探討信息時代檔案管理的問題

曹武權(quán)

摘 要：信息時代給檔案管理工作提出新的要求與挑戰(zhàn)。檔案管理工作想要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，必須推進(jìn)資源發(fā)展網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，有效應(yīng)對電子文件挑戰(zhàn)，發(fā)揮檔案管理的作用，為現(xiàn)代化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。本文中以信息時代檔案管理重要性為出發(fā)點(diǎn)，分析檔案管理工作面臨的問題及原因，并給出具體的應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：信息時代 檔案管理 優(yōu)化措施

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0018-01

引言

現(xiàn)代社會已經(jīng)步入信息化階段，信息技術(shù)指引當(dāng)前科技領(lǐng)域的發(fā)展，借助信息技術(shù)有效整合與優(yōu)化資源配置，推動各行各業(yè)轉(zhuǎn)型升級。檔案管理工作引入信息技術(shù)后工作模式發(fā)生巨大變化。在新背景與環(huán)境下，檔案管理工作面臨著很多問題，需要采取有效措施，推動檔案信息化發(fā)展與完善。

一、檔案管理工作的必要性

傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案以紙質(zhì)材料為主，檔案管理模式相對落后，且存在較大的工作量。日常紙質(zhì)檔案管理與保存過程中，需要投入大量人力精力確保檔案資料的安全使用，避免紙質(zhì)檔案受到火災(zāi)、水分、蟲害及霉菌等因素影響，提高檔案使用壽命。除此之外，紙質(zhì)檔案資料查閱難度較大，備份較為復(fù)雜，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展與普及，檔案管理模式逐漸向電子化方向轉(zhuǎn)變。檔案管理中引入信息化技術(shù)，可以有效解決檔案存放與管理問題，提升檔案使用安全與可靠性，大幅度提高檢索效率，充分發(fā)揮檔案資料的作用。信息時代背景下，檔案管理工作適應(yīng)社會發(fā)展，滿足現(xiàn)代化檔案管理具有重要意義。

二、信息時代檔案管理的問題

檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，可以提高檔案管理工作質(zhì)量與效率。但實(shí)際應(yīng)用受到各類因素影響，造成檔案管理工作面臨諸多問題，筆者將其歸納總結(jié)如下。

1.管理軟件并不通用

檔案管理工作信息化過程中，廣泛使用各類檔案管理軟件。但站在檔案管理工作角度來說，雖然各類檔案管理軟件推動檔案工作信息化與數(shù)據(jù)化，但其中依舊存在很多問題，影響管理工作質(zhì)量與效率。其中最顯著的問題就是檔案管理軟件缺乏通用性，實(shí)際中不同單位與企業(yè)往往選擇不同類型、不同型號的管理軟件，軟件之間無法兼容，造成檔案資源無法共享，影響信息化檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.信息化標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

檔案信息化管理本身具有信息化屬性與實(shí)際效用，通過統(tǒng)一規(guī)范的管理提高資料使用安全性與真實(shí)性。但結(jié)合檔案管理工作現(xiàn)狀來說，整體依舊缺乏規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化，信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作中存在很多差距，影響檔案信息化管理的開發(fā)、共享及服務(wù)等。實(shí)際中受到各類因素影響，造成檔案管理部門缺乏統(tǒng)一規(guī)范的檔案編制，造成細(xì)則間兼容性偏低，部分管理軟件不具有移植性，直接阻礙檔案信息化建設(shè)。

3.設(shè)備與人員的問題

檔案管理中借助先進(jìn)檔案管理設(shè)施與設(shè)備提高工作效率，優(yōu)于部分不重視檔案管理工作，在資金投入與設(shè)備引入上力度不足，造成先進(jìn)檔案管理設(shè)備種類與數(shù)量不足，實(shí)際中還存在部分人員將雜物堆放在檔案管理室中，部分檔案被雜物壓在下面，造成查閱與翻找難度較大，嚴(yán)重時檔案被雜物毀損。目前檔案管理人員由其他工作人員兼任的情況基本改善，安排專門人員管理檔案，但這些管理人員專業(yè)程度與職業(yè)素養(yǎng)不足，造成管理工作質(zhì)量偏低。實(shí)際中很多從業(yè)人員入職前并未接受過專業(yè)、系統(tǒng)培訓(xùn)，造成檔案管理工作中頻頻出現(xiàn)錯誤，影響工作質(zhì)量。

