論物流企業貨幣資金內部控制

范云霞

摘 要：貨幣資金是物流企業資產的重要組成部分，在物流企業的各項經濟活動中起到了非常重要的作用，持有足夠的貨幣資金是企業運行的基本條件。由于貨幣資金具有高度的流動性，容易被非法侵占和挪用，因此物流企業必須建立健全的貨幣資金內控制度，加強對貨幣資金的管理和控制。文章首先對貨幣資金及內部控制做了詳細的理論概述，然后剖析物流企業貨幣資金內控存在的問題，并通過具體分析原因，提出相應的對策。

關鍵詞：物流企業；貨幣資金；內部控制

中圖分類號：F253.9 文獻標識碼：A

Abstract： Monetary fund is an important part of logistics enterprise assets， which plays a very important role in the economic activities of the logistics enterprises. Due to the high liquidity of money funds， it is easy to be illegally occupied and misappropriated， so logistics enterprises must establish a sound internal control system of monetary funds， strengthen the management and control of monetary funds. Firstly， this paper gives a detailed theoretical overview of monetary funds and internal control， and then analyzes the problems in the internal control of monetary funds of logistics enterprises.

Key words： logistics enterprise； monetary fund； internal controls

貨幣資金是企業中流動性非常強的資產，是企業內部會計控制的重中之重。如果僅僅從會計核算的角度來看，貨幣資金并不復雜，但因其是一種可以充當一般等價物的特殊商品，而且具有高度的流動性，從而備受不法分子的關注。因而，貨幣資金也最容易發生差錯或被人為挪用或者侵占。因此，必須建立健全貨幣資金內部控制制度，重視對其的管理，避免發生不必要的損失。

1 物流企業貨幣資金內部控制的理論概述

1.1 貨幣資金的含義

貨幣資金是指以貨幣形態存在的資產，它是流動性最強的資產。貨幣資金包括現金、銀行存款和其他貨幣資金。貨幣資金活動具有流動性強、與其他經營業務聯系廣泛、國家宏觀管理嚴格等特點。

1.2 內部控制的含義

內部會計控制是指單位為了提高會計信息質量，保護資產的安全、完整，確保有關法律法規和規章制度的貫徹執行等而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。

因此，內部控制是任何一個企業都需要的，目的是為了保護本企業的財產安全與完整，保證財務會計信息的及時準確，對單位內部人員進行管理和約束，在不違反、遵照相關法律法規的基礎上，制定的一系列方法措施和制度的總稱。內部控制是不同于普通管理制度的一種特殊管理制度，因為普通的管理制度是針對特殊事項的，而內部控制（以下簡稱內控）是宏觀的，以一個企業為整體，為其量身定做的方法、程序，建立其專屬內控體系的一種特殊管理制度。

1.3 企業貨幣資金內部控制的目標

貨幣資金內控必須遵循財政部、中國人民銀行等各個部門頒布的各種法規和規章，正確使用各種銀行結算工具，按照有關規定核定庫存現金限額，按現金收付范圍使用現金。按照貨幣資金業務的特點以及企業對其的要求，貨幣資金內部控制的目標主要有：

第一、保證貨幣資金業務的合法性。

第二、保證貨幣資金業務核算準確可靠。

第三、保證貨幣資金的安全。

第四、保證貨幣資金的使用效益。

2 物流企業貨幣資金內部控制存在的問題

由于貨幣資金具有十分強的流動性以及靈活性的特征，因此在管理與使用的過程中就非常容易出現問題。就現在而言，從物流企業中實際發生的狀況來分析，關于物流企業中主要存在的內控問題，有以下幾方面：

