淺談如何做好基層單位檔案管理工作

羅允梅

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的來臨，如何做好基層單位的檔案管理工作也就成為社會(huì)公眾所關(guān)注的一個(gè)焦點(diǎn)問題。那么究竟采取何種措施，以便更好的推進(jìn)基層單位的建設(shè)，推進(jìn)基層單位規(guī)范化的管理工作也就成為我國(guó)各部門急需解決的一個(gè)問題。本文就圍繞如何做好基層單位的檔案管理工作進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析。

關(guān)鍵詞：基層單位 檔案管理 工作措施

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）06-0054-01

檔案管理工作復(fù)雜且繁瑣，有著大量的信息數(shù)據(jù)需要收集以及整理，有著較強(qiáng)的系統(tǒng)性。故此，就對(duì)基層單位檔案管理人員提出了更高的要求。然而，我國(guó)各基層單位的檔案管理工作還存在著一些問題，影響了檔案管理工作的開展。為了更好的推動(dòng)基層單位檔案的管理，就需要與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)新管理模式。下文就如何做好基層單位的檔案管理工作進(jìn)行探討。

一、基層單位檔案管理工作存在的主要問題

1.沒有高度重視檔案管理工作

檔案信息資料能夠?yàn)楦髀毮懿块T的工作提供數(shù)據(jù)參考，其記錄了一個(gè)單位的歷史與發(fā)展，可以促進(jìn)各職能部門有關(guān)工作的開展。然而，在我國(guó)有些基層單位中，還有一些管理人員沒有高度重視檔案管理工作，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)[1]：

1.1一些高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)缺失，認(rèn)為檔案管理就是抄抄寫寫，并沒有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作順利開展與否會(huì)為各職能部門今后的工作有所影響。

1.2一些領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到一個(gè)有效的檔案管理工作有助于為各職能部門的監(jiān)督與檢查提供依據(jù)。

1.3一些基層單位盡管認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義，但是卻沒有提升其在工作中的地位。

1.4一些基層單位的檔案管理員是兼職的，工作繁重而不能及時(shí)整理檔案，造成檔案囤積。因此，在我國(guó)部分基層單位中，還存在著對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足的現(xiàn)象。

2.管理人員的綜合素質(zhì)較低

在檔案管理工作中，管理人員的工作就是對(duì)信息資料進(jìn)行收集，然后對(duì)其進(jìn)行分析以及處理，再將這些數(shù)據(jù)資料進(jìn)行保存。因此，管理人員綜合素質(zhì)的高低就會(huì)對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量有著重要的影響。然而，從我國(guó)一些地方基層單位的管理工作中可以得知，一些管理人員的專業(yè)能力較低，對(duì)先進(jìn)的設(shè)備沒有很好的掌握，一些管理人員專業(yè)知識(shí)的缺乏也制約了檔案管理工作的開展，這就極大的制約了基層單位的可持續(xù)發(fā)展[2]。

3.信息化程度較低

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化時(shí)代的來臨，在人們的工作生活中，信息化技術(shù)得到了廣泛的運(yùn)用?，F(xiàn)如今，許多企事業(yè)單位都建立了辦公自動(dòng)系統(tǒng)，在工作中逐漸配備了現(xiàn)代化的管理設(shè)備。然而，我國(guó)一些基層單位的辦公設(shè)備卻非常落后，還停留在紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代化信息檔案之間，這一現(xiàn)象在我國(guó)地方基層單位尤為明顯。此外，也有一些地方基層單位雖然認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)對(duì)推動(dòng)工作的重要意義，但是其檔案管理設(shè)備較為落后，數(shù)據(jù)資料難以進(jìn)行有效的移植，所以經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的這一現(xiàn)象[3]。

二、完善檔案管理工作的主要策略

1.領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

在基層單位的各項(xiàng)工作中，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度會(huì)影響工作的開展程度，因此要想切實(shí)做好基層的檔案管理工作，那么就需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度。要采取有效的措施，來推動(dòng)檔案管理工作。首先，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)，可以設(shè)立專門的工作小組，對(duì)基層單位的檔案管理進(jìn)行專項(xiàng)負(fù)責(zé)[4]。其次，要不斷完善檔案管理制度，使檔案管理工作做到有制可依，有據(jù)可查。設(shè)置專職檔案管理工作人員，并對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期的考核，確保他們能夠嚴(yán)格遵守檔案管理工作的規(guī)章制度，能夠服從領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)安排。

2.提升管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案管理工作中，管理人員的綜合素質(zhì)的高低會(huì)對(duì)管理工作有著直接的影響，故此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該重視提升管理人員的專業(yè)能力。要通過多樣化的方式，來達(dá)到提升工作人員專業(yè)素質(zhì)的目的?？梢远ㄆ诮M織管理工作人員，讓他們?nèi)⒓訉I(yè)化的培訓(xùn)，使他們能夠掌握當(dāng)前的先進(jìn)技術(shù)技能，從而提升他們的管理能力。另外，各單位還需要對(duì)管理人員進(jìn)行定期的考核，要將他們考核的結(jié)果與工資待遇相掛鉤，這樣才能激發(fā)他們的工作熱情。而對(duì)于那些考試不合格的管理人員，可以再給予一次考試機(jī)會(huì)，如果依舊不能夠通過，就予以辭退處理，這樣才會(huì)給管理人員一定的心理壓力，使他們能夠積極的參與到日常的工作培訓(xùn)之中，會(huì)切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，才能夠建設(shè)一直高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。

3.加強(qiáng)基層單位的信息化建設(shè)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的來臨，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，在人們的工作生活中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用與其中，極大的促進(jìn)了各部門工作的開展[5]。因此，為了更好的推動(dòng)基層單位的檔案管理工作，就需要與時(shí)俱進(jìn)，要不斷加強(qiáng)基層單位檔案管理工作的信息化建設(shè)。首先，要不斷加強(qiáng)資金的投入，要購(gòu)買一些先進(jìn)的檔案管理設(shè)備或者軟件，從而為管理工作打下良好的基礎(chǔ)。其次，要不斷加大對(duì)管理軟件的開發(fā)，要與各單位的實(shí)際情況下相結(jié)合，重視管理軟件的通用性以及對(duì)接性，這對(duì)于保存數(shù)據(jù)防止數(shù)據(jù)丟失有著重要的作用。此外，各單位可以建立電子文檔資料工作，可以統(tǒng)一軟件的使用，這對(duì)于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)以及下載有著重要的作用。

結(jié)語

綜上，在各職能部門的日常管理工作中，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理工作極其重要，可以為各職能部門今后的發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考，因此就需要加強(qiáng)對(duì)各單位的檔案管理工作。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，建立完善的檔案管理規(guī)章制度；要不斷的提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)；要與時(shí)俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)基層單位的信息化建設(shè)。如此，就能夠進(jìn)一步推動(dòng)基層單位檔案管理工作的開展。

參考文獻(xiàn)

[1]閆明霞.如何做好財(cái)政局檔案管理工作[J].科技風(fēng)，2016，03：52-53.

[2]魏平.淺談如何做好檔案管理工作[J].才智，2013，05：316.

[3]王曉敏.淺談如何做好檔案管理工作[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2010，01：157+159.

[4]朱文彤.淺談如何做好檔案管理工作[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2010，01：20.

[5]史寒冰.淺談如何做好財(cái)務(wù)檔案管理工作[J].交通財(cái)會(huì)，2010，04：84-85.