零售業管理會計信息系統研究

王平++陳品君

摘要：文章采用案例研究法，依據財政部《管理會計基本指引》（財會〔2016〕10號），對案例企業自身的環境和條件、現有的信息技術及其應用過程中存在的問題及原因進行了分析研究，并提出完善管理會計信息系統的具體措施。

關鍵詞：管理會計信息系統;POS;SAP;集成方式

一、 研究背景

財政部于2014年10月正式頒布了《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》（財會〔2014〕27號），并于2016年6月頒布了《管理會計基本指引》（財會〔2016〕10號），為企業建立健全管理會計信息系統提供了指南。財政部領導高度重視管理會計工作，指出在過去的一段時期里，我國很多會計學術研究、會計標準、會計實務較多地考慮到了企業外部投資者，以及外部審計和社會公眾。管理會計體系的建設及發展相對比較滯后，沒有充分地發揮作用為單位內部管理服務，在單位進行規劃、決策、控制和評價等管理活動中沒有提供出充足有效的信息。推進管理會計體系建設是推動中國會計工作轉型升級的重點所在，也是完善會計科學發展的必然選擇。

根據《管理會計基本指引》中的融合性、適應性等原則，各企業需要根據所處環境和自身特征，梳理自身對管理會計信息的需求，充分有效地運用現有信息技術，進行業財融合，進而加強并完善企業管理會計信息系統。因此，本文以A公司為例，對企業當前管理會計信息需求現狀、現有信息技術的利用情況及存在的問題進行分析研究，查找問題產生的原因，并提出改進和完善企業管理會計信息系統的具體措施。

二、 文獻綜述

我國管理會計信息系統研究相比于財務會計研究明顯偏少。有些管理會計信息系統的研究是融合于財務會計信息化研究之中。匯總與整理關于研究管理會計信息系統的課題與研究成果的主要觀點后發現，關于管理會計信息系統的組成模塊，祁懷錦（1996）認為主要模塊可以由五個子系統組成，它們分別是：預測分析、決策分析、預算編制、反饋控制以及業績評價這五部分組成;關于管理會計信息系統的設計，許金葉（2016）認為，沒有管理會計信息系統的設計與開發，所謂的管理會計信息化這個概念就無從談起，開發人員應該對管理會計信息化的需求與實施進行深層次的探究，不應該碎片化設計，而是需要運用“頂層設計”的理念，總攬全局去開發設計管理會計軟件;在管理會計信息系統應用方面，陳婉玲、韋沛文（1997）指出，管理會計核算可以利用現有財務會計核算系統、建立管理會計子系統、利用一些電子表格軟件比如EXCEL，也可以運用統計、運籌軟件通過輔助方式完成管理會計的應用;關于管理會計信息系統與云計算、大數據等計算機新興技術的結合，熊磊（2014）認為，管理會計信息系統與云計算結合可以降低管理會計信息化的建設成本，企業不用為服務器、存儲硬盤等基礎設施花大量成本，這種結合還可以實現外部協同;另外，云計算與管理會計信息系統的結合可以使得會計人員更加便捷地得到信息，將更多精力投入到關于企業決策及績效評價等方面。

綜上可以看出，學者們仁者見仁，各抒己見，對管理會計信息系統組成模塊、系統設計、系統實施以及系統與云計算、大數據結合等進行了多方面的研究，這些研究成果都對建立和完善我國管理會計信息系統提供了理論基礎。

然而，上述研究缺乏對企業現在應用環境的分析和認識，對當前企業所利用的各種信息技術的功能缺乏了解，對如何利用信息化技術支撐管理會計信息系統也缺乏相應的研究。因此本文認為，研究如何整合單位現有的信息技術功能，對完善管理會計信息系統具有更重要的意義。本文的研究填補了現有研究的空白。

三、 案例企業現有信息系統的功能及系統集成方式

1. 案例企業簡介。A公司是一家著名的體育運動品牌公司，主要經營服裝、鞋帽、背包、運動器材等體育用品。截至2016年3月底，A公司零售店鋪共計278家，主要分布在華東地區（108家），華北地區（91家），華南地區（79家）。其中新品正價店有45家，工廠折扣店有233家。新品正價店都是展示銷售當季最新款主題商品，都以正價銷售給顧客沒有打折優惠;新品在銷售三個月后就慢慢轉入工廠折扣店，給予折扣優惠銷售給顧客。

2. 案例企業現有信息系統。A公司每一家零售店鋪都有自己獨立使用的POS系統，它是銷售時點信息系統，具有收銀員識別功能、多種銷售模式功能、庫存管理功能等。當顧客購買商品結賬時，通過設定的自動讀取設備，可以直接識別并讀取到與商品相關的銷售信息，比如銷售商品的名稱、銷售店鋪、銷售時間、銷售單價等，并可以通過計算機及網絡通訊系統將信息傳遞到有關部門分析使用。

