企業檔案管理信息化建設的思考

王若琪

[摘 要] 當今時代是一個信息化的時代，而檔案是一個企業的重要組成部分，是日常經營管理的基礎性工作。原始的保存方法非常的麻煩，查找困難，且不夠準確，不夠統一。想要管理好企業的檔案，就必須跟上時代的步伐，與時俱進，利用信息化建設，使檔案辦公自動化，讓檔案工作更加規范更加標準。

[關鍵詞] 企業；檔案管理；信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 060

[中圖分類號] G251 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0123- 02

0 前 言

傳統的手工管理檔案，有很多弊端?，F如今企業檔案管理信息化能夠提高企業的競爭力。信息化建設，就是利用新時代的計算機和網絡，實現企業檔案信息資源共享，使資源得到整合和利用，也能提高企業的辦事效率，促進經濟發展。同時企業檔案合理管理，能夠使企業更加規范，能夠順利開展其他工作，對于提高企業管理水平和服務質量有非常重大的意義。隨著科學技術的進步，計算機在企業檔案管理中運用得越來越廣泛。計算機能夠很好保存圖像和音像，還能查到歷史記錄，用科學的原理來管理企業檔案，能夠使檔案業務工作更加輕松化，也能夠使檔案信息得到充分的開發和利用，進而為企業發展提供動力和支撐，更好地服務社會服務大眾，實現企業檔案管理信息化。

1 目前企業檔案管理的現狀

傳統的檔案管理都是手工操作，不僅人員多，使用的工具也多，效率還非常低，過程也很復雜，容易出現錯誤。檔案數量大還非常占面積，保存的文件也很容易破損。而且想要資料，也很難查找到。

部分企業不重視檔案管理，認為檔案管理信息化就是在網上加上文字，且最終會因為數據的質量不能共享，成為垃圾，造成浪費。

還有一些企業認為檔案管理工作很簡單，認為企業檔案管理就是收集和整理資料，而且認為檔案管理并沒有什么意義，對經濟發展也沒有作用，反而是浪費時間和人力，忽視了企業檔案管理工作的重要性。

企業檔案管理信息化制度也不夠完善。一直以來，很多企業都是采用傳統的方法經行檔案管理，沒有把信息技術結合進去。而且企業檔案管理也缺乏資金和技術支持，想要檔案管理信息化，就必須結合計算機使用先進的系統，而先進的系統要不斷的維護和更新，這就需要相關技術人員和資金的投入。大多數企業在這方面缺少資金，也就無法請專業的技術人員，無法配備設備，使信息化建設發展緩慢，導致信息化建設工作不能得到落實貫徹，沒有發揮到作用，

企業檔案管理人員的綜合素質有待提高。檔案管理人員在檔案建設中扮演著非常重要的角色，這就需要專業的檔案管理人員。目前大部分企業檔案管理人員不專業，不知道如何管理檔案，對計算機知識也不熟悉，甚至有的人員對計算機技術非常陌生，完全不會使用，這就會在實際工作中出現很多困難，面臨很多問題，使檔案管理信息化不能夠有效進行。那么就必須提高企業檔案管理人員的職業素養，提高檔案管理的專業知識，讓他們學習計算機，使用計算機，掌握最新的管理技能。

2 企業檔案管理實現信息化的重要意義

企業檔案管理實現信息化建設是社會發展的需要。如今所處的年代是一個信息化時代，信息是很重要的資源，檔案管理部門是掌握信息資源的重要部門，能夠為企業生產經營提供高質量的服務，更能為社會提供優質的服務。

如今的企業競爭很強，優勝劣汰，只有采用先進的信息化管理，才能使企業不斷發展向前，使企業在社會發展中不被淘汰。檔案是企業非常重要的資源，隨著社會經濟的不斷發展，企業檔案只有信息化才能有助于企業的發展，才能提高企業的工作效率。

