淺談ERP如何解決傳統(tǒng)手工管理企業(yè)生產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃混亂問(wèn)題

李琳

摘 要 21世紀(jì)以來(lái)，傳統(tǒng)的人為手工管理企業(yè)生產(chǎn)采購(gòu)模式存在問(wèn)題更加顯著，如信息共享性差，對(duì)采購(gòu)量的控制力度較弱、對(duì)庫(kù)存量的把握不及時(shí)，沒(méi)有建立對(duì)生產(chǎn)采購(gòu)供應(yīng)狀況不確定性變化的跟蹤和管理機(jī)制等問(wèn)題。通過(guò)剖析傳統(tǒng)的生產(chǎn)采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題，探討ERP促進(jìn)其改進(jìn)的方式手段。

關(guān)鍵詞 采購(gòu)計(jì)劃；生產(chǎn)計(jì)劃；ERP

一、傳統(tǒng)手工管理下的生產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃混亂問(wèn)題

1.部門(mén)間業(yè)務(wù)銜接不順暢，信息共享性差

由于手工管理下各類(lèi)數(shù)據(jù)是紙質(zhì)數(shù)據(jù)，加上信息分散，查詢(xún)極其不方便，從而導(dǎo)致了信息滯后。而且企業(yè)各部門(mén)分工不明確、職能界定不清楚，流程隨意不固定，各自為陣，各立山頭，部門(mén)間的溝通協(xié)調(diào)頻繁出現(xiàn)問(wèn)題，不知道與上下游部門(mén)的配合，生產(chǎn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)各記各的賬，各報(bào)各的表，數(shù)據(jù)傳遞很難做到及時(shí)、準(zhǔn)確、一致，出現(xiàn)問(wèn)題互相推諉，難以查清責(zé)任，以至于生產(chǎn)部門(mén)不知道還有多少物料可供生產(chǎn)，倉(cāng)庫(kù)不知道采購(gòu)部都采購(gòu)了什么，采購(gòu)部也搞不清上個(gè)月采購(gòu)的物料是否已經(jīng)到貨...這些都大大影響了企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)執(zhí)行的準(zhǔn)確性和效率。

2.對(duì)采購(gòu)量的控制力度較弱，對(duì)庫(kù)存量的把握不及時(shí)

采購(gòu)的任務(wù)是來(lái)自于生產(chǎn)的需求，采購(gòu)量則取決于對(duì)庫(kù)存量的計(jì)算，然而在手工或傳統(tǒng)管理模式下，僅靠人為手工管理的庫(kù)存統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)都是通過(guò)excel表格實(shí)現(xiàn)的，統(tǒng)計(jì)員往往在盤(pán)點(diǎn)的晚上或者第二天早上將匯總的庫(kù)存數(shù)據(jù)錄入電子表格，這種統(tǒng)計(jì)方式不僅缺乏及時(shí)性和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，還會(huì)不利于領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)時(shí)監(jiān)控、管理企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況；顯然，如果當(dāng)庫(kù)存量的計(jì)算不及時(shí)的時(shí)候，為了保證生產(chǎn)，唯一的方法就是加大采購(gòu)量，可是這個(gè)時(shí)候采購(gòu)計(jì)劃的制定完全是采購(gòu)員經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)下的結(jié)果，缺乏科學(xué)性、缺乏準(zhǔn)確信息的支撐，甚至，有的采購(gòu)員為了履行自己的職責(zé)，保證生產(chǎn)需要，會(huì)盡可能地提前采購(gòu)和超量采購(gòu)，這樣做的后果必然導(dǎo)致有的物料庫(kù)存積壓，占用企業(yè)資金。

總而言之就是安排采購(gòu)：買(mǎi)少了——停工，買(mǎi)太多了——浪費(fèi)；配合生產(chǎn)：算出該買(mǎi)多少——慢...而且一旦客戶(hù)的訂單或公司的生產(chǎn)安排發(fā)生變動(dòng)，換料、改訂單交期只會(huì)讓管理層覺(jué)得采購(gòu)更難應(yīng)對(duì)。

