不同類型通知寫作研究

劉淑一

摘要：通知作為應用最廣泛的知照性公文，對其的理解和學習更為必要。通知的最主要特點有：應用范圍廣使用頻率高；種類復雜多樣化；嚴謹性時效性強等。根據其試用范圍可以分為發布性通知、批轉性通知、轉發性通知、指示性通知、任免性通知和事務性通知等。可以說通知一般不評價其好壞，只苛求其及時性和正確性。

關鍵詞：通知的結構 通知的分類 通知的寫作

中圖分類號：H315文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2017）10-0185-02

顧名思義，通知就是通告讓他人知道事情的一種文體。而通知也是我們在生活中最常見的一種文體，無論在學校、單位、相關機關、公共場所甚至家庭小區都可以看到，其通常用于發布規章法規、轉發上級的指示和公文、對下級的指示和要求等。可見通知的用途是多種多樣并且和工作生活緊密相關。相比于其他陽春白雪類型的文體，通知作為應用最廣泛的知照性公文，對其的理解和學習則更為必要，而對不同類型的通知的深入研究，能幫助我們在以后生活和工作中更好地應用這種文體。

一、通知特點和結構

通知的關鍵在把要交代的要求和措施表達清楚的前提下，其用句用詞嚴禁且簡練，并有及時性和通俗性等要求。簡單來說就是，當人閱讀通知的時候，應快速得到，是誰發出的通知，通知的主要事情和其執行的時間等信息。而把這些信息有條理的集匯于最少的文字，且要求文字通順沒有歧義，這顯然并不是一件容易的事，所以能寫好一篇通知是作者本人水平和能力的重要體現。由于通知要敘述的信息很多而字數相對較少，其結構就顯得十分重要。主要分為標題和主送機關、受文的單位和正文、簽署和日期三個部分。三個部分都有其要求注意的地方：

（一）標題和主送機關

通知的標題一般有兩種寫法，一種是公文標題的常規寫法，即由發文機關、主要內容和文種組成。例如《中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于嚴禁用公費變相出國（境）旅游的通知》；另一種是省略發文機關的寫法，即只有內容和文種，例如《關于印發〈規范國有土地租賃若干意見〉的通知》（國土資發〔1999〕222號）。當主送機關較多，應注意主送機關的排列；當有規章的通知時，應注意書名號的使用。另在一些企業、事業單位里的廣義上的通知，其格式的要求不必過于嚴格。此外還有一些傳單、廣告等非正式通知在此就不予討論。

（二）受文的單位和正文

受文單位即指通知所需要通知到的單位、群體或個人。在正文沒有明確提及和限定時，受文單位顯得尤為重要。明確所要通知的對象，是一篇通知正式與否的關鍵。

正文是通知的主體，是表達通知要求的部分。在陳述的過程中多用祈使語句，語氣應堅定不容置疑，句段應避免過長以方便閱讀和理解，用詞應準確明了。其簡單分為通知的緣由、主要事項和其他要求等。

1通知的緣由

是指通知的敘述背景、目的和意義等。在敘述通知緣由時多有明顯的開頭，譬如以“為了”“介于”等介詞開篇來解釋通知的起因。當然也有些通知不需說明緣由，例如以轉發、轉批為主的通知，這類通知一般無明顯的開頭，并且采用篇段合一的方法。

2主要事項

即是通知關鍵部分。這部分主要用來敘述通知的事件，可以是工作的指示和安排，新推出的管理條例和方法，提出的方法和措施和一些費用的收取明細等。在這一部分中，由于內容有時候復雜冗亂，需要調理清晰地表達，當人物和事物較多時，應有順序地羅列或增加標號的運用。

3其他要求

是對通知時間的補充說明或對通知要求執行的注意事項，當然在通知沒有相關要求時，這一部分可以省略。

（三）簽署和日期

在通知結束時需要寫上發文機關的名稱和時間，即通知的落款。還需要相關部門的公章，這是通知正式性關鍵的一點。

雖然通知有嚴謹的格式要求，但并不代表其形式死板。對于不同種類的通知其格式也要相應變化。總之通知的正式性、嚴謹性和及時性都是為事件的準確通知服務。

二、通知類型的分類

由于通知有十分廣泛的應用，通知的種類也是各種各樣的。根據其試用范圍可以分為發布性通知、批轉性通知、轉發性通知、指示性通知、任免性通知和事務性通知等。

（一）發布性通知

發布性通知是指由上級有關部門發布重要通知，其主要有行政的規章、條例等，是十分正式的通知，在各項要求上都十分嚴格。

（二）批轉性通知

批轉性通知是用于對上級機關的批準發布給下級，即對于工作需要的相關公文的通告，并要求下級周知和執行。這類通知要對轉批公文有正確的解釋和分析，相應地提出確保上級公文的執行和落實的要求，這類通知需要對上級指示的正確理解和提出切實執行辦法后發出對下級的通知，有很強的承上啟下性。

