淺談辦公室事務(wù)管理工作之我見

徐小曼

摘要：綜合事務(wù)管理負(fù)責(zé)企業(yè)的重要后勤工作，承擔(dān)著員工健康、計劃生育、物業(yè)管理、房產(chǎn)管理、離退休及自用料采購等重要任務(wù)，其工作具有復(fù)雜性、多樣性和重復(fù)性等的特點，是一個企業(yè)不可缺少的重要部門，擔(dān)負(fù)著收集、篩選、上傳下達(dá)、部門協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)的綜合部門，為領(lǐng)導(dǎo)者提供全面、準(zhǔn)確、及時的信息服務(wù)的職能。

關(guān)鍵詞：綜合事務(wù)；協(xié)調(diào)；職能；影響

辦公室事務(wù)管理工作是對企業(yè)內(nèi)部的規(guī)范與強化，在日益激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)的各項管理工作的效果直接影響到企業(yè)的發(fā)展與市場份額，辦公室事務(wù)管理工作便是其一。辦公室的事務(wù)管理代表著企業(yè)的綜合管理水平，也直接影響著企業(yè)的業(yè)務(wù)開展工作及企業(yè)的日常運營。辦公室事務(wù)管理工作作用可以大到影響著企業(yè)的管理革新與調(diào)整，還擔(dān)任著企業(yè)的管理、服務(wù)、決策等責(zé)任。

一、提高規(guī)范化管理水平

規(guī)章制度要細(xì)化，要準(zhǔn)確，要完善，照著能做、有操作性。建立健全綜合協(xié)調(diào)制度、考核評比制度、督察督辦制度、信息報送制度等各項規(guī)章制度，使之有章可循，有規(guī)可依，違規(guī)必究，真正做到用制度管事管人。辦公室事務(wù)管理工作的勝任需要進行一定的學(xué)歷及課程培訓(xùn)，這就表明其管理工作的專業(yè)性。在辦公室事務(wù)管理的課程中包括辦公室事務(wù)管理禮儀培訓(xùn)、電話用語培訓(xùn)、應(yīng)用文案類的寫作等。辦公室事務(wù)管理的主要職能是事務(wù)管理與業(yè)務(wù)服務(wù)。在事務(wù)管理工作中需要一定的應(yīng)用文案的寫作技能、基本的管理理念，而業(yè)務(wù)服務(wù)職能則需要管理人員具備合格的電話禮儀，電話禮儀是企業(yè)電話業(yè)務(wù)交流時的必需技能，良好的電話禮儀是管理人員在業(yè)務(wù)服務(wù)中提升企業(yè)業(yè)務(wù)水平的基礎(chǔ)。辦公室事務(wù)管理的專業(yè)性于此體現(xiàn)。

二、做好服務(wù)策劃工作

辦公室工作的立足點就是搞好服務(wù)：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為各科室服務(wù)、為一線員工服務(wù)。為公司的發(fā)展，為員工安心工作做好后勤保障，在條件允許的情況下，積極做好企業(yè)的“后勤部”。辦公室工作政策性強，涉及面廣，工作人員的素質(zhì)直接關(guān)系到完成工作的效率和全局形象。我們從辦公室的實際出發(fā)、加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)考核，提高每個同志的文字表達(dá)能力，綜合協(xié)調(diào)能力和調(diào)研分析能力，使辦公室工作既出工作，又出人才。辦公室事務(wù)管理工作還具有服務(wù)性與主動性。辦公室事務(wù)管理工作是服務(wù)性質(zhì)的，辦公室事務(wù)需要進行辦公室環(huán)境的美化，美化的目的在于塑造企業(yè)形象，還能為企業(yè)員工提供良好的環(huán)境，有助于提高員工的工作效率。辦公室事務(wù)中最大的服務(wù)項目便是企業(yè)的業(yè)務(wù)服務(wù)，管理人員要為企業(yè)內(nèi)部提供協(xié)調(diào)性服務(wù)，以便參與企業(yè)的決策。

三、統(tǒng)籌兼顧，做好3個善于

辦公室工作在時間安排上大致可以劃分為日常性工作（文秘、檔案、接待、司機、信訪等）和突發(fā)性工作兩類（上級突然分派任務(wù)、特殊時期的特殊事情），繁重的日常工作和不可預(yù)測的突發(fā)性工作決定了辦公室必須具備統(tǒng)籌安排的基本素質(zhì)，否則就只能手忙腳亂。精神疲憊最終導(dǎo)致效率不高、質(zhì)量不佳，所以要做到三個善于：