3.采購(gòu)計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃之間缺乏嚴(yán)格的制約關(guān)系從而造成公司在訂單、采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售一系列環(huán)節(jié)上的混亂

傳統(tǒng)手工模式下，采購(gòu)、生產(chǎn)、倉(cāng)庫(kù)等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)是未實(shí)現(xiàn)及時(shí)監(jiān)控的，客戶(hù)或供應(yīng)商甚至工廠(chǎng)的各部門(mén)經(jīng)常有各種數(shù)據(jù)資料需要修改等變動(dòng)，傳統(tǒng)人為手工管理的企業(yè)沒(méi)有建立對(duì)生產(chǎn)采購(gòu)供應(yīng)狀況變化的跟蹤與管理機(jī)制，故根本沒(méi)有辦法及時(shí)正確的通知到各相關(guān)人員或部門(mén)，這就經(jīng)常困擾著各種員工的正常工作。

所以只依靠手工處理這些信息，協(xié)調(diào)企業(yè)運(yùn)營(yíng)各環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的矛盾是不夠的，只有借助ERP這樣的先進(jìn)管理工具，運(yùn)用ERP技術(shù)，整合企業(yè)資源，通過(guò)信息化平臺(tái)建設(shè)才能更好的解決這些問(wèn)題。

二、ERP如何解決生產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃混亂問(wèn)題

1.合理計(jì)劃物料需求

由生產(chǎn)制單中的物料表延伸出來(lái)的物料需求是正確采購(gòu)的依據(jù)，也是降低庫(kù)存的唯一方法。拿服裝企業(yè)來(lái)說(shuō)，可以以主生產(chǎn)計(jì)劃為綱領(lǐng)，通過(guò)BOM來(lái)計(jì)算相關(guān)需求，根據(jù)制單的款式用料和生產(chǎn)數(shù)量，系統(tǒng)自動(dòng)分解出制單的物料需求，綜合考慮在途、庫(kù)存、凈存等數(shù)據(jù)，作出準(zhǔn)確有效的物料采購(gòu)計(jì)劃，為生產(chǎn)部門(mén)提供現(xiàn)有庫(kù)存數(shù)據(jù)可用量的查詢(xún)，使生產(chǎn)部方便進(jìn)行相關(guān)生產(chǎn)安排。

2.以產(chǎn)定購(gòu)

通過(guò)物料需求分析后，將缺料數(shù)據(jù)自動(dòng)導(dǎo)入至物料采購(gòu)單。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單或物料需求計(jì)劃，下達(dá)采購(gòu)訂單。一旦采購(gòu)訂單通過(guò)審批，就意味著采購(gòu)任務(wù)已經(jīng)明確，此時(shí)所有各相關(guān)部門(mén)都可以看到采購(gòu)訂單，并且可以直接引用采購(gòu)訂單中的數(shù)據(jù)，諸如供應(yīng)商、品名、數(shù)量、價(jià)格等等。并可以通過(guò)采購(gòu)訂單直接生成到貨單，通過(guò)采購(gòu)到貨單直接生成采購(gòu)入庫(kù)單，可以根據(jù)采購(gòu)訂單直接生成采購(gòu)發(fā)票。，可以根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單直接生成記賬憑證，采購(gòu)管理便是如此以采購(gòu)訂單為核心來(lái)實(shí)現(xiàn)各相關(guān)部門(mén)間的信息共享。

3.均衡安排生產(chǎn)

按產(chǎn)能和訂單交期進(jìn)行自動(dòng)產(chǎn)生生產(chǎn)排程，并對(duì)產(chǎn)能達(dá)成情況進(jìn)行分析，以便知道還能接多少單以及實(shí)際生產(chǎn)完成情況， 根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃對(duì)各生產(chǎn)線(xiàn)下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)，保證生產(chǎn)加工過(guò)程順利暢通，縮短產(chǎn)品生產(chǎn)周期。