信息化建設提高了檔案管理水平，利于檔案的整理，改善了傳統管理工作帶來的困難和弊端。只有實現企業檔案管理信息化，才能使檔案管理越來越開放，才能利用職能實行服務轉變，而且企業檔案管理信息化也給企業高層做出重大決策提供了檔案支持，比如對某職員進行任免，或者競爭對手的信息，都提供了很好的背景支持，使企業高層能夠更加充分全面地了解自己或者對手的基本信息，知己知彼，才能百戰不殆。

加快檔案管理現代化工作，也是檔案事業的需要，檔案信息化建設在企業發展中有著非常重要的作用，只有積極推進檔案信息化建設，才能提高檔案工作效率和質量。檔案管理其實就是知識管理，是信息管理的延伸，實現檔案管理社會化和知識共享，把檔案管理深化落實，從而提供了檔案工作的社會地位，也提高了檔案工作人員的社會地位，才能使檔案事業得到很好的發展。

3 如何運用信息化建設管理企業檔案

3.1 加大對檔案管理信息化建設資金的投入

馬克思在資本論中提出：經濟基礎決定上層建筑，首先要加強對企業檔案管理信息化建設資金的投入，才能夠進行后續工作，只有提供資金支持，才能夠配備完善的硬件設備和軟件設備，這也是檔案管理信息化的基礎。

3.2 完善硬件設備

這是企業檔案管理信息化最基礎的，有了設備才能夠將信息化運用到實踐中。想要加快信息化建設，就必須配備專業的計算機設備和專業的的輔助設備。還要完善軟件設備，要選擇操作性強、安全系數高的應用軟件，保證數據庫的安全，也要保證通信設備、網絡設備的安全。

3.3 加強業務知識技能培訓

提高企業檔案管理人員的專業素質。注重檔案管理人才的培養，檔案管理人員應具備一定的技術，對日常檔案管理存在的故障能進行維護和保養，能夠隨時提供技術指導，要及時更新最新最先進的系統供檔案管理人員操作使用。還可以聘請一些相關的技術人員進行技術指導，與一些專門搞科學搞技術的專業人士合作，取長補短，使企業檔案管理更加科學化，更加標準化。這樣檔案管理人員不僅會掌握計算機操作，還會對其他制作和處理得心用手。那么就需要對檔案管理人員進行定期培訓，鼓勵檔案管理人員學會創作創新，也讓他們自學，還可以加入考試，這樣檔案管理人員就會非常努力，不斷學習，使檔案管理變得越來越專業。

3.4 運用現代的先進的管理模式

使檔案管理專業化，提高管理人員工作效率，并且落實責任。許多企業都存在管理不善不到位的情況，這就使得企業提高檔案管理水平，運用現代化設備和技術使檔案管理更加科學化。

3.5 企業應加強對檔案管理的認知

建立完善的操作管理制度，使各個部門之間的職責更加明確，這是企業檔案管理信息化的重要前提。不僅要妥善保管紙張檔案，還要把計算機硬盤中的檔案歸類整理，要進行備份，在使用過程中做好登記工作，選擇性進行加密，防止資料外泄，或者被盜，泄露客戶隱私或者商業機密。明確崗位職責，什么樣的職位開通或者關閉哪些功能，使企業檔案管理正規化。企業在進行信息化建設時，必須嚴格執行國家相關規定和標準，遵守國家相關法律法規，同時加強對信息化系統的管理，保證信息系統的安全。

4 結 語

這是一個信息化的時代，信息化也是目前檔案事業發展的重要方向。企業檔案管理信息化要不斷創新，不斷改變，去選擇合適的先進的管理模式，這個使命任重而道遠，很有挑戰性，也很艱難。隨著經濟全球化的發展，企業在檔案管理中運用信息化技術，這是發展趨勢，也能提高更多的經濟收益。企業想要得到很好的發展，那么在管理方面就應該是全方位的，在檔案管理方面更加專業化，在檔案管理模式上不斷創新，必須實現檔案管理信息化建設。在檔案信息管理中，掌握全新管理理念和管理機制，加大這方面人力和財力的投入，提升檔案管理人員的職業素質，有利于提高工作效率，降低成本，企業才能更好地生存和發展。

主要參考文獻

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