2.1 崗位分離存在的問題

物流企業內控出現的問題中，首先是崗位分離制度較為不完善，存在比較嚴重的問題。事實上，在現實中，大多數物流企業都沒有一套完善的、可以實際執行的內控制度，就算是有，大部分也只是空殼，沒有執行力度，例如，出納做的工作，一方面去銀行對賬，另一方面又編制銀行存款的余額調節表，這樣長期使用一個人負責這部分工作，就造成了崗位分離制度不能實施的問題，也會讓一些不法分子心生異念，產生私吞公款等行為。事實上，在一個內部會計控制嚴密的物流企業中，防止這種犯罪行為的內控措施有很多。如果公司建立健全貨幣資金內控制度，建立重視可實行的崗位分離制度，可以真正控制因這一問題產生的各種違法行為，保證其經營管理活動既安全又有效。

2.2 授權審批存在的問題

物流企業中存在著授權審批不嚴密的問題。事實上，有相當一部分企業在重視貨幣資金收支問題的前提下，對其審核比較正規，會檢查相關的手續是否完善，合格，這就說明授權審批的制度是有其存在的必要性的。可是依舊有部分物流企業并不是實際使用內控制度實現授權審批，還是像以前一樣，由最高領導一個人說的話才算數，這樣造成了領導會濫用自己的權利，報銷很多本不應該報銷的開支，有些單位領導都存在著越權審批的情況。

2.3 在票據印章的管理上存在的問題

從表面上來看，似乎大部分物流企業的票據和印章管理都不錯，可是在事實上，有相當一部分物流企業會為了方便把所有印章交給一個人管理，而且，很多物流企業都不會正確的使用印章。據調查，有的物流企業存在先在空白支票上蓋章，再填金額，這樣會導致存根和支票金額不一致的現象，從而套取公司的現金。這種現象可反映出該物流企業在票據和印章管理制度上存在著問題，應該檢查票據的領用、核銷等過程是否有完善的手續。還有的單位，出納收款給對方開具了收據，但是因為沒有別的會計對他收款的數額核對，這就使素質不高的出納人員有了犯罪的機會。

2.4 貨幣資金管理存在的問題

就目前而言，物流企業內控制度不容樂觀，實際操作能力弱，并且由于我國經濟發展迅速，新成立的諸多物流企業都沒有完善的內控制度，老企業中的很多高層管理人員對企業的貨幣資金內控制度也沒有表現出十分重視的態度，所以，大多數制度只是停留在書面上，沒有切實實行。特別是庫存現金的部分，有著不容忽視的問題。多數物流企業都沒有限制庫存現金額度，所以超額的現金一般都不及時存于銀行。另外，坐支現象也比較普遍。最后，現金的清查工作不到位，這就導致了白條的存在。如果不好好管理庫存現金，就會給不法分子可乘之機。

3 影響物流企業貨幣資金內部控制的因素分析

貨幣資金內控環境就是影響物流企業貨幣資金內控因素的總稱。內控環境如果好，那么物流企業內控制度的實施就會順利很多，反之，就會有很多阻礙，所以物流企業的內控環境也很重要，它包括以下幾方面：

3.1 單位負責人

單位負責人在物流企業中扮演著相當重要的角色，所以，在物流企業內控環境中也是一樣，由于單位負責人權力大，企業的基本走向都由他決定，因此，單位負責人的思想境界，文化水平，管理理念，法制觀念，道德水平等因素都影響著貨幣資金內控制度的執行情況。

3.2 員工的職業道德和業務素質

不僅僅是單位負責人，物流企業中的各個部門的管理者，各個部門中的基本員工，都對物流企業貨幣資金內控制度的實行有著不可忽視的影響，他們的疏忽大意，他們的不法行為，都會造成不良后果。比如說，由一個人負責辦理一筆關于貨幣資金的業務，如果經辦人在此過程中產生了不好的想法，那就有可能貪污。再比如，出納保管空白支票，如果保管印章的人沒有做好工作，讓出納得到機會，那么出納攜款出逃也是有可能的。所以說員工的道德素質對物流企業也是有很大影響的，增強他們職業道德素質意識也是當務之急。

