jīng)過長時間的調(diào)查研究以及親身的體驗發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位雖然已經(jīng)具有了比較初步的信息管理系統(tǒng)構(gòu)架，但是信息內(nèi)容都十分老舊，并且不會進行及時更新。同時信息化的平臺使用效率還需要得到提升。盡管信息化檔案的平臺相比較傳統(tǒng)檔案來說優(yōu)勢十分明顯，但是在使用效率上卻沒有達(dá)到預(yù)期的效果。同時人員的綜合素質(zhì)也是需要盡快解決的問題。隨著當(dāng)前信息化管理的逐步推進構(gòu)架，老員工在以下的幾個方面里面都需要進行更新：計算機技能需要得到提升，信息化的內(nèi)容知識積累需要得到具體的培訓(xùn)，服務(wù)的意識也需要得到進一步的加強。

事業(yè)單位檔案管理的信息化針對性策略構(gòu)建

首先是前臺的管理人員以及對應(yīng)的后臺技術(shù)人員之間的工作協(xié)調(diào)培養(yǎng)。如果想要實現(xiàn)檔案管理框架下的高質(zhì)量信息化服務(wù)構(gòu)建，技術(shù)人員需要在平臺本身的維護以及數(shù)據(jù)的錄入和更新方面進行努力，同時前臺的管理人員也會在當(dāng)前的平臺基礎(chǔ)之上進行對應(yīng)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)處理。前臺的工作人員以及后臺的維護人員之間必須建立完善的互通機制，保證信息的錄入以及分類更新頻率達(dá)到一個統(tǒng)一，從而讓信息化的管理平臺更新速度滿足檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣，檔案的信息化運作才可以真正地活起來。

其次就是對工作人員自身的綜合素質(zhì)進行提升構(gòu)建。首先我們需要在當(dāng)前的制度設(shè)計以及對應(yīng)的行為規(guī)范上進行檔案管理信息化處理的樹立和對應(yīng)服務(wù)的保證，同時整個平臺的設(shè)計以及對應(yīng)內(nèi)容的充實都是為了保證管理人員可以迅速上手，給對應(yīng)的使用者提供更加有效的資源。我們必須要時刻保持對應(yīng)的學(xué)習(xí)精神，在滿足檔案信息化的新需求指引下進行自身素質(zhì)的提升和整合，并樹立運用信息技術(shù)服務(wù)他人的良好工作意識。在這個基礎(chǔ)之上，我們需要針對當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理信息化平臺的技術(shù)環(huán)節(jié)進行對應(yīng)的專門技術(shù)人員培訓(xùn)構(gòu)建，讓這些工作人員可以在計算機技能以及檔案信息化平臺的使用上進行技能方面的提升，并且在信息內(nèi)容調(diào)用的框架下進行工作方式的熟練化處理，并且進一步實現(xiàn)信息化檔案管理和人員自身素質(zhì)的相互協(xié)調(diào)匹配。

最后就是建立信息化平臺的推廣模式處理。檔案的管理信息化平臺搭建是為了服務(wù)信息的需求者而不是建立一個面子工程。因此我們需要對信息平臺進行推廣以及宣傳。從一個方面來講，信息化檔案的相關(guān)單位需要進行平臺的充分利用，讓信息的需求者明白管理平臺的便捷性，另一面，我們需要借鑒當(dāng)前的企業(yè)進行檔案管理信息化系統(tǒng)的先進經(jīng)驗，并且進行經(jīng)驗的相互對照，從最根本的角度上進行信息化管理平臺的信息高效使用率以及對應(yīng)的有效性提升構(gòu)建。

隨著時代發(fā)展和科技的進步以及辦公方式的提升，我們國家的事業(yè)單位檔案保管數(shù)量正在呈現(xiàn)出不斷上升的趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的進一步的發(fā)展。在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷飛速發(fā)展和高速普及的前提下，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了一個必然趨勢。推動檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)前我們事業(yè)單位的宏偉目標(biāo)，也是我們檔案管理人員的偉大職責(zé)。