（三）轉發性通知

轉發性通知是上一級通知的再傳達，是根據其工作需要，向下傳達的上級通知。這種通知需要有權威性，并與實際情況良好結合。和轉批性通知不同的是，轉發通知會把其轉發的公文作為通知的附件，同時也是通知的主要內容之一。

（四）指示性通知

指示性通知是用于本機關權力范圍內傳達給下級的指示性文件，即對下級的指導。這類通知通常由機關自己擬草和發布。

（五）任免性通知

任免性通知是用于上級對下級任免和聘用的通知。這類通相比于其他通知，形式較為固定，也相對簡明。

（六）事務性通知

事務性通知是指對日常事物的處理和傳達，其通知對象通常是機構和群眾。這種通知是貼近生活的通知，相對于上述的通知類型，事務性通知不要求過于正式，其主要目的是對特定事物的處理，有一定的指定性。

依據不同的分類方法，還可以在內容上劃分為有指揮性通知和知照性通知。按其難易程度可以分為簡單的通知和復雜的通知等。既然通知的種類繁多，那就需要我們抓住通知的特點進行總結研究。

三、通知的應用與寫作

在信息大爆炸的時代背景下，通知作為最有用的信息，其重要性不言而喻。我們想要學習通知的寫作，就需要平時多注意留意觀察，其實通知在生活中是無處不在的。例如：

國務院辦公廳關于2016年部分節假日安排的通知

國辦發明電〔2015〕18號

各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：

經國務院批準，現將2016年元旦、春節、清明節、勞動節、端午節、中秋節和國慶節放假調休日期的具體安排通知如下。

一、元旦：1月1日放假，與周末連休。

二、春節：2月7日至13日放假調休，共7天。2月6日（星期六）、2月14日（星期日）上班。

三、清明節：4月4日放假，與周末連休。

四、勞動節：5月1日放假，5月2日（星期一）補休。

五、端午節：6月9日至11日放假調休，共3天。6月12日（星期日）上班。

六、中秋節：9月15日至17日放假調休，共3天。9月18日（星期日）上班。

七、國慶節：10月1日至7日放假調休，共7天。10月8日（星期六）、10月9日（星期日）上班。

節假日期間，各地區、各部門要妥善安排好值班和安全、保衛等工作，遇有重大突發事件，要按規定及時報告并妥善處置，確保人民群眾祥和平安度過節日假期。

國務院辦公廳

2015年12月10日[1]

通知與我們的工作和生活息息相關，編寫通知的工作也是我們不可避免的。通知的最主要特點有：應用范圍廣使用頻率高；種類復雜多樣化；嚴謹性時效性強等。而只有了解抓住通知文體的這些特點，才能很好地掌握和運用通知文體。

歸根結底，通知被撰寫的目的是把要通知的事情說清楚，這顯然需要一定邏輯性和良好的文學素養。想要寫好通知，平時就要加強對文字的積累和對事物的理解。除了注重基礎的培養，在寫作時嚴謹的態度十分關鍵。因為通知不同于其他文體，它不需要詩歌的浪漫飄逸，小說的傳奇有趣，其只需要文字的精簡和準確。在最短的時間內讓閱讀者了解傳達的內容是通知文體的宗旨。然后，通知類文體有一定的格式、寫作模式和固定用詞，對于這些的快速掌握是學習通知寫作的關鍵。例如會議性的通知要交代的有會議名稱和內容、會議的時間地點、參加會議的人員和要求。這些是我們工作生活所能接觸和理解的，同時也是通知寫作的關鍵所在。一旦有一項被遺漏或者寫錯，通知寫作就已經宣告失敗且失去意義，當關鍵性信息錯誤時，其帶來的后果是十分嚴重的。可以說通知一般不評價其好壞，只苛求其及時性和正確性。能簡明扼要地陳述出相關事宜就是好的通知。

最后需要強調的是通知用詞的選擇，比如通知一般時候用“關于”而不用“有關”或者“對于”，是因為“關于”一詞的涵蓋范圍較大，也較為嚴謹。由于通知字數普遍較少，那么推敲關鍵性詞語就顯得極為關鍵。可以這樣理解，在通知的寫作中把話說得滴水不漏，便很能顯示出作者的水平。

在國家機關、企業單位等工作中，通知是發文數量最多、使用最頻繁的文體。在生活中，通知對我們的影響更是顯而易見。對通知文體的分類研究，能加深我們對其的理解，方便我們的應用。對各類通知的研究，還會影響通知文體的規范化，有利于加強通知文體的實效性等實際意義。

參考文獻：

[1]國務院辦公廳關于2016年部分節假日安排的通知（國辦發明電〔2015〕18號）.2015年12月10日.

責任編輯：楊國棟