A公司也使用Systems Applications & Products系統，簡稱為SAP系統。它是包括財富500強80%企業在內的遍布188個國家共232，000多家客戶都在使用的企業管理解決方案的軟件名稱。這個軟件的整體穩定性能高，給用戶提供了高度集成的財務總賬、銷售明細賬、采購明細賬和管理信息系統。SAP公司的主要產品是SAP R/3，SAP R/3反映了其本身的功能，這里的“R”代表實時，數字“3”則表示三層的客戶端、服務器構架（數據庫層，應用層和顯示層）。SAP R/3包含CO管理會計模塊，FI財務會計模塊，MM物料模塊等九大模塊。SAP系統功能強大，目前在同類產品中處于市場領導者的地位。

3. 案例企業 SAP系統與POS系統的集成方式。為了能達到資源共享并充分發揮每個系統應有的功能，系統之間需要做好集成設計。通過系統與系統之間的無縫連接，可以使得企業管理人員能夠獲得準確、及時、完整的零售信息，使企業管理更加到位。在POS系統與SAP系統集成的構架下，每家店鋪每天POS系統中的零售數據都會同步傳輸到SAP系統中，在此POS與SAP集成的基礎上，總部財務人員根據SAP中的信息進行成本分析、存貨決策、全面預算、店鋪業績考核等科學分析。

目前SAP與POS有4種主要的集成方式，每種方式的各有優缺點。企業在選擇SAP系統與POS系統集成的方式時，應根據企業自身特點與需求，并充分考慮包括開發成本、技術開發難易程度、接口數據量大小、系統負載能力、系統響應時間等影響因素，之后確定企業認為經濟適用的集成方式。A公司POS系統與SAP系統集成方案目前采用的是ALE/IDOC接口技術，即各店鋪在POS系統中操作的數據首先會匯總至POS總服務器，然后通過中間數據轉化系統將POS系統文件轉換為可供SAP系統識別的IDOC中介文本，從而在SAP系統中自動產生銷售訂單、財務憑證等數據，同時，SAP也將主數據及配置數據比如客戶信息、商品編碼、價格等通過數據轉換系統同步傳入POS系統。POS系統與SAP系統集成過程中，從接口數據流向上來看，基本可以分為從SAP系統到POS系統 的下行（讀取）數據，以及從POS系統到SAP系統的上行（寫入）數據。目前案例公司POS系統與SAP系統之間采用的同步方式是每間隔8小時上行與下行數據進行同步傳輸。

四、 案例企業現有管理會計信息系統存在的問題及原因分析

1. POS系統與SAP系統數據同步不完整或重復的問題。A公司在系統整合過程中，目前遇到的最大的問題就是零售店鋪POS系統中銷售、存貨變動等數據有時不能完整同步上傳到SAP系統或者重復上傳到SAP系統。目前POS與SAP系統之間采用的同步方式是每隔8小時上行與下行數據進行同步。每隔8小時，每家零售門店POS系統中的銷售數據或者是存貨變動數據都會匯總至POS總服務器，然后以一個一個數據包的形式通過中間數據轉化系統同步到SAP系統中，形成SAP系統相應的銷售信息或存貨變動信息。但是有時候這些零售數據沒有及時同步到SAP系統中，造成一家門店的一個數據包其中包含8小時內的銷售或存貨變動的信息都沒有完成同步;有時候零售數據又會重復同步到SAP系統中，造成數據重復。

2. 已發生數據差異無法被及時處理的問題。A公司幾乎每家門店都會遇到在系統同步過程中產生差異的問題，同時也存在企業內部員工不能對已發生系統數據差異部分及時進行處理的問題，甚至很多歷史系統數據差異一放就是好幾年都沒人去處理。

A公司零售門店數量眾多，每天銷售量及存貨變動數據量較大，往往以前發生的數據差異還沒有查明原因并解決，新的差異問題卻又產生了，日積月累，這樣的差異金額就像滾雪球一樣不斷上升越來越大。以A公司2016年3月為例，具體差異情況見表1。

3. 店鋪系統中操作商品信息或數量與實物不一致的問題。A公司管理會計信息系統中的零售數據包括銷售及存貨變動等基礎數據都來自于全國幾百家零售門店。零售門店POS系統中記錄的商品信息準確性對管理會計信息系統而言是非常重要的。

目前A公司商品編碼都是運用統一的格式，前6位數是款號，后3位數是代表顏色，再加上尺碼信息。同樣款式不同顏色的商品前6位數字是一摸一樣的，關鍵就是后3位的區別;同樣款式同樣顏色的商品，款號色號都是相同的，關鍵就是尺碼的區別。零售店鋪在銷售商品或存貨發生變動時，當后3位顏色號或者尺碼記錄發生了錯誤，就會出現商品信息出現串色串碼，造成POS記錄與實物信息不一致的問題;當銷售或存貨變動的數量輸錯時，就會導致店鋪POS系統中操作的商品數量與實物數量不符。

