新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革新策略

李愛美+劉玉章

（山東省青州市陽河管理局）

摘 要：本文就當前我國事業單位檔案管理中常見的幾個問題進行了分析，針對新形勢下事業單位檔案管理改革工作的要求提出了創新與改革措施，希望通過本文的闡述與探討，能夠為相關的人員工作提供一定的幫助，促進我國事業單位檔案管理水平的提升。

關鍵詞：新形勢；事業單位；檔案管理；創新；服務模式；改革

可以說，事業單位的發展與檔案工作有著密不可分的關系，檔案是事業單位工作的核心所在，也是開展各項業務的參考依據。因此，事業單位要重視對檔案的管理。而我國目前的事業單位檔案管理中，存在著較多的問題，尤其是在新形勢下，我國事業單位檔案管理中的問題逐漸暴露出來，嚴重影響了事業單位的發展。因此，需要采取有效的措施，來對事業單位檔案管理進行創新，并對檔案管理的服務模式進行有效的改革，從而更好的推動事業單位檔案管理工作的開展，這樣就可以實現事業單位的長遠可持續發展。

1 新形勢下事業單位檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理工作體制方面存在的問題

檔案工作是一項長期被動的工作模式，在檔案工作中無論是檔案信息的收集還是整理，都是被動的開展，這也造成了檔案管理工作人員對于檔案管理的重要性認識不足，沒有建立相應的檔案管理監督機制，無法對檔案管理實施有效的監控，這樣就會使得檔案管理工作在開展中出現一定的問題，如檔案收集率低，檔案存儲混亂等。

1.2 檔案管理技術方面存在問題

很多事業單位的檔案管理模式都在沿用傳統的管理模式，相關的管理技術也沒有進行更新。在新形勢下，傳統的檔案管理技術已經無法適應現今社會和事業單位發展的需求，傳統管理技術中存在的弊端逐漸暴露出來，如檔案的利用率逐漸降低，檔案的存儲變得混亂，檔案的查詢變得復雜等。這些問題的出現主要是因為傳統的檔案管理模式無法適應新形勢的發展需求，事業單位的檔案管理人員無法有效的掌握運用新形勢下所產生的各種新型檔案管理技術，而且事業單位也沒有定期對相關的檔案管理工作人員進行新技術培訓，這就使得很多的檔案管理人員無法掌握必要的管理技能，在管理上缺少經驗，從而使得檔案管理工作的開展受到影響。就這點來看，我國的事業單位檔案管理工作的整體水平還比較低，還有待進一步的提升和發展。

1.3 檔案管理工作人員方面存在的問題

大多數的事業單位沒有配備專業的檔案管理人才隊伍，負責管理檔案的工作人員大部分屬于兼職人員，這些兼職人員往往會受本職工作的限制，無法將精力全部的投入到檔案管理工作中，這樣就使得事業單位檔案管理工作的開展并不順利，檔案管理的效果大打折扣。另外，由于檔案管理工作人員屬于是兼職人員，并不是專業的檔案管理人員，所以在管理技能上相對較弱，無法有效的保障檔案管理工作的開展質量，這樣就阻礙了我國事業單位檔案管理工作的長遠發展。

2 新形勢下事業單位檔案管理改革的內容

2.1 建設數字化的檔案管理模式

當前，檔案管理中較為典型的數字化技術包含數字加密技術、身份認證技術等，檔案信息資料經由數字化技術轉換為數字化檔案信息，可以有效的實現信息資料的更新、整合及補充。作為事業單位的一個重要無形資產，檔案數字化建設可以有效的為單位社會效益的實現創造有利條件。

2.2 建設自動化檔案管理模式

檔案管理工作的自動化實現是事業單位檔案管理信息化改革的一項重要組成。以自動化技術為基礎，檔案管理自動化包含信息數據的自動收集以及關鍵詞的自動提取等。自動化檔案管理模式可有效的實現檔案信息資料的批量處理與自動處理功能。

2.3 建設體系化檔案管理模式

事業單位檔案管理信息化建設是一個體系化過程，較傳統檔案管理模式不同，其包含了檔案文檔一體化、部門銜接一體化等內容。以數據集成技術、數據融合技術等為基礎，有效的增強了信息數據的通用性和兼容性。

3 事業單位檔案管理創新與服務模式的改革措施

3.1 重組檔案管理業務流程

重組業務流程是指以信息化為切入點，客觀分析每個管理業務流程，找到工作中存在的問題，利用信息技術對其進行重新規劃，優化整合，完成升級[3]。又因為信息化可以從根本上改變檔案管理，讓流程符合信息化的要求。事業單位可以從以下兩方面實現重組：

首先，實現業務流程的優化。事業單位的管理者要根據已定的管理流程，確定檔案管理部門與其他部門的協作關系，要求檔案對工作內容實時跟蹤，及時錄入，對其進行編制、更新，并定期對數據庫進行維護，同時，還要根據需求者查閱資料的內容，給出具有針對性與目的性的流程，滿足其他部門的多種需求。其次，讓業務標準化。制定標準化的業務流程，可以讓檔案管理工作按照規定的程序進行，并以此判斷流程具有的使用價值與可行性，確定職責權限，重組結構，樹立長遠的發展觀念。

3.2 提高對檔案管理的重視度

事業單位必須實現檔案管理方式的改革，以促進單位持續發展，提高工作效率。因此，事業單位的管理者要對檔案管理工作做客觀的分析，認識到：檔案會記錄單位內進行的各項工作與事務，記錄員工的工作內容，通過閱讀檔案，可以看到工作中的各個流程，對人員進行監督，并且，可以把檔案作為參考，根據確定的評價機制對工作業績進行測評，制定單位發展的重要決策和改革措施。所以，事業單位要定期組織培訓，同時還有參考其他單位成功的管理方法，進行對比，發現自身管理上優勢與不足，及時改正。還要要求檔案管理人員總結社會不同發展階段的檔案管理方式，逐步完善管理機制，實現科學規范化管理。

3.3 加快專業管理人才的培養

事業單位加強對檔案管理人員專業知識與素質的培養，有助于改變他們的工作觀念，強化責任意識，提高管理質量與效率，用科學化的管理方法實現有效管理。因此，事業單位的管理者要改變自己的態度，根據單位檔案管理的特點，適當調整制度，建立培訓機制，定期組織相關人員對工作人員進行培養，讓其在實際管理中熟練運用專業知識與技術，培養專業人才。同時，還可以建立獎懲機制，提高管理人員工作的積極性。而檔案管理人員要從自身的角度出發，不斷汲取成功的管理經驗，熟悉國家制定檔案管理規章制度，提高專業素質，探索新的檔案管理模式，事業單位的工作有序進行。

結束語

總而言之，作為事業單位管理工作的一項重要組成，事業單位檔案管理工作的有效開展關系到事業單位能否健康、穩定、持續發展。針對當前事業單位檔案管理現狀及新形勢下數字化信息化社會發展需求，加強事業單位檔案管理信息化改革勢在必行。

參考文獻

[1]張鑫.試論新形勢下事業單位檔案管理與創新[J].群文天地，2011（12）：204.

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[3]黨立萍.事業單位檔案管理創新與改革新思路研究[J].黑龍江史志，2014（07）：157.

[4]張晶，張敏.事業單位檔案管理的現狀及對策分析[J].中國外資，2013（23）.endprint