淺析信息網(wǎng)絡(luò)時代下的檔案管理

摘 要 隨著社會的發(fā)展和技術(shù)的進步，我們逐漸邁入數(shù)據(jù)大爆炸的時代，在信息技術(shù)非常發(fā)達的今天，在檔案管理中利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，是提高檔案管理工作效率和水平的不二選擇。本文主要分析了信息網(wǎng)絡(luò)時代下檔案管理面臨的問題及對策，希望能為當(dāng)前的檔案管理工作提供一定的建議和幫助，能夠進一步提高我國檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞 信息網(wǎng)絡(luò)；檔案管理；問題；對策

中圖分類號 TP3 文獻標(biāo)識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）188-0064-02

在當(dāng)今社會信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)展非常迅猛的情況下，檔案管理也步入了信息化的進程，將檔案管理工作月信息網(wǎng)絡(luò)結(jié)合是當(dāng)前社會難以避免的發(fā)展趨勢。網(wǎng)絡(luò)檔案管理具有很大的優(yōu)越性，首先，在網(wǎng)絡(luò)檔案管理的過程中注重雙向的收集、利用和交流，能夠更好地分析檔案信息；同時網(wǎng)絡(luò)檔案管理要求各部門要分工協(xié)作，在信息的采集、錄入和維護的整個過程中都需要檔案管理部門和用戶之間的交流與分工合作；此外，網(wǎng)絡(luò)的檔案管理可以為用戶提供更加及時和有效地信息，同時這種服務(wù)往往具有即時性的特點，大眾可以在網(wǎng)上查到自己需要的信息，這就大大加強了檔案信息的利用率，提高了檔案管理工作的價值，體現(xiàn)了其重要性。但是由于實踐比較少以及技術(shù)不完善等原因，當(dāng)前在信息網(wǎng)絡(luò)下的檔案管理還存在種種問題。

1 信息網(wǎng)絡(luò)時代下檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理意識淡薄

檔案管理工作不僅能夠記錄社會發(fā)展進步的過程，對檔案信息的有效利用能夠給企業(yè)和社會帶來巨大的經(jīng)濟和社會效益，但是在當(dāng)前社會很多人沒有意識到檔案管理的重要性。

首先，一些領(lǐng)導(dǎo)人對檔案管理不夠重視，他們往往認(rèn)為檔案管理部門是可有可無的，在經(jīng)費和人事調(diào)動方面都不重視檔案管理部門，同時對檔案管理部門的工作也不支持，這就導(dǎo)致檔案管理部門的工作難以正常開展并取得相應(yīng)的進步。

其次，許多就職于檔案管理部門的工作人員對于自身工作的認(rèn)識還不夠，他們往往認(rèn)為檔案管理部門是一個閑職，只是負(fù)責(zé)保存數(shù)據(jù)和信息，沒有多大的發(fā)展前途，因此，對待工作總是敷衍了事，缺乏該有的責(zé)任心，這些人檔案管理意識的淡薄，直接導(dǎo)致了我國當(dāng)前檔案管理水平低下的情況。

1.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

信息網(wǎng)絡(luò)時代下對檔管理人員提出了新的要求，但是我國檔案管理專業(yè)的人才卻難以滿足當(dāng)前的需求，我國社會缺乏具有專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人才。

一方面，一些具有豐富檔案管理經(jīng)驗的工作人員因為年齡普遍較大，習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理模式，很難適應(yīng)當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)時代下檔案管理的新模式，對新技術(shù)和新知識的掌握也不夠。

另一方面，一些年輕的經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練和學(xué)習(xí)的檔案管理人員掌握了新的技術(shù)和相關(guān)知識，但是卻缺乏一定的工作經(jīng)驗，在具體工作中不能靈活處理各種突發(fā)的狀況。在這種情況下，沒有充足的人才資源作為重要的保障，是我國檔案管理工作發(fā)展面臨的一個重要問題。

1.3 電子檔案的相關(guān)規(guī)章制度不夠完善

我國在檔案管理方面的發(fā)展比較晚，利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行檔案管理的時間更是非常短，這就導(dǎo)致在電子檔案方面的相關(guān)規(guī)章制度還不夠完善，缺乏一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

一方面，在電子檔案方面缺乏一定的立法規(guī)范，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是一個魚龍混雜的環(huán)境，沒有相關(guān)法律作為保障給電子檔案的管理造成了很大的潛在威脅，阻礙了電子檔案的進一步發(fā)展。

另一方面，對電子檔案的管理體制還不夠完善，在數(shù)據(jù)流通和數(shù)據(jù)共享方面缺乏一個統(tǒng)一的管理和調(diào)度中心，這種規(guī)章制度的不完善給電子檔案的發(fā)展造成了潛在的隱患，使得信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作缺乏安全性。

1.4 信息安全保障措施存在問題

在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下安全是重中之重，對于檔案管理工作來說亦是如此。檔案經(jīng)過信息化之后，會通過相應(yīng)的技術(shù)手段實現(xiàn)信息共享，這時，如果信息安全保障措施不力，黑客、計算機病毒的攻擊都會導(dǎo)致信息的流失或是遭到破壞，不僅給檔案管理工作造成巨大的麻煩和困擾，同時也給數(shù)據(jù)的使用者造成很大的不便。當(dāng)前我國在檔案管理工作信息安全保障方面的重視程度和投入都還遠遠不夠，這就導(dǎo)致檔案的信息安全得不到有效的保障，導(dǎo)致檔案管理工作不能得到有效地