3.3 內部審計工作

內部審計力度的大小也對貨幣資金內控制度具有影響力。內部審計包括內部財務審計和經營管理審計，它的作用是幫助企業監督內控措施的實行成果，進而發現物流企業貨幣資金內控制度中的弱項和不完善之處。它是物流企業進行的一種自我考核的過程。

4 解決企業貨幣資金內部控制問題的對策

4.1 建立和完善貨幣資金內部控制制度

對于我國的會計法律建立方面，整體來說還是較為完善的。各個行業處理會計相關工作都是按照會計法的規定，而具體的會計工作中的會計法律法規和制度越來越合理，具有了系統的科學性。并且，由于這些制度和條例是由國家統一制定和發布的，有一定的內在邏輯性，建立了嚴格、完善的會計具體操作準則，如果嚴格執行相關的法規制度，就不會在會計工作種出現問題。然而，各單位在現實中使用這些法律法規時，不少單位沒有嚴格按照以上相應的會計法律法規，讓它的存在沒有具體意義。因而，對于加強建設貨幣資金內部控制制度，不能只是建立國家的會計相應法律法規，而要求各單位必須依據相應會計法律法規，創辦出符合自身情況的貨幣資金內控制度，從源頭上解決因其發生的種種問題。

4.1.1 崗位分工控制

物流企業必須依據不相容職務彼此分開的準則，科學規劃有關的工作職位，確定責任范疇，建立一個彼此可以制衡的體制。具體來說包括以下幾個方面：（1）物流企業應該選取符合要求的會計職員來管理有關貨幣資金的工作，可以依照現實情形創立定期換崗、輪崗的制度。（2）貨幣資金的收付及保存只可以由經授權的會計人員來進行辦理，禁止沒有得到授權的機構或人員接觸關于貨幣資金的工作或直接進行管理。（3）對大型物流企業來說，會計職員應以天為單位把每日收支現金數記錄在現金出入備查薄。別的職員可以記錄現金日記賬和現金總賬。對于小型物流企業來說，可以把現金出納備查薄替換成現金日記賬，由會計職員記錄，至于現金總賬的記錄工作則應該找另外一個職員出任。（4）會計職員不可以兼職其他與自身崗位相關的會計工作。（5）對銀行對賬單以及銀行存款余額的職員要與相應的收付款職員進行的工作分開。（6）創立會計職員特用印章保存職員、會計職員、審批職員、會計檔案保存職員和貨幣資金審查職員的工作各自負責的制度。（7）創辦現金和銀行存款定期以及不定期的審查方法。

4.1.2 授權審批控制

物流企業需要確保與規定有關的貨幣資金工作的使用審批的范疇、職責、過程等多方面，物流企業內部的各級領導要依據貨幣資金授權準許制度的要求，在授權范疇內審核，不可以逾越審核的權限。辦理人員需要在自己的責任范疇中，依據審批人的審核建議處理該業務。如果審批人逾越了授權范疇內審核的貨幣資金業務，經辦職員有理由不予處理，且在第一時間對審批人的上級授權部門作出報告。

4.1.3 健全票據印章的控制

物流企業需要確定各類單據的采購、保存、使用以及背書轉讓和注銷這些方面的職責權限和過程，確保空白票據具有完整性。由于填寫或開具過程中造成的失誤而帶來企業要作廢的單據，需要按照規定保留，不可以任意扔掉或廢棄。單據的使用及注銷過程需要被仔細的登記，用以日后進行查賬和稽核。對于收取的現金，需要為對方開發票或是收據，還要蓋上財務專用章。而對于收到的重要單據，則要辦相應的轉交手續，留下其復印件保存，不可以出現跳號的行為，也不可以對空白票據先蓋章。企業還要強化對銀行預留印鑒的治理，對于簽字和蓋章手續要嚴格執行，在現實中使用印鑒章時，權利行使人要以最大努力地對支付的單據執行嚴格的審核后才可以蓋章。不少單位由于交易需要把印鑒章帶到外面的，必須要有兩人以上共同監督使用。財務專用章要有一個人專門對其保管，個人名章就要由本人或其他職員進行保管。嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章。

