基于大數據技術的檔案管理創新工作模式探討

摘 要：近些年來我國社會經濟發展迅速，技術不斷取得創新和突破。隨著社會的高速發展，各項工作的要求和標準也越來越高，尤其檔案管理工作逐漸得到了社會的廣泛關注。檔案管理工作對于對于公司企業、政府機構以及社會群眾都是至關重要的，它影響著公司企業的發展，政府部分的管理，社會群眾的工作生活。隨著大數據技術時代的到來，在檔案管理的過程中融入新型信息技術，可以解決檔案管理過程中遇到的各式各樣的問題，進而提高檔案管理的質量。本文首先研究了在檔案管理過程中應用大數據的重要性，分析了基于大數據檔案管理的創新技術，探討了大數據檔案管理的創新工作模式，進而提高我國檔案管理的質量。

關鍵詞：大數據技術；檔案管理；創新模式

檔案管理工作主要是對個人信息或者是相關事務信息的存檔、歸檔、整理和存儲，保存個人和重要事件的有用信息，以備不時之需。在社會經濟快速發展的今天，檔案管理工作發揮著重要的作用，影響著社會發展的方方面面。但是傳統的檔案管理工作模式繁瑣、復雜，需要大量的人力、物力、財力，管理效率低下，有些特別的檔案不能及時歸檔、存檔，檔案存儲占用空間較大，整體上制約了公司企業、相關部門、社會群眾的發展，與新時代的發展要求相脫節。近些年來隨著我國經濟的不斷發展，大數據技術走入了人們的視野，將新型的大數據技術應用到檔案管理工作中，簡化檔案管理工作程序，整合檔案信息材料，優化方案存儲空間，將不同類型、不同種類的檔案分門別類，提高檔案管理的工作效率和質量，為公司企業、政府部門、社會群眾的工作需求提供有用的相關信息。

一、大數據技術在檔案管理工作中的重要性

當前社會經濟不斷發展，科學技術不斷創新，信息化、智能化應用設備層出不窮，社會各行各業都都已進入高端階段，與此同時對檔案管理工作提出了更高的要求和標準。在方案管理工作的過程中應用大數據技術，整合檔案材料、簡化檔案管理流程、智能檔案管理方法，從而提高了方案管理工作的效率和質量，也方便了各個部門檔案查詢。

大數據技術為檔案管理信息化提供了技術支持。過去信息資料都是以紙質為載體，浪費了大量的人力、物力和財力，紙質化檔案材料也不利于管理和存儲，占據了較大的空間。近些年來，隨著電子信息技術的發展，電子化檔案已成為當前檔案存在的主要形式。電子檔案較傳統的紙質化檔案有著許多優勢，比如電子化檔案存儲量大、存儲時間長、方便分類歸檔、便于搜索查詢等，節省了大量的人力、物力、財力，提高了檔案管理的工作效率。檔案電子化要想提高其服務質量，滿足不同用戶的不同需求，優化其工作流程，為用戶提供多元化的服務就需要借助相應的信息技術。大數據技術采用云空間、互聯網信息技術、智能多功能移動終端等，可以大容量的存儲檔案信息，在較短的時間內對檔案分門別類，提高檔案管理工作效率。

大數據技術可以優化大容量的檔案信息。現今各個領域生產發展突飛猛進，檔案信息數量增加速度較快，電子檔案的存儲量已經提升到PB級，甚至EB級別。面對大容量的檔案信息，如何高效的管理、整合、分類歸檔成為了電子檔案管理工作的重要內容。大數據技術可以建立方式多樣、功能強大的檔案數據庫，借助互聯網技術和云計算對檔案信息進行管理，優化方案存儲，提高電子數據庫的使用效率，提高檔案管理工作效率，減少人力、物力、財力的支出。

二、基于大數據檔案管理的創新技術

基于大數據技術的檔案管理創新工作模式需要創新的技術加以支持，在創新技術的指導下，檔案管理工作的新模式才得以高效、穩步的運行。大數據技術檔案管理工作創新模式運用的新技術主要有以下幾種：

首先，物聯網。物聯網技術的出現使得社會生活中的物物相連，它是在互聯網信息技術的基礎上擴展和延伸出來的一種新型網絡，能夠實現各種數據信息的聯結和匯整。大數據技術下檔案管理工作創新模式需要物聯網技術實現檔案信息的聯結和通信，從而高效率的整合、匯集檔案信息材料。