開展。

2 信息網(wǎng)絡(luò)時代下檔案管理的有效措施

2.1 提高檔案管理的意識

提高檔案管理的意識和對檔案管理工作的重視程度是當(dāng)前在信息網(wǎng)絡(luò)時代下提高檔案管理工作的重要前提，只有提高了意識才能更好地開展工作。

首先，領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)決策部門應(yīng)當(dāng)提高自己對檔案管理工作的認(rèn)識，要意識到檔案管理工作對于企業(yè)本身和社會的重要作用，只有這樣才能夠更好地促進檔案管理工作的發(fā)展。

其次，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)加強自己的檔案管理意識，要認(rèn)識到自己工作的重要性和價值，盡職地履行自己的工作職責(zé)，避免在工作中混日子的思想。

再次，單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理工作重要性的宣傳，可以針對相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作部門的員工來進行，有條件的也可以適當(dāng)擴展到普通員工當(dāng)中，使檔案管理的意識深入人心，只有這樣才能更好地促進檔案管理工作的開展和水平的不斷提高。

2.2 加大專業(yè)人才的培養(yǎng)力度

專業(yè)人才是信息網(wǎng)絡(luò)時代下進行檔案管理工作的重要要素，加大專業(yè)人才的培養(yǎng)力度是當(dāng)前提高檔案管理工作水平的重要措施。

首先，單位應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理相關(guān)部門的專業(yè)技術(shù)人才外出培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)和理論知識，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。

其次，在單位也應(yīng)當(dāng)組織不脫產(chǎn)的專業(yè)學(xué)習(xí)，可以每個月對檔案管理工作人員進行一次培訓(xùn)，也可以通過網(wǎng)絡(luò)課程來進行培訓(xùn)，這樣既不會影響正常的工作，又能夠提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平。

再次，在招聘時應(yīng)當(dāng)加強對應(yīng)聘人員的考察，尤其是相關(guān)專業(yè)知識和能力的考察，同時應(yīng)當(dāng)適當(dāng)加強新晉人員的實習(xí)期，使他們在經(jīng)驗豐富的檔案管理工作人員的指導(dǎo)下逐漸熟悉工作并掌握相關(guān)的專業(yè)技能，只有加大專業(yè)人才的培養(yǎng)力度，不斷提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作水平才能更好地促進檔案管理工作的發(fā)展和進步。

2.3 制定并完善相關(guān)的規(guī)章制度

在當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)時代下要想進一步提高檔案管理工作的水平就要制定并完善相關(guān)的規(guī)章制度，改善當(dāng)前電子化檔案生存和發(fā)展的社會環(huán)境。

首先，政府應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的法律規(guī)范來懲治入侵電子檔案的黑客和計算機病毒的制造者、傳播者，并使其承擔(dān)造成的各項損失。

其次，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)制定一項標(biāo)準(zhǔn)的檔案電子化的過程，包括檔案管理工作者需要完成的步驟，以及政府需要在這當(dāng)中擔(dān)負(fù)的責(zé)任，嚴(yán)格控制檔案信息化的企業(yè)，對其進行嚴(yán)格的資格審查，只有這樣才能為檔案管理的信息化、電子化提供一個良好的環(huán)境。

2.4 加強技術(shù)投入，保證信息安全

技術(shù)投入是信息網(wǎng)絡(luò)時代下進行檔案管理的一個重要保障，因此，為了促進檔案管理的發(fā)展我們應(yīng)當(dāng)加強技術(shù)投入的力度，保證信息的安全。

首先，政府應(yīng)當(dāng)加大宣傳和財政力度，要鼓勵高中學(xué)生報考相關(guān)專業(yè)，并鼓勵應(yīng)屆畢業(yè)生參加相關(guān)的工作，政府以此來鼓勵相關(guān)單位實現(xiàn)檔案管理的電子化，促進信息網(wǎng)絡(luò)化時代下檔案管理工作的進一步發(fā)展。

其次，單位應(yīng)當(dāng)重視相關(guān)技術(shù)的開發(fā)和運用，促進檔案管理的電子化，同時也要重視網(wǎng)絡(luò)安全問題，例如，一些單位與軟件開發(fā)公司合作來進行技術(shù)的開發(fā)和數(shù)據(jù)信息的保護，以此來推動技術(shù)的發(fā)展進步，從而促進檔案管理的進一步發(fā)展。

在當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)時代下進行檔案管理工作既面臨著挑戰(zhàn)，也面臨著新的發(fā)展機遇，我們應(yīng)當(dāng)把握住這個機會，通過提高檔案管理的意識，加大人才培養(yǎng)的力度，制定并完善相關(guān)的規(guī)章制度，同時加大技術(shù)投入，保證信息安全這些措施來提高檔案管理工作的效率，促進檔案管理工作的發(fā)展和進步。

參考文獻

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作者簡介：張敏，山東省鄒城市服務(wù)業(yè)辦公室。