4.2 確保單位負責人的責任主體地位

單位負責人對于確保內部會計監督制度的建立和健全可以發揮一定的功效。如前所述，確定單位負責人為本單位會計行為的責任主體，目的是督促單位負責人要組織有關人員建立健全內部制約機制和相關制度，以保證會計工作有序進行。與此同時，他需要通過監督檢查的方法，讓內部會計監督制度發揮其應有的功效。在現實中，有不少企業也運用了相對應的內控制度，但是并沒發揮出它們應有的作用，再加上缺乏認真執行力度，導致了內部管理出現問題，單位負責人對于這些問題需要擔負起主要責任。聯系《會計法》第四條“單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負責”來說，本單位的會計工作以及會計資料的真實性、完整性由單位負責人負承擔，他必須通過各種制度和辦法，保證會計人員按照規定做事，保證會計信息的質量。能夠認為，如果會計機構、會計人員實現了嚴格把控的工作，可以大量減少和避免財務收支中的違法違紀事件。由此可見，不僅僅需要把內部會計監督制度的創立重視起來，更需要對于會計機構、人員履行自己的責任進行支持和保障，對會計人員負責，對會計人員在履行職責的過程發現的困境進行幫助，讓單位內部會計人員推行有力的監察，創造一個良好的環境。此外，單位負責人必須自身做到、做好本職工作，不可以干涉和阻止相關人員依法履行自身職責，也不能夠主導和強迫他們做違法的事情，要嚴格遵紀守法。單位負責人雖然要對相關會計工作負責，但不代表他就能夠為所欲為、任意要求會計職員做出違法的事項，《會計法》對這一點進行規定，目的便是要阻止負責人做出上面所敘述的事，如果不遵照執行《會計法》的相關規定，一定會被法律所懲戒。

4.3 強化培訓力度，提高職員的職業道德、業務素質

貨幣資金保存的安全性和完整性，是由財務職員的職業道德、業務素質程度決定的，但由于職員的職業道德、業務素質的鍛煉并不是短時期內可達成的，可以用日常舉辦一些繼續教育活動，在潛意識中加強各方面素質，在開放的環境中，利用職員的自覺性來加大對貨幣資金的內部控制力度。第一，單位需要把財務職員的素質教育作為重點，結合本單位現實工作過程中，遇到貨幣資金收付業務中發現的問題，及時展開具有一定針對性的短時間的培訓，對財務或者相關人員的工作能力的增強有所幫助；第二，單位可以按期或不按期舉辦一些有助于增強業務水平的中長期培訓，以此來強化財務實力；第三，舉辦一些關于財務的方面現實案例的講座，對于相關人員道德素質、責任感的增強有很大的幫助；第四，單位需要制造濃重的學習氣氛，鼓勵財務職員進行自學專業知識，獎勵并重用職業道德和業務素質高、工作好的財務職員，增加員工的積極性。

4.4 加強內部審計，確保內部控制工作妥善完成

從我國的現實情況來看，開始有越來越多的單位設置內部審計機構或內部審計人員，主要是針對內部財務審計，監督會計工作和會計資料的真實性，當然，這不僅是內部節制的有效方法，更是保證貨幣資金真實的有效對策。對于內部審計的強化內容主要由以下幾個方面組成：

（1）對于與貨幣資金業務相關的崗位要加大檢查力度，了解其設置情況。將有無與貨幣資金業務不相容職務混崗的現象作為重中之重。

（2）對于貨幣資金授權批準制度的執行與否進行監察，將監察重點放在貨幣資金支出的授權批準手續是否完善，有無越權審批的行為。

（3）檢查各種票據印章的保管情況。重點以有無在辦理付款業務時，需要的印鑒章都是同一人保存的行為。

（4）對于現金收付過程中有無弱項，若是有，應采用怎樣的對策進行更正和改進等。

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