4. 管理會計信息系統出現問題的原因分析。

（1）數據同步時間間隔過長。A公司目前選用通過IDOC接口方式互傳POS與SAP系統數據，目前設置的是上行數據與下行數據每8小時交互一次。隨著門店業務量的增加，8小時一次業務通訊同步造成了批量數據負載過大，一旦數據包因為任何問題卡在某個環節沒有被及時發現，就會造成該門店整個數據包（包含門店8小時內的大量數據）無法同步上傳到SAP系統，對該門店當天的數據信息及時完整準確性造成影響。尤其是月底最后一天，店鋪營業時間至晚上22點，8小時一次數據同步會造成下午4點后的數據無法及時在月底同步上傳到SAP，而是要跨月開賬后才能傳入SAP，對數據及時性造成了影響。另一方面，SAP下行數據，比如商品信息、客戶信息等，8小時同步一次可能會造成當SAP中商品信息發生變化而POS系統沒有及時得到數據，仍舊按照原先商品信息銷售商品，也影響了信息的準確和完整。

（2）系統缺乏數據傳輸校驗機制。目前POS文件在同步上傳SAP系統的過程中沒有系統數據校驗機制，店鋪日營業結束后，整一天的數據分3個批次同步到SAP系統，但是每家門店每天的營業數據及其他存貨變動數據是否及時完整通過數據轉換系統生成IDOC文件同步到SAP卻沒有被校驗，缺乏數據傳輸校驗機制會造成POS系統數據沒有同步或者重復同步到SAP系統的情況發生時，SAP系統沒有做出任何提示，系統維護員因此不能及時發現問題并處理。

（3）報錯信息沒有傳遞至信息接收者。A公司的POS系統與SAP系統在整合過程中用到了數據轉換系統，該數據轉換系統擁有將轉換過程中報錯信息自動發送相關信息使用者的功能，有很多已發生的系統差異最終都能在數據轉換系統中找到對應報錯信息。但是由于各種原因，報錯信息沒有及時準確地傳遞至相關信息使用者，就也是導致大批量的系統差異沒能及時處理的原因之一（通過人工一條一條記錄去核對，不僅慢而且容易出錯）。

五、 案例企業完善管理會計信息系統的措施

1. 將下行數據改為實時同步，上行數據縮短同步時間間隔。POS系統與SAP系統在數據同步的時間上，考慮到數據量、實施性、系統負載等多方面因素，SAP下行數據由每日8小時/次同步建議改為實時同步，在POS與SAP系統主數據一致的前提下，POS同步上行數據就不會因為與SAP系統主數據不一致而造成數據包無法轉換IDOC文件;POS上行數據可以由每日8小時/次同步建議改為每日2小時/次，由于門店銷售量越來越大，同步時間的縮短可以提高門店POS系統與SAP系統的傳輸頻率減少系統每次傳輸的負載量，即使某家門店的數據包出現了轉換問題，也是2小時內的銷售及存貨變動信息無法同步上傳，不至于整整8小時的數據同步出現問題。具體建議見表2。

2. 對POS與SAP兩套系統傳輸數據進行校驗。成熟的POS與SAP集成接口技術是可以進行同步數據校驗的，A公司如今既然存在兩套系統數據在同步上傳過程中發生了數據不完整或重復上傳的問題，就應進行系統間傳輸數據校驗程序。當每一家零售店鋪在每天結束營業后，門店POS系統的銷售總金額應匯總至總POS服務器并上傳SAP系統，同時SAP系統也應將每一家門店每天生成的IDOC文件總金額匯總，同POS上傳的銷售總金額對比并完成校驗，當SAP系統完成檢驗后發現兩套系統的總數據存在不一致的情況，就應該發出警示，只有進行了傳輸數據校驗程序，信息系統管理人員才能在第一時間從茫茫數據中及時發現哪一天哪一家門店的POS總銷售數據沒有及時同步SAP系統，從而可以及時查找原因查看數據包在哪個環節出現了問題并及時修復，而不是等財務人員在賬務處理過程中發現了問題才被動地進行檢查。

3. 及時、正確地傳遞報錯信息。POS與SAP中間數據轉換系統發出的報錯信息，應及時傳遞至正確接收者。企業面對員工的換崗、離職等情況，要及時變動、更新及維護信息接收者的聯系方式，使需要信息的管理者及時得到信息。

4. 完善內部控制制。為保證管理會計信息系統的有效運行，公司還必須進一步完善內部控制制度。特別是在處理POS同步SAP系統過程中報錯的SAP IDOCtor文件時，企業管理層必須明確各部門各崗位的職責劃分，明確規定，在POS系統與SAP系統數據同步上傳的過程中，只要沒進SAP與SAP IDOCtor文件前發生的任何問題，應由IT部門同事承擔系統檢查、調查、處理的職責;當系統數據同步報錯進入SAP IDOCtor文件夾時，應由訂單部門同事主動負責查明訂單信息報錯原因并修正;會計部門的同事由于每天會核對店鋪POS系統數據與SAP中的數據，當發現有差異的情況，應及時告知相應部門，追蹤、督促相關部門積極配合查明造成差異的原因并處理。

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基金項目：財政部全國會計科研課題（項目號：2015KJA015）。

作者簡介：王平（1963-），女，滿族，遼寧省海城市人，中國人民大學商學院副教授，中國人民大學管理學博士，研究方向為公司理財、信息披露;陳品君（1985-），女，漢族，上海市人，中國人民大學商學院碩士，研究方向為管理會計。

收稿日期：2017-05-27。