1.善于制定計劃，不要盲目。辦公室工作雖然雜，但仍有一定規(guī)律的。

2.善于主動工作，防止被動。對于常規(guī)性工作必須心中有數(shù)，早部署、早安排，分內(nèi)的工作做得井井有條。如工作計劃、工作總結(jié)，檔案整理等工作。

3.善于突出效率，千萬不要拖拉。凡事已經(jīng)明確了的工作任務(wù)要在規(guī)定的時間內(nèi)完成，否則只能造成工作積壓，領(lǐng)導(dǎo)是有意見的。

四、會議安排靈活

做好會議的統(tǒng)籌安排是辦公室事務(wù)人員必須掌握的一項工作技巧，是行政事務(wù)人員辦公室事務(wù)人員工作細(xì)不細(xì)，考慮深不深的有效反映。一個好的辦公室事務(wù)人員，在會議前會做詳盡的準(zhǔn)備工作，收集、整理并擬定議題，將議題資料準(zhǔn)備穩(wěn)妥后及時向領(lǐng)導(dǎo)報批。從細(xì)節(jié)上考慮到會議的每一個環(huán)節(jié)，將會議的時間、地點、人員都確定好并通知到位。并事先做好會議的計劃和制定應(yīng)急預(yù)案，從而確保會議能順利進行。在會議進行的過程中，密切注意會議的細(xì)節(jié)和變化，第一時間處理應(yīng)急事件，讓會議進行的有條不紊。會議后更需要做好會議精神的整理、總結(jié)和歸檔工作。

五、做好協(xié)調(diào)工作，促進人際關(guān)系

無論辦公室工作的任務(wù)繁雜程度如何，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層、服務(wù)群眾始終貫穿與各項工作始終。只有爭取理解服務(wù)的內(nèi)涵，分清服務(wù)的層面，把握服務(wù)的深度，才能抓住辦公室工作的核心。

1.下行協(xié)調(diào)注意姿態(tài)。要堅持聯(lián)系基層、服務(wù)基層，加強與基層的聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)，傾聽他們的意見，幫助他們一起解決困難和問題，不做高高在上姿態(tài)。

2.平行協(xié)調(diào)多交流。辦公室與其他部門加強溝通，密切配合，相互扶持，保證機關(guān)的正常運轉(zhuǎn)。辦公室有一條工作原則，屬于辦公室的工作要完成，不屬于辦公室系列的工作找到了也要完成，不屬于辦公室的工作發(fā)現(xiàn)了問題要說話，及時與相關(guān)業(yè)務(wù)科室溝通，不能讓工作出現(xiàn)真空。

3.上行協(xié)調(diào)多請示和匯報。在落實上級和部門領(lǐng)導(dǎo)的指示及配合上級有關(guān)部門的調(diào)研中，堅持多請示、多匯報，認(rèn)真做好各項協(xié)調(diào)配合工作，把工作落實好。

六、加強采購管理，樹立勤儉節(jié)約意識

采購管理包括全處自用料及機關(guān)辦公用品的采購，以最優(yōu)的價格和上乘的物資質(zhì)量保障全處的生產(chǎn)需求。加強采購管理，首先要規(guī)范采購計劃并嚴(yán)格遵守逐層逐級審批制度，通過實地走訪調(diào)查等從需求、數(shù)量、規(guī)格型號、實用性等方面核實基層采購計劃，避開虛報、竊取私利等行為的發(fā)生。其次，在采購過程中，要以市場為導(dǎo)向，對所需物資分類進行區(qū)別采購，不僅保證了生產(chǎn)急需用料，又確保了采購物資的質(zhì)量，也大大降低了采購成本。最后，要嚴(yán)格執(zhí)行公司規(guī)定，杜絕超標(biāo)準(zhǔn)配置，對已配置的物品進行登記、建賬，責(zé)任到人，確保各單位、科室辦公配置件件有登記，發(fā)放有憑證，查找有出處，報廢有依據(jù)。

總之，辦公室事務(wù)管理工作是企業(yè)內(nèi)部較為繁雜的工作，為企業(yè)擔(dān)負(fù)著服務(wù)、管理、參與決策的職能，意義重大。做好辦公室事務(wù)管理需要對工作的特點進行分析，不斷進步，希望取得更好的管理效果。