淺議初級中學檔案管理工作

田鳳華

什么是檔案管理呢？檔案管理指的是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。從這一概念就可以看出來，檔案管理肩負著重要的使命與責任，無論什么樣的單位，都不可或缺檔案管理。即使是一所鄉村初中，同樣面臨著總結歷史、開創未來的任務與職責，如何做好初級中學檔案工作，既是一種管理上的挑戰，也是一種光榮的歷史使命。

目前初級中學檔案管理工作存在的問題

1.管理手段落后

信息化的時代，各項事業飛速發展，給檔案管理帶來諸多機遇與挑戰。目前，很多初中學校都在進行信息化的教育教學改革，多媒體技術、電子平板、樂教樂學等信息技術已經引入了多種學科的課堂，走進了學生和老師的學習世界。學校目前的檔案管理總體上說，還不夠現代化、信息化、科學化，許多應該用現代信息技術加以完善細致科學有效的管理。比如教師的基本信息管理和年度工作管理還沒有完全到位。一些學校還使用老舊的檔案袋子進行各種材料的管理，既浪費了紙張又擠占了空間。查找利用都不方便，還有一些檔案甚至出現丟失、損毀的情況，嚴重影響了學校檔案的安全管理。

2.檔案資料歸檔不及時

平時的教育教學中，很多教師課堂教學使用的教案和學案，學校各個學期的各種計劃與總結，開展的一些大型的教研活動的照片與實物資料、學校開展的規模較大的文藝體育等課外活動等等，缺少專門的分類整理。有人拍照了，記錄了，但是，卻沒有專人對此上升到檔案的層次進行整理歸類，沒有認識到這些實物與照片是學校一個時期歷史發展的見證。隨著時間的流逝，等到認識到了它們的價值，已經殘缺不全或者散失掉了。

3.學校“志史”編寫缺失

一所學校從誕生到今天的發展，期間經歷了很多的波瀾，既有輝煌的成績，也有很多經驗總結；既有沉淀的文化內涵，又有厚重的精神傳承；既有豐富多彩的歷史遺跡，又有內容詳實的各種文獻資料。從不同時期的辦學理念到辦學規模，從師資隊伍的培訓與建設，到各個年代學生的成長變化，從學校硬件建設到軟件的開發，教科研的成果到學校班子成員的變化，從名師成長到學校取得的各項成績，從點點滴滴的教師自身成長的回顧，到學校發展歷程的歲月影像，等等，都值得抒寫與分類整理成“志史”的。這也是一種綜合性的檔案整理，更有價值與意義。目前初級中學的檔案管理大多還沒有開展這項工作。

4.檔案管理觀念落后

一些學校沒有認識到檔案管理的歷史意義與現實意義，管理手段和管理措施與當前電子檔案信息化管理嚴重脫節。沒有認識到檔案管理事關學校的發展與未來，以史為鑒可以知興衰，一個單位的歷史遺存都丟失了，文化的傳承，精神的接力何在？如果不改變這樣的觀念，必然跟不上時代發展的腳步。

初級中學檔案管理工作對策

1.加強初級中學教師檔案理念的培養

初級中學的檔案管理要以各項合理有效、科學易行的檔案管理規章制度與方法作為基礎，不可動搖。學校應該在每一年的學期初工作會議上將檔案管理納入到學校的各種工作安排之中去，上升到學校各項管理的基礎工作之中來認識。不斷對于教師進行檔案管理重要性的思想引導與科學培訓，以引起每一位教師的重視。通過檔案工作布置。使全體教師，在平時的工作中注重收集整理教育教學等各種檔案，還要重視并實施對于檔案人的管理培訓，可以采用請進來或者走出去的方法，去實行檔案管理優秀的學校進行參觀取經，切實解決存在的各種問題。學校還應該將檔案管理納入到年度考核當中，作為一種項目實施，這樣就可以從根本上扭轉檔案管理落后的被動局面了。

學校要重視并實施電子信息化管理，引進檔案管理系統與設備，對相關教師與檔案管理人員進行業務培訓，教師在平時的工作中，養成良好的信息檔案管理的意識與行為，及時整理以電子文本或者圖片等形式的檔案并且定期分類上交，還要在每一年度進行總結表彰，發揮檔案管理先進個人的引領與輻射作用。

2.加強初級中學校志編寫工作

關于校志的編寫，可以組織單位具有檔案管理業務特長的專門人員或者聘任校外人員，以年度形式撰寫，對于學校以前的歷史發展過程，可以組織老教師與老領導召開專門的會議，做好口述與書面形式的回憶，并認真撰寫相關文字材料，有照片和其他實物的，給予征用落實或者借用拍攝留存。查找學校現存的各種檔案文件，進行年度或者內容上的分類編寫。

3.將檔案管理作為一種文化來傳承

學校不同時期的各種豐富多彩的檔案，是不同年代的廣大師生與學校近期與遠期而形成的一種有著歷史意義與精神價值的實物資料與信息，期間有很多的文化閃光點，也蘊含著豐富深刻、雋永流韻的文化味道。例如，學校參加上級組織的各種文化活動，如藝術節，歌詠比賽，朗讀大賽，知識競賽等等，取得的成績。參加的人員，比賽用的底稿、比賽時的照片等等，都是一種文化的承載。學校內部組織的各種教育教學活動與文娛體育活動，期間的各種照片，文檔資料，人員事跡等等都閃爍著人文的光彩，在整理成電子檔案的同時，以展板樣式定期展出，也是將檔案管理外在化的一種文化呈現，能起到很好的精神傳承與引領教育效果。可以更好展示學校的文化底蘊。增強全體教師的文化自豪感。更好推動學校的各項工作走向更高的平臺。

當然，初級中學檔案管理千頭萬緒，需要提高與總結規范的地方還有很多，只要我們秉承為學校和師生的發展負責，為歷史負責的精神與信念，通過不斷完善修訂改革各種檔案管理的規整制度與方法，提高每一位教職員工的檔案管理意識，提高專業檔案員的科學有效的管理水平，那么，我們的初級中學的檔案管理就會步入一個信息化科學化專業化的時代，步入一個管理到位，目標明確，理念清晰，效果俱佳的境界，使檔案管理走入常態化，科學化，專業化。

（作者單位：平泉市檔案史志局 ）