辦公室精細化行政管理對策研究

毛輝

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）06-000-02

摘 要 現(xiàn)如今，辦公室已經(jīng)日漸成為企業(yè)的樞紐部門，對于企業(yè)來說，有著極其重要且不可替代的作用。就當前實際情況而言，在我國經(jīng)濟飛速發(fā)展的大環(huán)境下，市場競爭已然變得越來越劇烈，而如何讓這樞紐部門發(fā)揮更大的實質(zhì)作用，如何提升企業(yè)辦公室的行政管理水平已然成為目前面臨的重大問題。本文就結(jié)合了辦公室行政精細化管理中存在的問題提出了相應的對策，以此希望對相關(guān)人員提供必要的幫助。

關(guān)鍵詞 辦公室 精細化行政管理 問題 對策

就目前而言，精細化行政管理是一種特殊的管理模式，但卻是一個新的發(fā)展趨勢。對此，這種管理不僅是以科學發(fā)展為目標，還在一定程度上對社會分工和服務質(zhì)量提出了精細化的要求。就實際情況而言，仍然存在著有待解決的問題，比如，管理精細化程度不夠，導致管理效率不高等問題。也由此看出，采取積極有效的措施，進一步提高管理效率對管理質(zhì)量提升起著極為重要的作用。

一、辦公室實現(xiàn)行政精細化管理的重要性

現(xiàn)如今，辦公室已經(jīng)日漸成為企業(yè)的樞紐部門，對于企業(yè)來說，有著極其重要且不可替代的作用。其中，不僅要落實上級領導對下級的命令，還要開展大量的基層調(diào)查工作。這也使得辦公室實現(xiàn)行政精細化管理顯得十分必要，不僅能消除管理中存在的隱患，防止避免不合理的現(xiàn)象發(fā)生，而且，還能在很大程度上降低管理成本，提升辦公室的實際效能，對企業(yè)的業(yè)務能力有一個整體性的提升。

二、辦公室行政精細化管理中存在的問題

（一）管理目標不明確

明確的管理目標可以使企業(yè)管理水平得到明顯的提高。單就目前的實際情況而言，很多企業(yè)都存在管理目標不明確的情況，而且多以依靠經(jīng)驗或傳統(tǒng)的管理模式為主，進而也就導致了管理模式缺乏實際性、計劃性和組織性等問題。另外，在管理目標不明確的同時，很多企業(yè)同樣存在著考核制度不明確、員工職責與績效不掛鉤的情況，對此，這種情況嚴重影響了員工的積極性和歸屬感。

（二）管理缺乏科學量化方式

在大部分情況中，管理效率不夠的原因來自于管理缺乏科學量化方式進行評價。具體而言，可分為三個方面：首先，沒有對員工的能力、品德和績效進行量化區(qū)分，其中主要表現(xiàn)為，重績效、輕品德；其次，在崗位特點、性質(zhì)等方面，沒有依據(jù)實際情況制定出良好的評價標準，或者是所給出的量化標準缺乏針對性；最后，在量化標準的設計過程中，過于盲目且不切合實際，進而導致了員工的投機取巧，使量化考核失去了應有的作用。

（三）管理人員管理意識不強

在實行精細化管理的過程中，一般要求精細管理人員具備良好的精細化管理意識。簡單的說，擁有良好的精細化管理意識，能夠很好的制定出規(guī)章制度，也能夠更好、更客觀的對不足之處作出整改，進而制定出更具科學性的指標。但就目前的實際情況而言，往往存在著管理人員管理意識不強的問題，因而也就導致了企業(yè)管理水平不高或管理水平停滯不前的問題出現(xiàn)。

（四）員工職業(yè)素養(yǎng)不高

員工職業(yè)素養(yǎng)不高主要表現(xiàn)在理論和技術(shù)操作停滯不前等方面。在實際工作中，又因為部分員工自我意識太強或缺乏團隊意識，在工作中沒有高的職業(yè)追求，進而也就導致了以偏概全的情況，使得企業(yè)水平得不到提升。

三、辦公室行政管理精細化的思路

（一）提高經(jīng)濟化，協(xié)同化意識

在企業(yè)中實行行政精細化管理是需要多部門的工作人員進行協(xié)調(diào)配合才能完成的。例如文件的簽收，從接收到辦理再到存檔，每一個環(huán)節(jié)都會經(jīng)過相關(guān)部門和人員配合完成。由此可見，好的配合及協(xié)同意識，在企業(yè)中，不僅能快速的完成事件的處理工作，還能最大化的實現(xiàn)其人員調(diào)配的最大化，從而實現(xiàn)經(jīng)濟效益的最大化。

（二）實現(xiàn)管理的標準化、流程化

近幾年，我國流程化管理在辦公室行政中，已經(jīng)得到了普遍應用，也在很大程度上促進了管理效率提升。根據(jù)相關(guān)實踐也可以看出，在辦公室實行了行政管理，其效率有普遍的提高。需要注意的是，在實行流程化管理時，應該對工作任務進行分解，然后參照實際完成情況將工作內(nèi)容進行銜接，以便使工作內(nèi)容更具目的性。另外，在上述基礎上，還應該將管理工作進行標準化、科學化、合理化的處理，此外，還應該促進工作的規(guī)范化，根據(jù)工作人員的實際情況，針對性的提出考核辦法，提高工作質(zhì)量和效率。

