淺談如何做好基層單位檔案管理工作

羅允梅

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的來臨，如何做好基層單位的檔案管理工作也就成為社會公眾所關(guān)注的一個(gè)焦點(diǎn)問題。那么究竟采取何種措施，以便更好的推進(jìn)基層單位的建設(shè)，推進(jìn)基層單位規(guī)范化的管理工作也就成為我國各部門急需解決的一個(gè)問題。本文就圍繞如何做好基層單位的檔案管理工作進(jìn)行簡要的分析。

關(guān)鍵詞：基層單位 檔案管理 工作措施

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0054-01

檔案管理工作復(fù)雜且繁瑣，有著大量的信息數(shù)據(jù)需要收集以及整理，有著較強(qiáng)的系統(tǒng)性。故此，就對基層單位檔案管理人員提出了更高的要求。然而，我國各基層單位的檔案管理工作還存在著一些問題，影響了檔案管理工作的開展。為了更好的推動(dòng)基層單位檔案的管理，就需要與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)新管理模式。下文就如何做好基層單位的檔案管理工作進(jìn)行探討。

一、基層單位檔案管理工作存在的主要問題

1.沒有高度重視檔案管理工作

檔案信息資料能夠?yàn)楦髀毮懿块T的工作提供數(shù)據(jù)參考，其記錄了一個(gè)單位的歷史與發(fā)展，可以促進(jìn)各職能部門有關(guān)工作的開展。然而，在我國有些基層單位中，還有一些管理人員沒有高度重視檔案管理工作，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)[1]：

1.1一些高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認(rèn)識缺失，認(rèn)為檔案管理就是抄抄寫寫，并沒有真正認(rèn)識到檔案管理工作順利開展與否會為各職能部門今后的工作有所影響。

1.2一些領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到一個(gè)有效的檔案管理工作有助于為各職能部門的監(jiān)督與檢查提供依據(jù)。

1.3一些基層單位盡管認(rèn)識到檔案管理工作的意義，但是卻沒有提升其在工作中的地位。

1.4一些基層單位的檔案管理員是兼職的，工作繁重而不能及時(shí)整理檔案，造成檔案囤積。因此，在我國部分基層單位中，還存在著對檔案管理工作認(rèn)識不足的現(xiàn)象。

2.管理人員的綜合素質(zhì)較低

在檔案管理工作中，管理人員的工作就是對信息資料進(jìn)行收集，然后對其進(jìn)行分析以及處理，再將這些數(shù)據(jù)資料進(jìn)行保存。因此，管理人員綜合素質(zhì)的高低就會對檔案管理工作的質(zhì)量有著重要的影響。然而，從我國一些地方基層單位的管理工作中可以得知，一些管理人員的專業(yè)能力較低，對先進(jìn)的設(shè)備沒有很好的掌握，一些管理人員專業(yè)知識的缺乏也制約了檔案管理工作的開展，這就極大的制約了基層單位的可持續(xù)發(fā)展[2]。

3.信息化程度較低

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化時(shí)代的來臨，在人們的工作生活中，信息化技術(shù)得到了廣泛的運(yùn)用。現(xiàn)如今，許多企事業(yè)單位都建立了辦公自動(dòng)系統(tǒng)，在工作中逐漸配備了現(xiàn)代化的管理設(shè)備。然而，我國一些基層單位的辦公設(shè)備卻非常落后，還停留在紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代化信息檔案之間，這一現(xiàn)象在我國地方基層單位尤為明顯。此外，也有一些地方基層單位雖然認(rèn)識到信息化技術(shù)對推動(dòng)工作的重要意義，但是其檔案管理設(shè)備較為落后，數(shù)據(jù)資料難以進(jìn)行有效的移植，所以經(jīng)常會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的這一現(xiàn)象[3]。

二、完善檔案管理工作的主要策略

1.領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識

在基層單位的各項(xiàng)工作中，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度會影響工作的開展程度，因此要想切實(shí)做好基層的檔案管理工作，那么就需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度。要采取有效的措施，來推動(dòng)檔案管理工作。首先，加強(qiáng)對檔案管理工作的思想認(rèn)識，可以設(shè)立專門的工作小組，對基層單位的檔案管理進(jìn)行專項(xiàng)負(fù)責(zé)[4]。其次，要不斷完善檔案管理制度，使檔案管理工作做到有制可依，有據(jù)可查。設(shè)置專職檔案管理工作人員，并對檔案管理工作人員進(jìn)行定期的考核，確保他們能夠嚴(yán)格遵守檔案管理工作的規(guī)章制度，能夠服從領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)安排。

2.提升管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案管理工作中，管理人員的綜合素質(zhì)的高低會對管理工作有著直接的影響，故此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該重視提升管理人員的專業(yè)能力。要通過多樣化的方式，來達(dá)到提升工作人員專業(yè)素質(zhì)的目的。可以定期組織管理工作人員，讓他們?nèi)⒓訉I(yè)化的培訓(xùn)，使他們能夠掌握當(dāng)前的先進(jìn)技術(shù)技能，從而提升他們的管理能力。另外，各單位還需要對管理人員進(jìn)行定期的考核，要將他們考核的結(jié)果與工資待遇相掛鉤，這樣才能激發(fā)他們的工作熱情。而對于那些考試不合格的管理人員，可以再給予一次考試機(jī)會，如果依舊不能夠通過，就予以辭退處理，這樣才會給管理人員一定的心理壓力，使他們能夠積極的參與到日常的工作培訓(xùn)之中，會切實(shí)認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，才能夠建設(shè)一直高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。

3.加強(qiáng)基層單位的信息化建設(shè)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的來臨，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，在人們的工作生活中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用與其中，極大的促進(jìn)了各部門工作的開展[5]。因此，為了更好的推動(dòng)基層單位的檔案管理工作，就需要與時(shí)俱進(jìn)，要不斷加強(qiáng)基層單位檔案管理工作的信息化建設(shè)。首先，要不斷加強(qiáng)資金的投入，要購買一些先進(jìn)的檔案管理設(shè)備或者軟件，從而為管理工作打下良好的基礎(chǔ)。其次，要不斷加大對管理軟件的開發(fā)，要與各單位的實(shí)際情況下相結(jié)合，重視管理軟件的通用性以及對接性，這對于保存數(shù)據(jù)防止數(shù)據(jù)丟失有著重要的作用。此外，各單位可以建立電子文檔資料工作，可以統(tǒng)一軟件的使用，這對于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)以及下載有著重要的作用。

結(jié)語

綜上，在各職能部門的日常管理工作中，加強(qiáng)對檔案的管理工作極其重要，可以為各職能部門今后的發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考，因此就需要加強(qiáng)對各單位的檔案管理工作。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識，建立完善的檔案管理規(guī)章制度；要不斷的提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，對他們進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)；要與時(shí)俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)基層單位的信息化建設(shè)。如此，就能夠進(jìn)一步推動(dòng)基層單位檔案管理工作的開展。

參考文獻(xiàn)

[1]閆明霞.如何做好財(cái)政局檔案管理工作[J].科技風(fēng)，2016，03：52-53.

[2]魏平.淺談如何做好檔案管理工作[J].才智，2013，05：316.

[3]王曉敏.淺談如何做好檔案管理工作[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2010，01：157+159.

[4]朱文彤.淺談如何做好檔案管理工作[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2010，01：20.

[5]史寒冰.淺談如何做好財(cái)務(wù)檔案管理工作[J].交通財(cái)會，2010，04：84-85.