談新時期檔案管理中的信息化建設

劉穎+高超

摘 要：所謂檔案信息化，就是在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行開發、管理并利用這些資源為用戶提供服務，是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點向以檔案數字化和向社會提供服務為重點的轉變過程。本文在簡要分析檔案管理信息化建設的內涵及意義基礎上，針對當前檔案管理信息化建設面臨的主要問題，提出新時期檔案管理信息化建設的相應對策，以信息化建設促進檔案事業的跨越式發展。

關鍵詞：檔案管理 信息化 標準化

蘊含豐富信息的檔案信息資料管理一直是一個復雜的工作，但是信息技術在檔案管理工作的應用對其管理效率的提高發揮了巨大作用。 隨著時代的發展采用現代化的技術管理和開發利用檔案信息資源，全面推動檔案管理的信息化建設迫在眉睫，是檔案改革工作之重點。檔案信息化建設的目標是最大限度延長檔案的壽命，最廣泛、最快捷地提供檔案信息滿足社會各界的需求。

1、充分認識信息化建設必要性

目前，由于經常性的檔案知識的宣傳和普及，職工的檔案意識得到提高，促進了檔案的歸檔數量越來越多，歸檔范圍越來越廣，利用率越來越高。豐富、翔實的信息資料，通過收集、整理、歸檔后，不但具備了可持續利用價值，還將繼續產生不可低估的社會效益和經濟效益。而傳統的檔案管理模式已漸漸不能適應當前的信息化進程，不能滿足事業發展的需要。社會對信息的需求量、系統性、時效性等要求在不斷提高，紙質文件數量的日益增加，庫存量的日漸飽和，傳統的收集、整理、保管方式使檔案管理工作更加繁重。因此，對檔案管理方式進行信息化改革來適應檔案信息化建設勢在必行，可以更好地促進檔案管理的科學化、規范化。檔案信息化建設既為檔案管理帶來了挑戰，也帶來了發展機遇，全面促進了檔案管理工作在信息化時代發揮更大的作用。檔案管理的現代化，帶來了檔案管理工作的新活力，保證了檔案管理全面持續的新發展，促進了檔案信息的深入開發和利用，推動了事業的平穩和快速發展。

2、全面提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員是檔案信息化建設的執行者，檔案信息化建設離不開檔案管理人員綜合素質的提高。電子檔案管理在操作技術、安全保護技術、人員素質等方面的要求都高于紙質檔案，因此，培養一大批思想素質好、有創新精神、知識面廣、能夠熟練運用計算機技術、業務素質高的檔案管理人員顯得尤為重要。通過有計劃、有針對的系統培訓，可以使檔案管理人員盡快掌握信息技術的新知識，緊跟信息技術發展的步伐。檔案現代化管理的核心就是檔案管理人員對計算機技術的應用，是檔案計算機管理的基礎。計算機的高速運算與超強的數據處理能力使檔案管理工作更科學有效，檢索方法更先進快捷。檔案管理人員要適應檔案計算機管理以及電子文件的歸檔和管理工作，就必須掌握現代化信息技術，熟練運用電子計算機等各類現代化辦公設備來進行電子文件的拷貝、制作、使用和維護，才能確保檔案資料的使用安全。在熟練使用計算機的同時，檔案管理人員要不斷學習新技術，拓寬知識面，善于整理和分析相關資料，培養發現信息的能力，成為一名復合型人才。借助信息化建設提供的便利條件，能夠快速準確地從紛繁復雜的信息中提取精華，積攢經驗，為事業發展提供強有力的信息保障。

3、注重完善檔案信息化的基礎設施建設

一個既專業又安全的檔案保管環境，有利于提高檔案管理質量。檔案室計算機及其配套設施的配置，促進了檔案現代化管理。硬件和軟件等基礎設施的應用，加快了檔案信息化的步伐。傳統的檔案管理工作，紙質檔案資料占主體，不宜于長期保存和更新維護。掃描儀設備的配備，可以對紙質檔案資料進行全文原貌逐頁存儲為圖像文件，較好地保護了檔案原件。職工檔案意識的提高，使歸檔數量和檔案利用率不斷增加，檔案管理工作越來越繁重。標準化的檔案管理軟件配備，具有規范化、通用化和較強的包容性，可以隨時隨地進行統計、打印報表、借閱登記、催還檔案等工作，使檔案人員能夠從繁雜的日常事物中解脫出來。檔案管理網絡的使用實現了資源共享，豐富的網絡信息庫，使各部門之間合作更融洽，互為補充，減少了重復勞動，節約了大量人力、物力和財力。計算機的配置和廣泛應用，增強了電子信息的存儲，實現了最大化的檔案信息數據聚集和快速檢索，為檔案利用人員提供的數據速度更快、系統性更強、完整性更高。檔案信息化建設中要注意檔案的根本作用即憑證作用，檔案實體是檔案發揮憑證作用的基礎。在電子檔案尚未得到確認的情況下，注意將電子檔案與紙質檔案并重存在，各盡其能，互相依存、互相轉化。

4、不斷加強檔案信息技術的管理

傳統的檔案只有一種紙質文件，隨著計算機相關技術和通訊網絡技術的日益普及，出現了多種新型載體材料的檔案。隨著辦公自動化程度的提高和無紙化辦公的出現，電子文件越來越多，只有及時合理的歸檔管理，才能確保很多具有保存價值的檔案信息不會遺漏和消失。信息存儲的電子化已成為主要的發展趨勢。激光全息存儲，比普通微縮影像信息存儲密度高幾十倍，全息攝像機操作簡單，記錄快速，內容不易丟失，便于保存，可達數百年，但還達不到廣泛普及。目前應用率較高的是光盤存儲，是一種光學信息存儲技術，可以記錄載有聲像的活動畫面以及各種原件的圖形和文字信息，存儲密度高，易于隨機檢索，還原效果好，便于拷貝復制，適用范圍廣。但是電子文件在存入光盤后，長期保存的一定要定期進行復制，防止信息損失，最好不用磁盤存儲。新型存儲介質的載體檔案的廣泛應用，與傳統紙質載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式上有著不同的特點和要求，要想有效保存和管理這些新型載體檔案，確保檔案信息內容安全、真實、完整，就要不斷地將先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。檔案信息化建設開辟了檔案工作的新領域，推進了檔案事業的平穩快速發展。

當前，檔案管理工作正由手工操作向現代化管理轉變，加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵，檔案信息化建設是檔案工作適應社會信息發展的必然選擇。利用現代化信息技術，不但擴大了檔案管理的功能，而且全面提升了為社會服務的能力，促進了檔案事業的跨越式發展。

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