（三）對管理科目進行量化、細化

在傳統(tǒng)的管理模式中，一般是以以往的經(jīng)驗或管理人員自主的發(fā)揮來進行管理的，由此可見，這種辦公室管理模式是比較模糊的，并且也很難保障管理的實效性和延續(xù)性。對此，在這樣的情況下，如果想要辦公室管理變得有效，這就需要對這種模糊的管理模式進行改進，對其中管理內(nèi)容進行細化或者說量化，就顯得十分必要了。其中，需要注意的是，細化指的是根據(jù)某種邏輯將某項任務或工作細分為若干部分的過程，該過程不僅為領導提供了從整體上考慮問題的機會，還更加全面的把握了各個細節(jié)和局部。而量化一般指的是，在工作開始前，對某個工作進行工作量的測量，在將工作以分配的形式進行下發(fā)，以此來提高工作效率的方法。

四、辦公室行政管理精細化的對策

（一）深度精細化管理

細節(jié)是創(chuàng)新的關(guān)鍵所在，在精細管理的實施中也能夠體現(xiàn)細節(jié)的價值，當然，這類的細節(jié)也需要創(chuàng)新性和規(guī)范性的意識。簡單的說，規(guī)范是不可或缺的要求，而創(chuàng)新則是在規(guī)范性的基礎上提出了新的要求。另外，規(guī)范是精細化管理的外在表現(xiàn)，創(chuàng)新的動力則來源于精細。在精細化管理的前提下，能夠?qū)⒁?guī)范性和創(chuàng)新性結(jié)合，從而達到促進企業(yè)發(fā)展的目的。

（二）以制度化推進精細化

在精細化管理的制度下，能夠有效的促進企業(yè)的發(fā)展，提高其業(yè)務水平。在精細化管理制度的建立過程中，應該注意的是，要將精細化的理念融入到員工的思想里，從而達到員工從自身尋找原因，并自覺進行整改的目的。就辦公室的精細化管理而言，若想實現(xiàn)真正的精細化管理，其對應的管理制度是必不可少的，進而規(guī)范工作人員的工作行為及狀態(tài)。由此可以看出，建立企業(yè)精細化管理并不是一朝一夕就能夠完成的，在大多數(shù)情況下，都需要管理人員從管理制度上進行入手，并總結(jié)出工作中的經(jīng)驗，再以此促進辦公室工作人員的水平，從而達到辦公室精細化行政的目的。

（三）提升員工專業(yè)水平與綜合素質(zhì)水平

員工的專業(yè)素質(zhì)水平和綜合能力的培養(yǎng)是在企業(yè)內(nèi)部建設過程中受到高度重視的。其中，充分發(fā)揮員工的潛能，將員工自身素質(zhì)和綜合能力融入實際工作中就是辦公室行政管理精細化的主要目的。由此可見，若想要加快促精細化管理的實現(xiàn)步伐，應該特別的重視專業(yè)水平高、素質(zhì)高人才的培養(yǎng)，另外，還應該加強員工的職業(yè)培訓，進而在一定程度上增強管理工作的標準化和精細化，以便提高行政工作的質(zhì)量和效率。就企業(yè)而言，應當做好細節(jié)管理工作，并將工作任務進行量化，合理評估員工業(yè)績，并將各項工作落實到具體的員工身上。所以，提高企業(yè)員工的專業(yè)水平、職業(yè)素養(yǎng)、綜合能力十分重要。

（四）加大企業(yè)文化建設力度

目前，在許多企業(yè)的建設過程中，在管理人員重視企業(yè)員工培養(yǎng)的情況下，管理人員自然而然對員工的工作特點以及個性有一定的了解，進而在管理過程中，也就有一定的掌握性，所以在很大程度上也就避免了影響工作或防止了影響工作的事件發(fā)生。

五、結(jié)語

綜上所述，辦公室是企業(yè)中不可缺少的一部分，也是不可或缺的管理部門。而在這個部門中，其管理的事項也較多且責任重大，發(fā)揮著不可替代的作用。因此，實行辦公室精細管理制度，提高辦公室的工作效率就顯得非常有必要了。在很大程度上，不僅確保了工作流程的正常運轉(zhuǎn)，也使得各項戰(zhàn)略目標得以實現(xiàn)。但是，就目前已知的情況而言，仍然存在諸多的問題，比如，管理目標不明確，員工職業(yè)素養(yǎng)不高，管理人員管理意識不強，管理缺乏科學量化方式等。好在，面對這些問題，可以從提升員工專業(yè)水平與綜合素質(zhì)水平，以制度化推進精細化，深度精細化管理等方面入手，創(chuàng)建一個良好的辦公室精細化行政管理制度。

參考文獻：

[1] 李還美.辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].企業(yè)改革與管理，2015（20）：12.

[2] 韋新.辦公室行政管理精細化的思路與對策分析[J].大學教育，2016（06）：185-186.