三、信息時代檔案管理問題的優(yōu)化措施

針對信息時代檔案管理工作中存在的問題，筆者給出具體解決措施，推動檔案信息化建設(shè)，具體措施如下。

1.推動檔案管理軟件兼容 推動信息時代檔案管理的主要內(nèi)容就是加強(qiáng)信息化建設(shè)，通過共享檔案資源是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的主要措施，充分發(fā)揮檔案資源的作用。檔案管理部門可以引入先進(jìn)信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，促進(jìn)檔案信息檢索效率的提高，如檔案資料分類存儲過程中，對管理軟件編程時可以引入信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)及ERP系統(tǒng)等，文字類檔案與圖像類方案自動識別通過計(jì)算機(jī)與多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)，檔案信息庫中實(shí)現(xiàn)各類軟件兼容。利用網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)資源傳輸，提高海量檔案資源存儲，避免紙質(zhì)文檔保存中容易出現(xiàn)的問題。

2.統(tǒng)一信息化的管理標(biāo)準(zhǔn) 檔案管理工作中規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)與管理細(xì)則，有助于提高檔案管理效率與質(zhì)量。隨著科學(xué)技術(shù)快速進(jìn)步，檔案管理手段逐漸更新、管理水平提升，建立健全工作體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理細(xì)則的統(tǒng)一編制，全面落實(shí)到位，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)軟件的可移植性，規(guī)范處理檔案信息化管理。除此之外，還需明確各個工作崗位的責(zé)任內(nèi)容，將各個門類和載體的檔案集中起來進(jìn)行統(tǒng)一管理，讓檔案管理和企業(yè)工作實(shí)現(xiàn)同步考核、同步發(fā)展。構(gòu)建檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的功能，搭建局域網(wǎng)，將單位內(nèi)部各科室有效連接，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的自動化與文檔一體化，達(dá)成資源共享提高資源使用率的目的。創(chuàng)新檔案管理工作方法的主要手段就是更新管理方法，努力實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作中存在的問題，借助各種現(xiàn)代化手段提高管理效率，提高其中技術(shù)含量與水平，創(chuàng)新檔案管理手段。

3.強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 加大硬件設(shè)備投入力度。想要實(shí)驗(yàn)檔案管理現(xiàn)代化離不開硬件設(shè)施的投入，劃分專項(xiàng)資金改進(jìn)硬件設(shè)施與檔案案卷質(zhì)量，建設(shè)專門的檔案存儲房間、購置檔案專用密集架，并配備相關(guān)的打印、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，同時安裝全天安全監(jiān)控報警系統(tǒng)；其次收集各項(xiàng)資料。認(rèn)真整理每年生成的文化檔案、會計(jì)檔案、聲像檔案及實(shí)物檔案等，錄入微機(jī)管理；強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫建設(shè)。建立全部檔案案卷級數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了檔案微機(jī)檢索，對錄入檔案數(shù)據(jù)實(shí)行了光盤刻錄及備份。檔案管理人員要時刻保持高度的責(zé)任感、愛崗敬業(yè)、忠于職守等較高的職業(yè)道德水平。在管理工作中，要積極思考，對可能存在的問題細(xì)心檢查并及時解決，做到面對工作一絲不茍的原則，粗精檔案管理創(chuàng)新工作的順利開展。管理人員要積極提高自身信息技術(shù)，主動參與一些相關(guān)的教育培訓(xùn)活動，努力掌握先進(jìn)的操作技能和理論知識要點(diǎn)，提高檔案管理信息化水平，做到更好地為社會服務(wù)。

四、結(jié)語

信息時代下檔案管理工作愈發(fā)現(xiàn)代化，工作難度逐漸增加，對檔案管理人員提出更高的要求。只有從實(shí)際情況出發(fā)才能確保檔案管理工作順利開展，全面分析檔案管理工作中存在的問題，給出有效解決措施，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理、創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫等，達(dá)成提高工作效率與質(zhì)量的目的，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王美聰.加強(qiáng)機(jī)關(guān)黨務(wù)檔案管理的措施分析[J].辦公室業(yè)務(wù).2017（06）：112.

[2]王月.對做好勞動保障檔案管理工作的幾點(diǎn)建議[J].民營科技.2017（03）：45.