淺談信息技術在檔案管理中的應用

張菲

現在檔案管理信息化已經成為檔案管理發展的大勢所趨，其必然性與優勢是無可置疑的。那么，如何更好的將信息技術應用在檔案管理上，加強檔案管理的信息化，才能更好地為組織發展、為社會發展提供充足動力。

一、計算機在檔案管理工作中的應用。

（一）檔案計算機管理的發展是計算機等新技術的社會化發展的一部分。計算機應用的普及給檔案管理的基礎工作和管理方法帶來巨大影響。我們已經體會到，計算機在檔案管理中的應用，不僅帶來了高效率和高質量，而且也改變了檔案工作的傳統方式。

（二）電子計算機和網絡技術的廣泛應用，產生了大量的電子文件，這標志著人類記錄信息、傳達信息、留存信息的方式發生了革命，它直接影響著檔案工作的運作方式，基本理論乃至思維觀念。

（三）隨著現代科學技術的不斷提高，社會各界對各種信息的需求量越來越大，質量要求越來越高，用戶對信息的需求是準確、及時、簡捷、實用。用戶希望提供的是經過加工后的綜合信息，甚至于包含知識增值的產品。檔案通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，從而滿足社會各界的需求。

（四）實現手工檢索向計算機檢索的全面過渡。首先是完成三大目錄體系的過渡：革命歷史檔案、舊政權檔案、民國檔案；把過去的案卷目錄、全引目錄、專題目錄等等眾多的目錄，統一到用計算機編目的方法上來；建立科學的機讀檔案目錄檢索體系。

二、檔案管理內容信息化。

（一）檔案信息的數字化，它是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。檔案信息數字化的內容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數字化，二是檔案全文信息的數字化。

（二）檔案網站建設，它是指檔案網站是檔案機構在公共信息服務網站上建立的站點，它一般是以主頁方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳。檔案網站建設是檔案信息化建設的重要步驟，是檔案部門聯系社會的重要窗口。

（三）數字檔案館建設，它是指利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，它強調的是在數字化檔案館環境下用戶開發利用檔案信息資源的便利。數字檔案館的主要特點：存在方式上的特點，是一種無形的信息組織與利用環境；運行方式上的特點，存取檔案信息的網絡化；功能定位上的特點，以存取為中心。

三、檔案管理環節的信息化。

（一）檔案信息化基本環節。

1.采集整理。信息的采集整理是檔案信息化的基礎。信息技術對檔案的管理離不開檔案資料的收集與整理。

2.歸納分類。對采集來的信息資料進行歸納分類是檔案信息化的關鍵。只有做好這項工作，才能將收集到的資料分門別類錄入到計算機管理系統中。

3.查詢應用。方便快捷的查詢提取讓檔案信息物盡其用是檔案管理實現信息化的最終目的。

（二）多媒體技術。多媒體技術就是利用計算機綜合處理圖、文、聲、像信息的技術，提供了人性化、交互式服務，利于對檔案信息資源的開發利用。可以實現全文檢索，提高了查詢準確率；利于對音像檔案信息的檢索；利于對檔案信息的編研和出版發行；提高了檔案利用率。

（三）信息存貯技術。現代信息存儲技術包括磁儲存技術、縮微技術與光盤技術，不僅使信息存儲高密度化，而且使信息存儲與快速檢索結合起來，已成為檔案信息化管理的基礎。磁存儲具有頻帶寬廣（可存儲從直流到2兆赫以上的信號）信息能長久保持在磁帶中等優點。磁存儲技術為建立檔案管理系統或中小文獻信息機構建立較大的數據庫提供了物質基礎，為建立分布式微機信息網絡創造了條件。

（四）條碼技術。條形碼技術是實現計算機管理和電子數據交換不可少的前端采集技術，用激光數據采集器輕輕掃一下案卷的條碼，數據就會自動被計算機識讀和記錄，再由計算機進行數據管理。它解決了檔案管理中常遇到的保管期限之間、年代之間、檔號順序之間可能出現的擺放錯誤、缺檔等各種問題，提高了檔案室借閱和查庫的質量和速度，減輕了勞動強度。

（五）漢字識別技術。OCR實現了文字的自動輸入，是一種省力、快捷、高效的文字輸入方法，一方面提供了一種新的檔案目錄數據的錄入方式，另一方面把紙質檔案上的固定信息變成可以被檢索利用的活信息，為文本數據管理技術提供了豐富的數據源。

總之，信息技術在檔案管理中的作用已經越來越大，并且已經成為必不可缺的有機組成部分，我們必須遵循科技發展的規律，在檔案管理中不斷深化信息化的應用，不斷提高檔案管理的效率，凸顯檔案工作隊各項工作的推動作用。endprint