基于工作流的辦公自動化OA系統構建分析

周杰

（中航通用飛機有限責任公司，廣東 珠海 519030）

[摘 要] 日趨復雜的現代辦公環境與不斷精細化的流程，促使對辦公流程中任務的協同性提出了越來越高的要求。一個完善的OA系統不僅要具備辦理公文，使之簡單流轉的功能，還要將工作流程及集團協同的概念加入其中，進而讓企業通過流程化手段實現本企業內部的公文流轉、請示審批及日常辦公事務的管理，而且能實現企業之間集團協同事務的管理。為此，本文筆者結合自身工作實踐，就在工作流基礎上如何構建集團協同辦公自動化OA系統展開了詳細探討，旨在促進集團型企事業單位協同信息化處理水平的提高。

[關鍵詞] 工作流；集團協同；集團型企事業單位；OA系統；辦公自動化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 040

[中圖分類號] TP317.1 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）05- 0074- 03

目前，相對完善的信息整合系統已在社會上的各類組織中得到初步建立，不僅極大促進了企事業單位工作效率的提高，也為我國現代化建設事業的穩定發展發揮了積極作用，而這與快速發展的科學技術，特別是不斷提高的信息技術與互聯網技術水平有著很大關系。企事業單位通過使用辦公自動化OA系統可在一定程度上直接提高管理水平，從而促進其核心競爭能力的日益提高，尤其是現代集團型企事業單位都必須依賴信息技術及互聯網技術實現經營與管理。

1 辦公自動化系統

辦公自動化也就是我們俗稱的OA，其是在通信技術與計算機技術的推動下衍生出的一種新型的辦公方式，結合了包括計算機、通信與互聯網等現代化技術在內多種功能。而辦公自動化系統是指通過計算機網絡與通信技術，達到辦公自動化的人機交互系統。其早在20世紀70年代就在西方發達國家出現，而我國的辦公自動化發展大致可分為起步、應用與發展三個階段。每個階段的主要功能、開發技術以及設計理念均有所不同。社會的快速發展，讓簡單的自動化辦公需求已無法上OA系統滿足，特別是互聯網技術的日新月異，更是對企事業單位、單位內各部門以及各成員提出了更高的要求，要求其能實現異地協同辦公。因此，互聯網時代的OA系統需立足信息安全，為多組織、多終端以及多維度的信息共享提供支持，使集團內各企業、各部門和人員之間能夠及時交流與共享相關數據，其特點主要有以下幾點：

1.1 支持集團協同

OA系統需同時具備兩種功能，即集團統一管理功能和集團分權管理功能，集團型企事業單位可借助同一套OA系統達到協同辦公的目的。利用集團統一管理功能，集團層面可實現包括跨組織機構的業務流程協同、集團管控以及信息共享等在內的多項內容；而集團總部與下屬單位在集團分權管理功能之下，則可實現其內部的流程管理與共享內部信息。

1.2 支持多移動終端

快速發展的互聯網移動應用，促使現代企事業單位急需借助各種移動化手段來服務于其戰略發展或價值實現，其中居于首位的便是OA系統。因而，OA系統需在移動終端中施以規范化、流程化以及高效化的管理，企事業單位的各層人員可利用移動終端在不同的地點通過碎片時間審批業務流程，進而促進組織整體的業務流程執行與管理效率的提高。

2 基于工作流技術的辦公自動化系統構建

2.1 構建方法

2.1.1 業務流程分析

業務流程分析作為一項基礎條件，將決定辦公自動化系統在工作流技術背景下是否能將企事業單位的工作效率提高，具體而言主要體現以下兩個方面：第一，需充分的分析與把握辦公自動化系統的使用需求，充分了解辦公自動化系統使用單位的內部組織架構、全面分析業務開展的具體流程與主要經歷的程序、細致了解業務開展過程中所需信息資源的來源以及具體流向。其次，在對相關需求有一大致分析與了解夠，便開始設計與之相關的系統，但設計需充分結合使用單位與部門的工作具體流程，進而整合工作流的集合，以便在之后的系統設計中能夠發揮作用。

2.1.2 流程節點資源設計

在對流程節點資源進行設計時，應分析、設計描述程序的開始、終止條件、內部存在的活動關系網絡和相關聯的個體行為的信息。在具體設計時，第一步便要對工作流予以選擇，所選工作流必須要有代表性，并立足于使用需求的原則設計流程節點資源。當然也可以分類或分組設計的形式呈現系統內所有功能近似的節點資源。比如，財務部人員負責執行或審批財務事務、行政部人員則負責執行或審批行政事務，最后歸類統計企業里所有的財務或行政相關事務，如此方可讓節點資源設計看起來更加專業，且更容易維護。但在具體實踐過程中，需要充分的把握統一原則，不管哪一種設計均要在滿足使用部門的需求為根本理念的指導下進行。與此同時，在設計流程節點資源時，需要將終端用戶的使用界面設計出來，其中又以流程節點的表單為重點。

2.2 實施機制

2.2.1 引擎設計

若要實現辦公自動化，就必須要依靠工作流技術為辦公流程提供的多項服務，其引擎運作的實現，利用了單個或多個不同的引擎組內部相互聯系、交叉作用，作用在于協調和合理分配不同辦公資源。該引擎的性能眾多，包括對辦公流程各個組成部分的運作進行調度、對各項活動的進程展開合理分配，維持工作流及其相關數據正常運轉等。

引擎運轉過程：第一步，引擎外部接口將控制信息接受下來，并把所接收的信息傳送至引擎主控制中心；第二步，由引擎針分配接收到的訊息，例如，開始對過程進行管理，接受辦公自動化控制要求開始活動以及結束活動等；第三步，按照控制信息的不同開始對相應的任務進行處理，并展開相關操作。在這一過程中，可將引擎當作接收器與傳輸器，其負責具體控制接收到的信息，以免使整個自動化流程的正常運作受到影響。

2.2.2 訪問接口設計

各個接口會在工作流引擎運作時向其傳輸信息，因此，其所擁有的外部接口眾多，但接口不同，其傳輸的信息也有很大差別，而不同接口所定義的數據交換規則均是相同的。以Java和其他相似的接口為例，其所傳輸的信息均直接從數據庫中傳導出來，而各個引擎能否協調工作就由其提供的信息所決定。

3 結 語

綜上所述，辦公自動化技術可使工作流技術得到有效應用，有助于企事業單位工作效率的全面提高，也在現代化建設發展方面發揮了積極作用，其為我國社會組織的工作能力與工作水平同國際接軌提供了技術保證。希望借助本文幫助各類企業組織管理者有效應用工作流技術，為集團型企事業單位革新管理手段提供借鑒，讓社會組織的工作流程均帶有時代特征，全面提高其業務開展效率，以讓我國現代化建設事業的發展得以穩步推進。

主要參考文獻

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[3]周瑩.基于工作流的辦公自動化OA系統構建研究[J].商業經濟，2011（20）：90-91.