4.及時(shí)監(jiān)控生產(chǎn)進(jìn)度，提高交貨的準(zhǔn)確度

公司不但可以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確采購(gòu)，還要隨時(shí)全面監(jiān)控訂單的進(jìn)度情況。對(duì)已下達(dá)的生產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行跟蹤控制，通過(guò)生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表記錄每天生產(chǎn)的情況以及耗用工時(shí)情況，以便了解生產(chǎn)進(jìn)度及計(jì)算生產(chǎn)成本，來(lái)保證計(jì)劃的按時(shí)、按質(zhì)、按量的正常進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶(hù)訂單的準(zhǔn)時(shí)交付。跟蹤管理每天的生產(chǎn)進(jìn)度，監(jiān)控和調(diào)度各部門(mén)、各工作中心的工作負(fù)荷，并及時(shí)反饋實(shí)際的進(jìn)度和耗用工時(shí)，以便必要時(shí)調(diào)整計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的基本生產(chǎn)均衡。倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)，可以實(shí)時(shí)查詢(xún)每個(gè)產(chǎn)品的現(xiàn)存量、可用量，實(shí)時(shí)查看產(chǎn)品現(xiàn)狀處于哪道工序、在制情況及訂單完成情況。

5.解決多部門(mén)的業(yè)務(wù)協(xié)同

ERP把銷(xiāo)售業(yè)務(wù)與其他部門(mén)業(yè)務(wù)高度集成，客戶(hù)信息-報(bào)價(jià)-接單-安排生產(chǎn)-備貨-出貨-開(kāi)票-送貨-裝箱-匯總等業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了無(wú)縫的鏈接，縮短交貨周期，提高交貨準(zhǔn)時(shí)性。幫助銷(xiāo)售人員和管理人員對(duì)市場(chǎng)信息、計(jì)劃、報(bào)價(jià)、訂單、發(fā)運(yùn)和售后服務(wù)等銷(xiāo)售活動(dòng)實(shí)行全過(guò)程的動(dòng)態(tài)跟蹤管理和分析。

6.以銷(xiāo)定產(chǎn)

銷(xiāo)售訂單的共享在生產(chǎn)計(jì)劃管理中是更重要的，它是生產(chǎn)計(jì)劃的依據(jù)、證據(jù)、責(zé)任。根據(jù)銷(xiāo)售訂單制定可靠的生產(chǎn)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃，一旦客戶(hù)的需求發(fā)生變更，通過(guò)ERP這個(gè)信息化平臺(tái)能迅速的進(jìn)行計(jì)劃的調(diào)整，將調(diào)整的信息及時(shí)的導(dǎo)入到生產(chǎn)車(chē)間、倉(cāng)庫(kù)和質(zhì)檢部門(mén)，便可實(shí)現(xiàn)信息的共享。

7.加入大量的“控制”管理思想

如方便的安全庫(kù)存管理，有最低庫(kù)存報(bào)警最高庫(kù)存報(bào)警提示、自動(dòng)控制應(yīng)領(lǐng)量、允許超領(lǐng)量、允許超收數(shù)量、、允許退料/補(bǔ)料量、在制量、各工序材料數(shù)量、將繁瑣的物流管理控制權(quán)交給ERP系統(tǒng)來(lái)完成，充分發(fā)揮ERP的記憶、控制、計(jì)算、預(yù)警功能，將倉(cāng)庫(kù)管理人員從瑣碎的收發(fā)料及統(tǒng)計(jì)工作中徹底解放出來(lái)。

三、小結(jié)

通過(guò)均衡安排生產(chǎn)，隨時(shí)監(jiān)查制單生產(chǎn)進(jìn)度、制單的各種詳細(xì)情況，合理計(jì)劃物料需求，及時(shí)了解訂單數(shù)量、已生產(chǎn)數(shù)量、未交貨數(shù)量及是否超出貨期。ERP實(shí)現(xiàn)了對(duì)生產(chǎn)管理的精確掌控，實(shí)現(xiàn)了對(duì)庫(kù)存管理的實(shí)時(shí)控制，保證了采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確及時(shí)，有效的解決了生產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃的混亂，從而提高了工作效率，減少了工作失誤， 實(shí)現(xiàn)了物資流、資金流和信息流的集成和共享。

參考文獻(xiàn)：

[1]于宏偉.淺談ERP給中小企業(yè)帶來(lái)的管理思想變革.現(xiàn)代企業(yè)教育，2009（1）：88-89