其次，云空間。近些年來，檔案材料日益繁多，需要大容量的空間來存儲必要的檔案材料，在大數據技術下檔案管理工作創新模式必須要必備云空間來存儲各式各類的檔案材料。云空間就是用服務器的硬盤來存儲檔案信息，系統的服務終端接受檔案信息，然后將檔案信息材料匯集整理存儲在服務器內。云空間技術的存在解決了方案存儲空間的不足，簡化了方案管理的流程，方便了用戶查詢檔案。因此，云空間技術是大數據檔案管理創新工作必不可少的創新技術。

再者，移動終端。大數據技術是以智能終端設備為依托，以互聯網技術為核心的技術。隨著信息技術的突飛猛進，網絡技術發展飛速，無線移動終端被廣泛的應用到各項工作中。大數據技術的檔案管理創新工作模式也離不開無線移動終端，通過這些移動終端管理人員可以隨時隨地的整理、管理、查詢相關檔案信息，提高了方案管理工作的效率，優化了方案服務。

三、基于大數據技術存儲的檔案管理創新工作模式

1.檔案管理信息化時代的云存儲模式

云存儲模式是大數據技術中最可靠的一種檔案管理模式，利用云存儲模式管理方案信息能夠為檔案管理提供存儲容量，解決了傳統方案管理容量不足的弊端。另外云存儲檔案管理模式較其他管理模式而言能夠有效的保障檔案信息的完整性和安全性，精確了方案信息的具體存檔位置，利于后期的利用和查詢，為公司企業、政府部門、個人提供了便捷、多元化的服務。云存儲檔案管理模式最重要的就是要加強檔案管理過程中所需基礎設施建設，提供功能性多樣化、應用能力較強、利于使用存放的與電子檔案相互配套基礎軟件。此外，云存儲檔案管理模式還應當建立多功能的數據信息庫，以便將檔案存在的圖片、視頻和聲音等多媒體信息存儲到云平臺的系統中，確保檔案信息的完整。云存儲檔案管理模式優勢較多，是檔案管理最佳的選擇，因此應充分利用云存儲檔案管理模式，進而與國家云檔案管理中心加強溝通與聯系，從而確保我國檔案信息的安全與完整。

2.增加用戶的數據分析服務endprint

在方案管理過程中融入大數據技術，優化了方案管理工作流程，提供了多元化的服務機能，能夠對多種類型的檔案信息數據進行分析、整理，滿足了用戶不同的需求，擺脫了傳統方案管理過程中不能及時解決問題的弊端。所以大數據技術的檔案管理工作模式重要的一環就是要增加用戶數據分析服務，加強電子檔案的分析服務能力，以便在工作中能夠為不同的客戶提供他們所需的信息材料，加強檔案服務能力，進而幫助公司企業、政府部門、社會大眾的工作效率。在方案管理的過程中，相關人員要充分利用大數據技術來收集、了解用戶對于檔案的需求，根據用戶的需求來強化檔案部門數據分析能力，幫助用戶及時解決相關問題。此外，大數據技術下的檔案管理模式可以實現檔案信息的共享，將檔案部門的信息數據庫相連，擴大檔案數據分析的范圍，更大程度的滿足用戶所需，進而使得檔案信息發揮它巨大的價值。

3.提高數字化檔案的檢索能力

大數據技術檔案管理工作另一創新模式就是多元化、智能化的查詢能力。大數據技術的檔案管理工作就是利用互聯網信息技術收集整理檔案信息，然后將各式各類的檔案信息進行分析，進而將其分門別類的管理，實現了方案信息數據的規范化、整齊化，大大提高了管理者或者用戶檢索效率。此外，大數據技術能夠對檔案信息進行中可視化分析，不僅可以將檔案材料中的視頻、圖片、聲音完整保存，還可以以圖片、表格的形式將檔案材料中的重要信息展示出來，以可視化、直觀化的方式將信息內容展現給用戶，更加有利于用戶檢索必要的所需信息。

四、結語

基于大數據技術的檔案管理工作創新模式較傳統方案管理模式有許多的優勢，它不僅提供了超大的存儲空間、增強了檔案材料分析能力、提高了數字化檔案檢索能力，而且為用戶提供了多元化的服務機能，優化了方案管理工作，為我國各行各業提供了信息支持。

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作者簡介：

羅曉哲（1977—）男，梅州豐順人，廣東農工商職業技術學院，檔案專業館員/副科，研究方向：計算機、檔案管理、信息化。endprint