企業檔案管理存在的問題及對策分析

倪欣++郭敏民

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）06-000-01

摘 要 在全球經濟迅速發展下，使天然氣與石油等能源的需求呈現明顯的增加，從而導致石油企業出現石油、天然氣供不應求現象，使其內部管理問題面臨較大難度。而檔案作為企業資產的有效憑證，同時也是部分無形資產重要依據，如專利權或商標權等，因此，對企業檔案管理進行加強至關重要。本文首先分析其管理存在的問題，其次闡述其相關對策，意在促進檔案管理工作的順利開展。

關鍵詞 企業 檔案管理 問題 對策

目前，石油行業已經取得顯著進步，促使部分單位開始將檔案管理作為關注重點，其原因為：企業檔案管理工作的開展，主要是以表格或文字的方式對企業實際情況進行記錄，同時還能對原始數據進行詳細記錄。然而，由于當前管理工作效率較低，使其出現較大隨意性，因此，只有通過相關對策的合理應用，才能實現檔案管理的進一步加強，從而實現石油企業的長遠發展。

一、企業檔案管理存在的問題

第一，管理設施相對比較老舊，且管理方法過于落后。當企業進行檔案管理時，其基礎設施和設備相對比較陳舊，使其管理工作的開展受到嚴重阻礙，例如：資料收集比較困難，或者材料形成比較漫長等，使其信息、材料經常發生丟失與泄漏現象。在原有檔案檢索中，其檢索工具比較落后，從而造成檔案檢索無法順利進行，無法更好達到查閱者的相關需求，最終阻礙資源共享的實現。

第二，管理人員的管理意識比較薄弱，且綜合素質較低。對于石油企業而言，在檔案管理的開展過程中，其管理人員主要是以中年女性為主，不僅年齡相對較大，而且在新技術和新知識方面的接受能力普遍較差，僅能對計算機進行簡單操作，并不具備信息技術的正確應用能力，進而無法更好進行檔案的篩選與加工等相關操作。另外，當對檔案材料進行整理時，因為自身缺少對管理工作正確認識，當材料出現丟失與不準確時，同樣無法對其進行及時處理，最終對企業造成巨大損失。

第三，管理制度與機構尚未健全。在石油企業的檔案管理中，多數領導沒有真正認識到油氣勘探與開采，檔案管理以及市場經濟調研等相關工作重要性，基于此，其管理制度的制定也會隨之存在較多問題，加之沒有構建完整管理機構，從而導致管理人員不能充分發揮自身價值，造成檔案管理效率的不斷下將。

二、企業檔案管理工作的優化對策

（一）貫徹落實規范化的管理

當石油企業開展檔案管理工作時，為了保證以上問題得到有效解決，需要對檔案管理進行規范化處理，全面提升檔案管理整體效果。具體措施包括：首先，對材料收集與歸檔進行規范化處理，完善管理制度。在對手機標準進行具體制定時，需要將標準化、統一化作為重點考慮，確保收集標準與收集方式得到有效創新。根據檔案類型的不同，調整其收集方式，避免出現重復與丟失情況。其次，對管理工作進行規范。結合種類與載體的不同，對檔案給予集中管理，使其《檔案借閱制度》得到進一步完善，確保檔案更具安全性、保密性特點。

（二）加大檔案管理重視力度

在進行石油企業檔案管理時，因為多數領導沒有意識到檔案管理所具有的重要作用，進而導致該項工作的開展缺少相應活動經費。所以，為了確保此項給的順利開展，不僅需要加大檔案管理的重視力度，而且還應對其給予更多經費投入，通過責任性較高的管理人員開展相關工作，以保證相關管理問題得到及時處理，從而引導企業員工積極參與該項工作的同時，還能全面提升檔案管理的工作質量。

（三）積極引入先進管理設施與技術

一方面，對管理設施進行更新。在開展檔案管理工作時，只有擁有完善硬件設施，才能保證該項工作的高效進行，因此，企業需要對傳統思想予以轉變，并對現代技術手段進行科學應用，積極采購相關管理設施，如掃描設備與復印機等。另外，企業還應加大員工培訓力度，確保設備使用率得到全面提升，避免人力與財力出現浪費現象。另一方面，構建檔案管理的信息化系統。通過相關方法與技術的應用，合理構建信息化系統，以達到檔案信息的自動化管理。在此項系統中，其主要具備文件的錄入和修改等相關功能，以便于管理人員更好進行檔案資料的分類與歸檔等相關工作，使其工作效率得到全面提升。

（四）強化管理人員整體素質

為了保證檔案管理工作的順利開展，企業還應該不斷強化管理人員的整體素質，使其具有較高的管理能力。首先，加強人員的服務意識。無論是在油氣開采，還是在油氣生產等部門，管理人員均需要具備較高的服務意識，確保檔案管理工作可以順利開展。其次，提高管理人員整體業務能力，積極學習更多新型管理理念，使其具有較高的綜合能力，從而更好勝任該項工作。

三、結語

通過分析發現，石油企業無論進行勘探生產，還是在工程建設等方面，均會產生大量資料與文件，但是，在實際情況中，其管理過程仍然存在較多問題。為了更好解決此類問題，可以通過提高企業競爭力、加大檔案管理力度、管理工作的創新等措施，以保證檔案管理工作的順利開展，屬于當前石油企業急需落實的重要工作內容。

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