淺析檔案庫房管理的現(xiàn)代化建設

龍向群

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）06-000-01

摘 要 檔案管理隨著社會的進步和發(fā)展遇到了巨大挑戰(zhàn)。在信息化不斷發(fā)展的社會，只有不斷的改進和提升，才能保證不會被淘汰。本篇文章對檔案庫房管理中現(xiàn)代化技術的應用進行一個展開的分析探究。

關鍵詞 檔案管理 現(xiàn)代化 數(shù)據(jù)

社會發(fā)展的腳步越來越快，現(xiàn)代化技術在生活中也越來越重要。不僅應用在生活里，也運用到檔案管理之中，并不斷的蔓延和應用。檔案管理中最主要的一項是檔案庫房現(xiàn)代化建設[1]。檔案庫房現(xiàn)代化建設是檔案存檔的發(fā)展指標和重要的內(nèi)容。

一、檔案庫房現(xiàn)代化技術建設的重要性

檔案庫房現(xiàn)代化建設是指將單位中的書面材料和實體資料以電子文檔的方式進行一個更好的管理和分類，建立公司單獨完整的檔案資料存?zhèn)鋽?shù)據(jù)庫。建立檔案數(shù)據(jù)庫這不僅方便了檔案的查閱和整理，而且還大大的減少了紙張的浪費，更保護了檔案數(shù)據(jù)的資料。新興技術的不斷發(fā)展和日益逐增的重要性，檔案管理也運用了新興技術，慢慢的新興技術替代了之前的檔案存放。在檔案庫房的現(xiàn)代化建設中，計算機就起到了很大的重要性和輔助能力。甚至是必不可少的。計算機不僅可以保護員工個人的信息檔案資料還能保護公司的機密文件，檔案庫房管理的現(xiàn)代化可以方便查閱者的查找速度和簡約時間。只需要在計算機中輸入文件名，就可以快速地查詢到所需要的文檔資料。這不單單在安全性能上超越了老的檔案庫房管理辦法，還為公司節(jié)約人力和物力，減少了很大的開支。很大程度上的提高了工作效率。

二、檔案庫房管理現(xiàn)代化建設的策略

1.檔案管理現(xiàn)代化的首要目標就是規(guī)范檔案管理庫房的管理制度。檔案庫房現(xiàn)代化建設必須要做到目標明確和科學的規(guī)劃檔案的存放。檔案數(shù)據(jù)庫房的規(guī)劃必須要根據(jù)實際情況，制定出一個和單位相符相合因地制宜的長期發(fā)展目標和規(guī)劃。為了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展必須要注重檔案管理現(xiàn)代化的適用性與靈敏性。要做好檔案管理現(xiàn)代化建設的首要條件就是必須提高檔案管理人員相應的職業(yè)技能，對管理人員進行書面培訓深入了解現(xiàn)代化檔案庫房管理的運行和操作模式。規(guī)范檔案管理庫房的管理制度是首要目標。它是提高管理人員職業(yè)技能水平的前提，同時也是保證檔案資料安全性的基礎。通過規(guī)范檔案管理庫房的管理制度并要掌控好庫房檔案的存儲范圍，做好進出檔案信息庫房登記，做到以上幾點就可以使檔案的存放更加安全可靠，電子檔案數(shù)據(jù)的私密性。

2.檔案庫房必須要做到防火和防水的要求，這樣才可以保證資料的安全性。不僅要在硬件設施上保護檔案庫房的安全性，更要在軟件技術上現(xiàn)代化建設上保證并達到十防的要求。第一是采用電動化檔案裝具，采用電動化裝置會方便檔案管理人員減輕負擔。庫存檔案數(shù)量如果增多的話那么存放檔案的架子也會隨之變多，如果采用電動化檔案裝置就會方便檔案管理員借閱和整理，為他們帶來方便和快速。如果將電動化檔案裝置和電子標簽兩者合一的話，就可以完成在計算機上查找檔案的同時電動化檔案裝備就會打開檔案所在的位置。第二是采用智能設備保證檔案庫房的溫度濕度防止檔案發(fā)霉發(fā)潮，在檔案庫房里可以安裝智能設備然后通過網(wǎng)絡實時監(jiān)控然后傳輸信息給檔案庫房的管理人員。這樣就會方便管理人員可以隨時掌握檔案庫房的信息。可在智能設備上設置標準值，超過標準值就會自動發(fā)出信息提醒檔案管理人員，這樣會方便檔案管理人員管理和采取措施。第三是消防設備。因為檔案庫房里的數(shù)據(jù)資料十分重要，我們要做到防火的要求，這必須要具備完整的消防設施以防萬一。第四是要做好出入登記和門禁系統(tǒng)。采用指紋開門及遠程遙控開門并安裝監(jiān)控系統(tǒng)，就可以實現(xiàn)防止閑雜人員隨意出入檔案庫房和保護好檔案文件。

3.實體檔案庫房和現(xiàn)代化電子資料庫兩者結(jié)合一起的建設很大程度上的方便管理人員和查閱者搜索資料并加強檔案資料的利用。

可以單獨的設置一個電子數(shù)據(jù)錄入的專用系統(tǒng)，將實體的文檔資料錄入其中。這樣就會有一個記錄，如果有相關人員想查閱資料，那么就可以根據(jù)計算機里面的網(wǎng)頁可以查詢到資料的查閱情況。資料是否還在檔案室中被誰借走都可以一目了然，不會再有檔案丟失等情況。檔案資料數(shù)據(jù)庫的建立和制度的規(guī)范化，使管理工作變得更加輕松和方便，并且也為公司減少了資金和人力物力，也提倡了科學環(huán)保。

三、結(jié)語

以上所述，現(xiàn)檔案庫房管理的現(xiàn)代化建設是建設檔案庫房現(xiàn)代化必不可少的一項。現(xiàn)代化技術的應用，不但更有效地保護了檔案資料保證了資料的安全性，而且還可以減少紙張浪費和人力物力的支出。比起之前的實體檔案管理，現(xiàn)在現(xiàn)代化檔案的建設方便省事可以直接通過電腦搜索，為檔案管理人員提供了工作上的便利[2]。所以現(xiàn)代化技術在生活中越來越普遍，檔案管理也更加現(xiàn)代化，想要更好更快的發(fā)展必須要和現(xiàn)代化建設接軌。

參考文獻：

[1]曾曉瑩，陳春雷.檔案庫房管理中現(xiàn)代化技術的應用研究[J].辦公室業(yè)務，2015（17）：63-63.

[2]陳英偉.檔案庫房管理中現(xiàn)代化技術的應用研究[J].中華民居旬刊，2014（6）：19-19.