探討信息時代檔案管理的問題

曹武權

摘 要：信息時代給檔案管理工作提出新的要求與挑戰。檔案管理工作想要實現現代化管理，必須推進資源發展網絡化與數字化，有效應對電子文件挑戰，發揮檔案管理的作用，為現代化建設提供優質服務。本文中以信息時代檔案管理重要性為出發點，分析檔案管理工作面臨的問題及原因，并給出具體的應對措施。

關鍵詞：信息時代 檔案管理 優化措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0018-01

引言

現代社會已經步入信息化階段，信息技術指引當前科技領域的發展，借助信息技術有效整合與優化資源配置，推動各行各業轉型升級。檔案管理工作引入信息技術后工作模式發生巨大變化。在新背景與環境下，檔案管理工作面臨著很多問題，需要采取有效措施，推動檔案信息化發展與完善。

一、檔案管理工作的必要性

傳統檔案管理模式下，檔案以紙質材料為主，檔案管理模式相對落后，且存在較大的工作量。日常紙質檔案管理與保存過程中，需要投入大量人力精力確保檔案資料的安全使用，避免紙質檔案受到火災、水分、蟲害及霉菌等因素影響，提高檔案使用壽命。除此之外，紙質檔案資料查閱難度較大，備份較為復雜，隨著計算機技術發展與普及，檔案管理模式逐漸向電子化方向轉變。檔案管理中引入信息化技術，可以有效解決檔案存放與管理問題，提升檔案使用安全與可靠性，大幅度提高檢索效率，充分發揮檔案資料的作用。信息時代背景下，檔案管理工作適應社會發展，滿足現代化檔案管理具有重要意義。

二、信息時代檔案管理的問題

檔案管理中應用信息技術，可以提高檔案管理工作質量與效率。但實際應用受到各類因素影響，造成檔案管理工作面臨諸多問題，筆者將其歸納總結如下。

1.管理軟件并不通用

檔案管理工作信息化過程中，廣泛使用各類檔案管理軟件。但站在檔案管理工作角度來說，雖然各類檔案管理軟件推動檔案工作信息化與數據化，但其中依舊存在很多問題，影響管理工作質量與效率。其中最顯著的問題就是檔案管理軟件缺乏通用性，實際中不同單位與企業往往選擇不同類型、不同型號的管理軟件，軟件之間無法兼容，造成檔案資源無法共享，影響信息化檔案管理工作的順利進行。

2.信息化標準不規范

檔案信息化管理本身具有信息化屬性與實際效用，通過統一規范的管理提高資料使用安全性與真實性。但結合檔案管理工作現狀來說，整體依舊缺乏規范性與標準化，信息系統與網絡建設工作中存在很多差距，影響檔案信息化管理的開發、共享及服務等。實際中受到各類因素影響，造成檔案管理部門缺乏統一規范的檔案編制，造成細則間兼容性偏低，部分管理軟件不具有移植性，直接阻礙檔案信息化建設。

3.設備與人員的問題

檔案管理中借助先進檔案管理設施與設備提高工作效率，優于部分不重視檔案管理工作，在資金投入與設備引入上力度不足，造成先進檔案管理設備種類與數量不足，實際中還存在部分人員將雜物堆放在檔案管理室中，部分檔案被雜物壓在下面，造成查閱與翻找難度較大，嚴重時檔案被雜物毀損。目前檔案管理人員由其他工作人員兼任的情況基本改善，安排專門人員管理檔案，但這些管理人員專業程度與職業素養不足，造成管理工作質量偏低。實際中很多從業人員入職前并未接受過專業、系統培訓，造成檔案管理工作中頻頻出現錯誤，影響工作質量。

三、信息時代檔案管理問題的優化措施

針對信息時代檔案管理工作中存在的問題，筆者給出具體解決措施，推動檔案信息化建設，具體措施如下。

1.推動檔案管理軟件兼容 推動信息時代檔案管理的主要內容就是加強信息化建設，通過共享檔案資源是實現檔案信息化管理的主要措施，充分發揮檔案資源的作用。檔案管理部門可以引入先進信息技術創新檔案管理模式，促進檔案信息檢索效率的提高，如檔案資料分類存儲過程中，對管理軟件編程時可以引入信息管理系統、資源管理系統及ERP系統等，文字類檔案與圖像類方案自動識別通過計算機與多媒體技術實現，檔案信息庫中實現各類軟件兼容。利用網絡平臺實現資源傳輸，提高海量檔案資源存儲，避免紙質文檔保存中容易出現的問題。

2.統一信息化的管理標準 檔案管理工作中規范檔案信息化管理標準與管理細則，有助于提高檔案管理效率與質量。隨著科學技術快速進步，檔案管理手段逐漸更新、管理水平提升，建立健全工作體系，實現檔案管理細則的統一編制，全面落實到位，實現系統軟件的可移植性，規范處理檔案信息化管理。除此之外，還需明確各個工作崗位的責任內容，將各個門類和載體的檔案集中起來進行統一管理，讓檔案管理和企業工作實現同步考核、同步發展。構建檔案計算機管理系統，利用計算機處理數據的功能，搭建局域網，將單位內部各科室有效連接，實現各環節的自動化與文檔一體化，達成資源共享提高資源使用率的目的。創新檔案管理工作方法的主要手段就是更新管理方法，努力實現檔案裝備技術現代化，解決手工操作中存在的問題，借助各種現代化手段提高管理效率，提高其中技術含量與水平，創新檔案管理手段。

3.強化基礎設施建設 加大硬件設備投入力度。想要實驗檔案管理現代化離不開硬件設施的投入，劃分專項資金改進硬件設施與檔案案卷質量，建設專門的檔案存儲房間、購置檔案專用密集架，并配備相關的打印、計算機等設備，同時安裝全天安全監控報警系統；其次收集各項資料。認真整理每年生成的文化檔案、會計檔案、聲像檔案及實物檔案等，錄入微機管理；強化數據庫建設。建立全部檔案案卷級數據庫，實現了檔案微機檢索，對錄入檔案數據實行了光盤刻錄及備份。檔案管理人員要時刻保持高度的責任感、愛崗敬業、忠于職守等較高的職業道德水平。在管理工作中，要積極思考，對可能存在的問題細心檢查并及時解決，做到面對工作一絲不茍的原則，粗精檔案管理創新工作的順利開展。管理人員要積極提高自身信息技術，主動參與一些相關的教育培訓活動，努力掌握先進的操作技能和理論知識要點，提高檔案管理信息化水平，做到更好地為社會服務。

四、結語

信息時代下檔案管理工作愈發現代化，工作難度逐漸增加，對檔案管理人員提出更高的要求。只有從實際情況出發才能確保檔案管理工作順利開展，全面分析檔案管理工作中存在的問題，給出有效解決措施，實現檔案信息化管理、創建檔案數據庫等，達成提高工作效率與質量的目的，實現檔案管理工作長遠可持續發展。

參考文獻

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