淺析如何做好學校檔案管理工作

李維

【摘 要】學校檔案直接記錄著一個學校創建過程的點滴，其中的內容不僅包括學校的相關文件材料，還有師生的個人信息、教學情況、學習情況等。學校檔案室作為保管學校重要檔案信息的職能部門，在整體學校工作當中有著舉足輕重的作用。總之，只有做好相關的學校檔案管理工作，才能夠有效推進整個教育事業的發展。本文主要就如何做好學校檔案管理工作進行淺析。

【關鍵詞】學校；檔案管理；工作；進行淺析

中圖分類號：G47 文獻標志碼：A 文章編號：1007-0125（2017）10-0192-02

隨著現代社會的不斷發展變化，學校的檔案管理工作也相應地發生了變化。雖然檔案管理的重要性不言而喻，但是很多的學校卻并沒有引起高度的關注和重視。正是由于對檔案管理缺乏一定的認識和了解，加上部分人員的檔案管理意識欠缺，從而使得學校檔案管理中存在諸多的問題，以致檔案內容流失、檔案資料不全等現象頻繁出現。在這樣的情形之下，學校檔案管理的價值也根本沒法得到體現，最終必然導致大量人力和物力資源的浪費，并且也不利學校教學事業的發展。

一、做好學校檔案管理工作的重要性

（一）學校檔案具有極大的參考價值。實際上，檔案其實就是一種歷史記錄的形式，每一個行業也都有相應的檔案管理部門。就學校而言，學校檔案管理所涉及的內容是比較多的，既包括校園文化建設、學生學籍等管理內容，也含有學生個體學習情況、教師教學表現等一系列的信息。總之，學校檔案管理工作的開展，是在學校相關負責人通過調研、收集等形式獲取信息基礎上所形成的。因此，學校在未來的發展中，也可以將其相關內容作為重要的參考依據。

（二）學校檔案是學校發展的見證者。學校檔案館，是獲取重要信息資源的重要地方。做好檔案管理工作，既能夠全面掌握學校的發展和變化，同時也更加明確學校自身的形象定位和價值取向。除此之外，學校檔案中還匯集很多學校現有的知識成果，其中既包括了學校優秀的傳統，又含有歷年來先進教職員工的事跡。實際上，這些都已經形成了學校教育教學的一大特色，同時也能有效地推動學校自身形象和價值觀的發展。可以說，學校檔案就如同是學校發展的一個見證者。

二、學校檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理人員素質低下。隨著社會的進步和我國高等教育的振興，學校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于信息資料異常復雜等原因，從而使得學校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是檔案管理人員的素質低下，這也就使得他們難以做好相關的學校檔案管理工作。

雖然不少學校都招聘有專門的檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業的。由于沒有接受過專門且全面的檔案管理培訓，因此在檔案管理中無法及時地對相關材料進行收集、整理與保管，進而也無法使檔案管理形成相應的系統，而這樣只會加大后期相關資料管理和查詢的難度。其實，檔案管理是一項非常復雜且需要一定耐心的工作。因此，想要做好學校的檔案管理工作，不僅要依靠資金的投入，更需要及時提高相關工作人員的整體素質。

（二）檔案管理的技術資金投入極其有限。我們身處在21世紀互聯網時代，學校檔案室作為重要的信息聚散地，在實際的管理工作中，也遇到了諸多的阻礙，主要體現在技術資金投入上。不過在資金投入上，主要有兩方面的問題，一方面是很多的學校都將大量的資金投入到了整體硬件設施的建設上，比如：教學樓、食堂、宿舍等公共設施，以至于沒有足夠的資金應用于檔案管理工作中。另一方面則是個別學校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關部門劃撥了一部分資金用于檔案管理中，但是部分負責人卻不能根據實際需要統籌安排資金，盲目購置各類數字化資源與設備……這無疑也造成了巨大的資源浪費。

由于資金在技術上的投入有限，使得檔案管理工作中面臨著諸多的問題。主要表現為檔案管理信息索引和檢索不準確、用戶管理不安全等，其實最大原因還是在于目前我國學校檔案管理工作還處于起步的階段，各個資源節點也沒有統一的技術標準作為參考。雖然我國當下的學校檔案管理工作取得了一定的成效，但由于資金投入不夠、技術先進程度不夠等因素的影響，依舊對其產生了諸多的發展阻礙。

三、做好學校檔案管理工作的有效辦法

（一）提高檔案管理人員的素質。隨著學校檔案管理模式的改變，同時也對相關的檔案管理人員提出了相應的要求。尤其是作為學校檔案管理的主要負責人，為了確保檔案管理工作順利開展，他們就必須跟上時代的發展步伐，在日常的工作中也要注重提高自身的素質和能力。主要體現在以下三大方面：

首先是要具備專業的檔案管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其是要牢牢掌握相關理論知識，進而才能有效提高自己的工作能力。

其次是要具備一定的寫作能力。作為一名優秀的檔案管理人員，在平時的工作中也總是會做一些簡單的文字編輯，因此也就要求他們要有意識地加強自身的寫作能力。

最后一點同樣重要，那就是要具備較高的政治素養。由于學校檔案管理中的各種資料信息都屬于內部資源，且不能夠對外泄露，如果檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養，就可能做出一些損害學校利益的事情。因此學校在招聘相關檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養。也只有這樣，才能確保學校，以及師生的利益不會因此受到損害。

（二）加大資金的投入力度。隨著學校檔案管理模式的改變，尤其是在信息化技術的時代，加大技術資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保學校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過技術的支撐促進現代檔案管理工作的發展，主要可以從兩方面入手：

一方面學校要增加對現代化設備的購置資金。比如利用計算機進行檢索則更加便捷；通過微縮技術、掃描技術等則能對檔案資料進行有效的保護。也只有利用現代化高科技手段，才能有效提高檔案管理工作的效率，從而也能克服以往檔案工作人工操作的落后性。由此可見，添置現代化的設備顯得尤為必要，同時也能使檔案管理工作走向現代化的管理模式。

另一方面則是加大人員培訓資金。由于一些學校管理人員不懂得現代化的檔案管理方式，因此作為相關校方負責人，有責任去聘請一些專業的人員到校進行講解。這樣才能克服當下檔案管理的問題，比如各部門之間歸檔材料銜接不緊等；同時也能讓他們掌握先進的計算機技術，進而也能對文件、檔案的全部信息進行統一管理，從而使得整個學校的檔案管理體系變得更加一體化。

總而言之，作為學校在進行資金配置的時候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保學校檔案管理工作的有序性和科學性。

四、結語

雖然學校檔案管理室只是存放相關資料的一個地方，但是只要對這些資料加以合理運用，則能展現其存在的價值和意義。尤其是隨著社會的不斷發展和變化，人們對于學校檔案管理的重視程度也逐漸有所加大，相應的也意味著相關工作人員也肩負著更加重大的使命和責任。由于學校檔案管理是一項比較復雜且繁瑣的工作，作為關鍵人物的管理員，只有保持良好的工作作風，具備專業的工作能力和素質，才能夠保障學校檔案管理工作的安全，進而確保每一位師生的利益不受侵犯。

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作者簡介：

李 維（1973-），男，紅河州高級技工學校。